O que é automatização de processos? Guia completo!

A automatização de processos consiste na aplicação de uma série de regras de automação ao longo de processos, de forma que tarefas manuais sejam executadas por um software em vez de um colaborador humano. Essa transformação agiliza o trabalho de qualquer equipe, evitando erros.

Empresas perdem até US$ 1 trilhão por ano (link em inglês) por causa de tarefas mal gerenciadas. Nesse sentido, a automação de processos pode ser uma saída interessante para a aumentar a eficiência tanto de pequenas empresas quanto de grandes organizações. 

Ao longo deste artigo, vamos abordar o que é a automatização de processos, como implementá-la e quais são os benefícios de automatizar seus processos. 

O que é automatização de processos?

A automatização de processos consiste na execução em série de tarefas repetitivas e manuais que integram processos por meio de uma ferramenta tecnológica (softwares de automação), de forma coordenada. Nesse caso, o software substitui o trabalho de um colaborador, agilizando o cumprimento de tarefas simples e minimizando erros e riscos. 

É importante ressaltar que a automação não exclui o componente humano, e sim permite a você otimizar sua atuação. Ou seja: liberando sua equipe da de várias tarefas manuais, você consegue direcionar seu foco para funções mais estratégicas. 

Além disso, a automatização precisa ser planejada e implementada por pessoas. Só elas são capazes de entender e estruturar um processo de trbalho, e definir quais etapas e tarefas podem ficar a cargo das automações. 

Atualmente, é possível automatizar processos de forma simples, com softwares de automação e gestão de fluxos de trabalho que permitem a qualquer profissional configurar regras de automação e aplicá-las na sua rotina — sem a necessidade de programação.

Automação ou automatização de processos: qual a diferença?

Você já deve ter se perguntado: afinal, é automação ou automatização de processos? Existe uma sutil diferença entre elas, que se refere ao contexto e, principalmente, ao grau de independência que os mecanismos tecnológicos possuem para “agir”. 

Quando falamos em automação, nos referimos a mecanismos autoreguláveis, ações que não precisam de qualquer inteferência humana para que ocorram. 

A automação é como se fosse uma geladeira frost-free, que regula sua própria temperatura e a camada de gelo em seu interior a partir de configuraçõs de fábrica. Quando falamos em automação de processos, nos referimos a uma execução que ficará totalmente a cargo de um software. Pode ser um envio de email, uma notificação etc. 

Já a automatização abarca um coinceito mais amplo. Podemos automatizar um processo aplicando várias automações. Mas como assim? Falamos em automatização quando um conjunto (um fluxo de trabalho, por exemplo) depende de ações humanas e de automações para ser executado. As ações contidas nele não são 100% autorreguláveis. 

Podemos dizer que na automatização, os processos precisam da interferência humana para serem conduzidos com sucesso. É o caso da geladeira que não é frost free: para garantir seu bom funcionamento, alguém precisa limpar sua camada de gelo periodicamente. 

Os processos são automatizados porque automações são aplicadas dentro dele, eliminando tarefas manuais. Mas para que elas sejam configuradas, é necessário um trabalho humano de mapeá-los e otimizá-los, definir regras de automação, analisar resultados etc. 

Em resumo: dentro de um processo automatizado, podemos dizer que há várias automações de tarefas.

Leia também: O que hiperautomação?

Automatização de processos vs. Robotic Process Automation

A automatização de processos é diferente da Robotic Process Automation, também chamada de RPA. 

A automação RPA é um tipo de automação, no qual robôs ou bots (dentro de um software) desempenham tarefas manuais e repetitivas de forma autônoma, uma vez programados para tal. Eles podem vascular bancos de dados, atualizar cadastros de clientes, preencher formulários, se comunicar com usuários a partir de gatilhos, e por aí vai. 

Já a automatização tem uma abordagem mais holística, que vê o todo e não apenas uma tarefa. Como já mostramos, a automatização de processos ocorre quando, com a intervenção humana, um processo inteiro é modelado e estruturado de forma a reunir várias automações, que agilizam sua execução e evitam erros. 

Portanto, a automatização dos processos tem mais a ver com uma prática estruturante, que acelera e conecta tarefas dentro de um ou mais processos e até integra fluxos de trabalho diferentes) Já a automação RPA pode ser uma forma inteligente de executar uma ou mais tarefas manuais dentro desses processos sem a necessidade de trabalho humano. 

Qual é o objetivo da automatização de processos?

O grande objetivo da automatização de processos é torná-los mais inteligentes e menos trabalhosos, de forma que recursos humanos e financeiros possam ser poupados sem prejudicar sua execução. Resumindo: é torná-los mais eficientes. 

A partir desse grande objetivo, uma série de benefícios de automatizar processos são conquistados naturalmente pelos times que decidem fazê-lo. É possível que, com menos erros manuais, os resultados finais dos processos melhorem em volume ou qualidade (ou os dois, o que também é comum). 

Pode ser, por outro lado, que a equipe envolvida em sua execução ganhe mais tempo. Ela pode então focar em atividades mais estratégicas, e colocar em prática projetos que tornem a empresa mais competitiva no mercado. 

Mas um dos principais objetivos de ter um processo automatizado é gerar métricas constantes sobre sua execução, em tempo real. Assim, a identificação de problemas e de oportunidades de melhoria é bem mais rápida, e a implementação dessas otimizações também. 

Podemos dizer que um processo automatizado tem uma grande vantagem: ele pode ser otimizado sempre, com relativa facilidade. 

Exemplos de automatização de processos 

Automatizar fluxos de trabalho é eficaz tanto para processos complexos quanto para os mais simples. Uma única plataforma pode ser usada para configurar workflows em diferentes áreas do negócio. 

Além disso, clientes e fornecedores podem usar a plataforma para facilitar o rastreamento e gerenciamento de processos do início ao fim. A chave é configurar a automação usando uma lógica “se/então” para acionar uma ação. Aqui estão alguns exemplos de automação em diferentes departamentos:

Recursos Humanos: onboarding de colaboradores

A integração ou onboarding de novos colaboradores é um processo demorado e trabalhoso. Envolve contratos, treinamento, apresentações, materiais de escritório, etc. Muitas tarefas podem ser automatizadas para garantir que seja um processo rápido e tranquilo, além de ajudar na comunicação e colaboração.

Como a automação de processos pode ajudar no onboarding de colaboradores:

• Visibilidade do processo para todas as partes interessadas quando houver inserção de dados de candidatos e recém-contratados em um banco de dados central.
• