Em qualquer departamento financeiro, junto com contas a pagar, vêm o processo de contas a receber. Parece óbvio que toda empresa deva saber quais são as diferentes formas de receitas ou quanto vai receber de cada cliente ou parceiro, mas isso nem sempre é verdade.
Segundo a consultoria Gartner, as contas a receber são “a quantidade de dinheiro que clientes devem pagar a uma empresa pela entrega de produtos e serviços realizada. As contas a receber são incluídas como bens no balanço financeiro de uma empresa”.
Uma boa organização desse processo pode trazer vários benefícios, como otimização do tempo, previsões mais seguras de entrada de dinheiro e redução da inadimplência. Além disso, a tecnologia pode dar uma mão na hora de prevenir erros, diminuir prazos e estabelecer uma comunicação mais direta com clientes.
Por isso, vamos mostrar ao longo deste artigo como funciona o processo de contas a receber de uma empresa, qual a importância desse processo para uma empresa e como estabelecer um fluxograma eficiente de contas a receber, entre outros tópicos.
O que são contas a receber?
É normal que muita gente não saiba o que é contas a receber. Empresas menores, por vezes, sequer têm esse processo estruturado. Cabe esclarecer então que as contas a receber são todas as receitas que uma empresa têm com vendas de produtos e/ou serviços que não são pagas imediatamente.
Ao realizar essas vendas, a empresa emite notas fiscais com valores que serão recebidos no futuro, dentro de um prazo estabelecido com o cliente. São elas a origem das contas a receber.
Por meio delas, a empresa gera receita. O valor vindo dessas vendas de produtos e serviços é essencial para que o negócio possa compensar os valores que deve pagar — as contas a pagar— entre os quais estão a compra de insumos e o pagamento de colaboradores, por exemplo.
Exemplos de contas a receber
De maneira resumida, qualquer entrada futura de dinheiro para a empresa pode entrar no controle de contas a receber. Alguns exemplos de documentos e valores que geralmente entram nesse conjunto são:
- Vendas de produtos e serviços a prazo;
- Recebimento de restituição de fornecedores;
- Notas promissórias;
- Títulos de crédito para a empresa.
Diferença entre contas a pagar e contas a receber
Se as contas a receber são os valores que entrarão no caixa da empresa, vindos da venda de produtos e serviços na maior parte das vezes, as contas a pagar são justamente os valores que sairão desse caixa. Contas a pagar representam compromissos que a empresa assume com pessoas ou organizações, e que precisam ser quitados.
Contas a pagar normalmente incluem notas fiscais de fornecedores, despesas fixas como água e luz, salários e contratações de serviços.
Assim como as contas a receber, as contas a pagar devem ser cuidadosamente acompanhadas e executadas em processos eficientes. Isso evita que a empresa atrase pagamentos, indisponha-se com fornecedores e incorra em multas sem necessidade.
O que é o processo de contas a receber?
O processo de contas a receber é a organização e acompanhamento dos valores devidos à empresa, a fim de garantir que eles serão recebidos de maneira exata e dentro do prazo.
Evidentemente, trata-se de um dos processos-chave da gestão empresarial, já que é responsável por indicar quanto dinheiro entrará em um determinado período. Isso torna possível um planejamento de compras e investimentos dentro da empresa.
O controle desse processo deve ser feito de forma diária para garantir que a previsão de entrada feita no início do mês vai se efetivar. É normal que exista uma diferença entre o planejado e o executado. Alguns clientes podem atrasar o pagamento, por exemplo, mas com planejamento é possível adiantar recebimentos e manter um fluxo de caixa saudável.
No entanto, apenas criar um processo de contas a receber não é o suficiente, como destaca a Deloitte no relatório Estratégias para otimizar suas contas a pagar: “Não basta introduzir novos processos. Também é preciso que as equipes de Financeiro e Vendas trabalhem juntas para que se chegue a condições de pagamento que atendam a todas as partes”.
O mesmo estudo ressalta também a importância de centralizar o processamento das contas a receber, assim como a de automatizar esses processo. O objetivo disso é “eliminar os erros advindos da entrada manual de dados e reduzir prazos de transação”.
Para atingir tudo isso, o passo inicial é estruturar seu processo de contas a receber. Nesse sentido, como veremos a seguir, um bom fluxograma pode ajudar.
Fluxograma de contas a receber
O processo de contas a receber pode ser gerenciado de maneiras diferentes em cada empresa. No geral, porém, ele costuma começar com um documento que implica uma cobrança. Na data do vencimento, um profissional da equipe deve confirmar se o valor foi compensado ou não. Se sim, a conta está recebida.
Se não, o profissional deve realizar uma cobrança para estabelecer um novo prazo (e, possivelmente, calcular uma multa). Nesse caso, é necessário conferir novamente ao fim desse prazo novo. Se o pagamento dessa vez aconteceu, o processo se encerra; se não, o ciclo de cobrar, estabelecer novos prazos (e cobrar multas) se repete até que a conta seja paga.
O processo também se encerra se a cobrança for cancelada — nesse caso, o profissional deve deixar claro o motivo do cancelamento. Todo esse fluxo pode ser construído por meio de um esquema visual — o chamado fluxograma de contas a receber.
O fluxograma é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, mostrando assim como a equipe deve executar o trabalho.
Uma das principais finalidades de um fluxograma de contas a receber é facilitar o mapeamento e modelagem de um processo de contas a receber — pode ser dentro de um software de gestão ou automação de processos, por exemplo. Veja abaixo um exemplo:
Qual a importância de um processo de contas a receber organizado?
Como mostramos, não basta ter uma equipe de contas a receber ou definir uma série de tarefas associadas. É preciso ter um processo bem estruturado de contas a receber, com etapas definidas, regras de negócio, fluxos assinalados e, idealmente, algumas automações para evitar a repetição de ações manuais.
A seguir, vamos listar uma série de vantagens que um processo organizado e eficiente de contas a receber pode trazer para a sua empresa:
1. Processo de cobrança eficiente
O processo de cobrança é uma das partes mais trabalhosas das contas a receber, porém é essencial para garantir o funcionamento da empresa. Na maioria das vezes os clientes deixam de pagar em dia não por falta de dinheiro, mas por que a empresa esquece de cobrar.
Um sistema que avisa automaticamente seus clientes sobre pagamentos que vão vencer naquela semana pode ajudar bastante nisso. Caso o pagamento realmente não tenha sido feito na data correta, o ideal é não demorar para cobrar o cliente — isso atrasa ainda mais o pagamento e atrapalha o seu fluxo de caixa.
Para refinar ainda mais esse controle, é interessante perceber se existe a tendência de que algum cliente atrase os pagamentos com mais frequência. Assim, é possível supervisioná-lo mais de perto para que isso não se torne um problema.
2. Controle do risco de inadimplência
Com um processo estruturado, é possível obter dados sobre os índices de inadimplência da sua empresa e ter um planejamento mais assertivo. Por mais que existam estudos de mercado para cada setor, o mais recomendado é que você controle esses números e tendências da sua empresa em particular.
O ideal é que o índice de inadimplência não ultrapasse os 5% para que a empresa mantenha sua saúde financeira. Com esse controle, também é possível oferecer alguns benefícios para os bons pagadores, incentivando-os com descontos ou dando a eles prioridade para continuar com as contas em dia.
3. Planejamento saudável de fluxo de caixa
Com todos os dados sobre os valores das suas contas a receber, datas e taxa de inadimplência, é possível calcular com precisão o montante que deverá entrar a cada mês.
Isso é essencial para definir o quanto poderá ser gasto e investido. Esse controle também é importante para a sua empresa poder negociar prazos de pagamentos com seus próprios fornecedores. Permite ainda mensurar recebimentos atrasados de meses anteriores e possíveis juros que a sua empresa pode aplicar aos clientes.
4. Antecipação de crise
Como a pandemia da Covid-19 deixou claro, incidentes globais de grande escala podem causar enormes reviravoltas no mercado. E em casos como esse, um bom planejamento financeiro pode ser justamente o fator que impede que uma empresa precise fechar as portas.
No caso de um aumento súbito na inadimplência, empresas com as contas a receber organizadas conseguem perceber com antecedência a piora da situação de pagamentos e agir rapidamente para mitigar possíveis problemas. Também conseguem cobrar e restabelecer o controle de seu caixa de maneira mais ágil.
Além disso, processos organizados de contas a receber conferem mais visibilidade sobre fontes de receita, sobre as chances de inadimplência e o panorama financeiro de seus parceiros. Assim, em momentos excepcionais, fica mais fácil montar um plano de ação para evitar maiores impactos das crises.
Como fazer o controle das contas a receber
De maneira resumida, o controle das contas a receber precisa partir de um processo organizado que seja, de fato, seguido pela empresa e pelas equipes especializadas.
O monitoramento sobre prazos e valores deve ser constante e organizado porque todas as informações devem ser registradas com precisão. Elas devem visíveis e facilmente encontradas pelos responsáveis.
Pensando nisso, preparamos um passo a passo para que seu time consiga controlar melhor as contas a receber. Confira:
Registre os valores e os prazos dos pagamentos
Sabemos que esse é o primeiro passo e mais básico, mas muitas empresas pequenas não realizam esses registros corretamente, e o principal motivo está em usar as ferramentas erradas. Sim, estamos falando de planilhas, trocas de email e, pior ainda, papéis.
O ideal é conseguir realizar esses registros em um único lugar, que seja acessível e sem riscos de perdas de dados. Quando você recorre a informações registradas em emails e planilhas, por exemplo, elas podem ser apagadas por engano e gerar prejuízos. Isso é ainda mais grave no caso de papéis.
Por isso, idealmente esse registro deve ser feito na nuvem, usando uma ferramenta digital que permita também organizar o fluxo de caixa – o passo sobre o qual falaremos a seguir.
Organize o fluxo de caixa
Os registros e valores precisam ser organizados para que você possa ter previsibilidade de receitas e cobrar inadimplentes. Por isso, o ideal é estruturar um fluxo de trabalho para processar as demandas de contas a receber, definindo etapas claras e demarcando atrasos e recebimentos.
Nesse sentido, vale recorrer a uma ferramenta para montar workflows digitais, e assim melhorar a visibilidade sobre o processo para todos que atuam nele. Veja o exemplo de um processo estruturado dentro do Pipefy:
Dentro desse processo, cada quadrinho (ou card) representa um valor pagamento a ser cobrado. Reparem que as etapas desse processo de contas a receber são bem definidas e estão claras, permitindo que cada profissional saiba como agir ao se deparar com uma cobrança.
Há ainda etiquetas coloridas que podem demarcar quando o prazo de pagamento está no fim ou quando ele já acabou. De qualquer forma, ferramentas de gestão de contas a receber conseguem até notificar responsáveis (tanto os clientes quanto os próprios profissionais da empresa cobradora) quando uma delas estiver para vencer.
Dê benefícios a pagamentos antecipados
Uma forma de estimular a pontualidade nos pagamentos é premiar seus clientes por pagarem em dia. Seja com descontos, seja com produtos e serviços ou outras vantagens. Assim, você também pode assegurar sua fidelidade, e provavelmente mais satisfação do cliente.
Envie as cobranças com antecedência
Os clientes não vão conseguir pagar em dia se a sua empresa também não cobrá-los em dia. Nesse sentido, envie cobranças com a devida antecedência, para que eles também possam processar os pagamentos do lado de lá.
O ideal, para que isso seja bastante fluido, é conectar processos de times comerciais com os dos times de contabilidade, garantindo visibilidade total sobre as contas/valores cobrados sem que passe muito tempo depois da compra. De forma que as faturas cheguem com pelo menos 10 dia até a data de vencimento.
Ofereça opções de pagamento
Cabe à sua empresa, por outro lado, facilitar os pagamentos de clientes. Recebê-los de uma só forma limita as possibilidades de pagamento em dia.
Por isso, aposte em pelo menos duas: boletos e cartão de crédito, por exemplo. Uma delas pode ser mais adequada à a situação financeira corrente do seu consumidor.
Uma das possibilidades é também a cobrança no crédito automática. Isso evita idas e vindas na hora de pagar, além de eventuais perdas acidentais de prazos de pagamento por parte dos clientes.
Desenvolva uma política de pagamento clara
Sua política de pagamento deve ser de amplo conhecimento dos clientes e dos próprios profissionais de contabilidade que processam essas cobranças. Inadimplentes, portanto, devem ser não só cobrados, como multados e classificados como clientes de risco se esse for o caso.
