O que é o método Kanban?

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Kanban é uma metodologia de planejamento que é baseada na evolução e fluidez de seus quadros dentro do processo. É um processo que ocorre visualmente da esquerda para a direita e pode ser chamado como processo de fluxo de valor, pois a cada fase que o quadro passa é agregado mais valor a ele e assim ele pode evoluir até ser concluído.

Por ser um sistema de fluxo intuitivo, o Kanban pode ser usado para o gerenciamento de tarefas na criação de um novo software, produto, aplicativo ou até mesmo para uso pessoal em sua rotina diária. A ideia é que os quadros de tarefas sejam colocados da esquerda para a direita em um processo visual horizontal. Para se entender melhor e organizar de maneira mais clara, o sistema do Kanban pode funcionar de dois tipos: sistema empurrado e sistema puxado.

Sistema Puxado e Sistema Empurrado

Sistema Puxado: um sistema puxado acontece quando existe um espaço livre para a tarefa ser executada pelos participantes, logo, é “puxada” para ser feita. Isso só é possível quando se determinam limites para as unidades de trabalho em progresso, assim o sistema não sofrerá com sobrecarga se os limites forem determinados a forma certa. Usando esse modelo, o ideal é encontrar um equilíbrio entre a capacidade do time e a demanda que é esperada dele. Esse tipo de sistema possibilita que a equipe produza somente o necessário, evitando que haja gastos de tempo e dinheiro desnecessários.

Sistema Empurrado: o sistema empurrado é um modelo que não respeita a capacidade do processo e se baseia na demanda, ou seja, tenta-se produzir o máximo possível e em grandes quantidades, sem considerar a real necessidade dos clientes. Ao utilizar esse sistema, a estratégia de vendas e marketing é focada em “empurrar” e, automaticamente, vender o produto para o cliente. Em um processo como esse, existem pontos negativos para a equipe como: sobrecarga, demora nas entregas, grandes quantidades de tarefas e exaustão dos participantes.

O método Kanban propõe uma metodologia de evolução e de incrementação aos processos da empresa, logo, se uma coisa não dá certo no começo, não precisa de desesperar. A ideia é com que as coisas evoluam e sejam melhoradas ao longo do processo.

O Kanban é um método muito utilizado em linhas de produção, assim é dividido em dois tipos de uso para essas linhas, Kanban de produção e Kanban de movimentação. O Kanban de movimentação é aquele processo que notifica os setores envolvidos na linha de produção para que saibam quando uma determinada ação é realizada ou quando precisa esperar por próximas ações para ser concluído.

Já o Kanban de produção é um tipo onde se usam murais ou softwares semelhantes em um espaço que possa ser visto por todos os funcionários envolvidos no processo. Esses murais normalmente são divididos em 3 seções: To-Do (a fazer), Doing (fazendo) e Done (concluído). Porém, se seu processo necessitar de mais seções para ser melhor desenvolvido, esse tipo de Kanban pode ser facilmente adaptado. A ideia é que em cada seção sejam colocados adesivos para representar as ações e a elas sejam dadas uma breve descrição da atividade a ser realizada, o horário de entrada e, preferencialmente, um horário limite ou referência para a saída e o nome do colaborador responsável por desempenhar aquela função.

Vale ressaltar que o Kanban não é específico para o setor industrial. Empresas de escritório e de prestação de serviços também utilizam a técnica do Kanban para manter tudo muito acessível e visível para seus funcionários, evitando que fiquem ociosos e garantindo que cumpram de forma produtiva e eficaz as atividades que devem ser realizadas. É possível, e comum em empresas como essas, que se use o Kanban em forma de software, como o Pipefy.

A plataforma do Pipefy permite que o usuário consiga ter uma ampla visão de todo o seu processo e consiga gerenciá-lo da melhor forma possível, atendendo às necessidades da empresa. Por ser amplamente customizável, o Pipefy permite que o usuário tenha autoridade para criar, editar e gerenciar todas as tarefas e cards disponíveis em seu processo.

O Pipefy disponibiliza algumas funcionalidades que se complementam ao Kanban e o tornam uma opção mais organizada para os usuários. Com a utilização de ferramentas como controle de SLA, reportes, automações em cards, banco de dados e visão de calendário o usuário pode ter total autonomia em decidir e adequar o Pipefy ao seu negócio. Fazendo o gerenciamento de seus processos profissionais algo mais acessível e de fácil entendimento e visualização para todos os funcionários envolvidos, as tarefas não são sobrepostas e podem ser realizadas de forma eficaz.

O Kanban é uma estratégia focada em tornar linhas de produção e processos empresariais mais eficientes de acordo com sua demanda e giro e que consistem um procedimento extremamente flexível, mas que exigem certa organização e cronograma. Com uma frequente atualização, o Kanban ganha novas possibilidades de uso com aplicativos e programas especializados que otimizam o processo organizacional das linhas de produção com melhorias no processo comunicativo entre envolvidos no processo e da realização das tarefas.

Para ter uma boa experiência e entender melhor o processo de utilização e implementação do método Kanban em sua empresa entre em contato conosco. Oferecemos um teste grátis da nossa plataforma para você poder se familiarizar e entender o que pode ser melhor para o seu negócio crescer e evoluir.

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Written by Brunno Kriger, is a Content Marketing intern at Pipefy and an Advertisement student. Addicted to soccer and football, in his free time he likes to spend time with friends and relax.