Investir em tecnologia está no DNA da empresa que sempre busca melhorar a experiência dos clientes e colaboradores.
A Tempo Assist trabalha em parceria com a Pipefy desde abril de 2021.
A Tempo Assist é a maior empresa de assistências especializadas do mercado brasileiro, fornecendo serviços gerais para pessoas, veículos e imóveis. A empresa conta com uma rede de parceiros para atuar em todas as cidades brasileiras e oferecer cerca de 65 serviços em seu portfólio, que vão desde montagem de móveis até serviços de seguro, impactando mais de 14 mil clientes finais diariamente.
Investir em tecnologia é uma das grandes diretrizes da Tempo Assist. A prioridade da empresa, a nível estratégico, é buscar inovação e melhorar a experiência dos seus clientes, funcionários e fornecedores.
Buscando ganhar eficiência digital a empresa encontrou oportunidades para melhorar ainda mais o dia a dia dos seus colaboradores.
Um exemplo é o processo de Contas a Pagar para Fornecedores. Cada parceiro da Tempo Assist que prestava serviço para os clientes precisava solicitar o pagamento por e-mail. Por ser um processo manual e uma quantidade de cerca de 6.000 pedidos, problemas como atrasos eram recorrentes, gerando insatisfação nos parceiros.
Na época, o time da Tempo Assist tinha uma ferramenta de gerenciamento de processos que não era flexível e intuitiva. Qualquer área de negócio que precisava criar um novo fluxo ou realizar qualquer mudança em um fluxo existente, precisava solicitar para o time de TI. Em consequência disso, a maioria dos processos internos acabava sendo gerenciado por email e planilhas.
Visando empoderar as áreas de negócio com o apoio mais flexível da área de TI, a Tempo Assist decidiu pelo uso do Pipefy em Abril de 2021. Para conseguir dar suporte às áreas de negócio nessa empreitada, as áreas de Automação e Processos receberam o desafio de expandir a maturidade e qualidade dos processos dentro da companhia.
O objetivo inicial foi trazer diversos processos de negócio para dentro do Pipefy e, após a padronização desses fluxos, aumentar a eficiência. Tarefas manuais e repetitivas aos poucos foram sendo automatizadas com a tecnologia de Robotic Process Automation (RPA).
No processo de Pagamento de Fornecedores, por exemplo, todos os pedidos de pagamento são recebidos por meio de um formulário do Pipefy, chegando com todas as informações necessárias para o pagamento. Boa parte dos passos já foram automatizados, possibilitando que o time financeiro escalasse essa operação. Com isso, hoje em dia cerca de 8 mil pedidos de pagamento são processados mensalmente, número que antes era inviável.
Com resultados rápidos, o uso do Pipefy foi rapidamente difundido dentro da empresa. Atualmente, um ano após o início do uso, já são 230 funcionários em seis departamentos usando o Pipefy.
Com a rápida expansão do Pipefy para os 6 departamentos já citados, cerca de 72 processos passaram pelo fluxo de construção, padronização e automatização. Segundo o próprio time da Tempo Assist, o Pipefy trouxe alguns benefícios que foram rapidamente percebidos internamente. Dentre eles, o time destaca:
Dentro dos resultados, o principal ganho foi a possibilidade de automatizar diversos processos. Atualmente, 7% dos processos gerenciados com o Pipefy contam com a atuação de RPA. Isso liberou funcionários que antes tinham funções manuais e repetitivas para assumir posições de maior valor agregado que abrem espaço para inovação.
A padronização e automação dos processos também aumentou a escalabilidade do time. Em março de 2022, a Tempo Assist processou 230 mil demandas com o Pipefy, número que antes seria inviável.
Em um ano de uso, a Tempo Assist saiu de zero para mais de 70 processos dentro do Pipefy. A empresa ainda pode trazer outros fluxos para dentro da plataforma, mas o foco é em melhoria contínua.
Segundo a Aline, responsável por desenhar e implementar os processos no Pipefy, conforme a operação vai ganhando escala, os fluxos precisam de constante melhoria. O número de demandas gerenciadas dentro do Pipefy mês a mês, segue aumentando a eficiência do time.
O foco dos times de Processos e Automação é seguir encontrando possibilidades de melhoria, para que a cultura de inovação da Tempo Assist esteja cada dia mais presente no cotidiano de cada funcionário.