Pode parecer que abrir exceções ou conceder demasiado crédito ajudará a reter o cliente, mas isso nem sempre é o caso. Pode, na verdade, embolar suas contas e dificultar a previsibilidade de caixa.
Nesse sentido, algumas ferramentas digitais como Pipefy podem aumentar a visibilidade sobre essas políticas, seja enviando mensagens automáticas para os clientes com as regras estabelecidas, seja notificando-os sobre a aproximação de um prazo de pagamento.
Contate clientes inadimplentes
A comunicação com clientes é uma das grandes dificuldades relatadas por empresas em seus processos de contas a receber.
De acordo com a pesquisa AR Pulse Check 2022, realizada pelo instituto de análises SSON e pela Versepay, 35% das empresas afirmam que o principal entrave para a cobrança de pagamentos é a dificuldade de comunicação com clientes. E 48% delas estabeleceram melhorar a comunicação como uma de suas três metas para a área de contas a receber.
De fato, essa é uma etapa delicada do processo. Como tornar essa cobrança bem-sucedida e alinhada com as políticas de pagamento, mas sem perder para sempre um cliente?
O primeiro passo é não deixar de realizar essa cobrança, seja por erro ou por tolerância exagerada. O segundo é estruturar um processo bem definido, com procedimentos claros para a comunicação com os clientes, seja no quesito mensagem, frequência ou canais.
Nesse sentido, ajuda bastante uma plataforma que possa automatizar a comunicação com clientes. Isso poupa a sua equipe da tarefa manual de escrever e enviar emails e de acompanhar prazos, aumentando suas chances de sucesso na cobrança sem desgastar o time.
Invista em tecnologia e automação
De acordo com relatório da Mordor Intelligence, a automação de contas a receber veio para ficar, diante da necessidade de reduzir perdas financeias e tornar esse processo de faturação e cobrança o mais eficiente possível.
“Para executivos de negócios em todos os setores, aumentar a resiliência organizacional para disrupções futuras e melhorar o gerenciamento de capital de giro nunca foi tão importante. Grandes, pequenas e médias empresas que aumentaram a automação de suas contas a receber parecem ter se ajustado melhor à dinâmica pós-pandemia”, cita o estudo.
De fato, a automação permite que o departamento de contas a receber foque no que realmente interessa: identificar clientes de risco e evitar que serviços e produtos não sejam pagos.
Nesse sentido, a automação, a partir de dados centralizados em um software competente, consegue:
- Liberar profissionais de tarefas manuais, como escrever emails para clientes e companhar prazos.
- Emitir invoices digitais automaticamente.
- Notificar clientes sobre prazos e multas.
- Tornar toda a comunicação empresa-cliente precisa e automática, sem erros que possam comprometer o relacionamento entre eles ou a cobrança de pagamentos.
- Gerar relatórios completos de forma automatizada e imediata, ajudando a empresa no seu planejamento e balanço financeiro.
A automação parece um conceito complicado, mas não é. Basta configurar algumas regras para que certas ações sejam executadas a partir de eventos, como o atingimento de um prazo, o recebimento de um email etc.
A automação low-code é o jeito mais rápido e acessível de automatizar seus processos
Controle suas contas a receber com Pipefy
Você não precisa passar anos usando ferramentas ineficientes ou sucumbindo aos erros de planilhas e emails.
Pipefy é um software de contas a receber que te permite montar processos com facilidade e sem precisar programar. Você pode conectá-los a qualquer departamento da sua empresa, e modificar suas etapas e regra de negócio como bem entender, quando for necessário.
A plataforma vai te ajudar a manter o processo de contas a receber mais eficiente e sem erros. Com visibilidade total sobre todas as tarefas, seu time nunca mais vai deixar passar um débito sem tentar cobrar esse pagamento junto ao cliente.
A comunicação automática que Pipefy proporciona vai manter todas as partes muito bem informadas sobre o processamento das contas a pagar, gerando mais satisfação interna na sua empresa e nos próprios clientes, que poderão ser beneficiados por pagar em dia.
Nossa plataforma conecta-se às principais ferramentas de contas a receber que sua equipe já usa, centralizando dados importantes e alavancando o poder das automações de tornar processos ágeis e precisos. A consequência? Mais previsibilidade e dinheiro em caixa.
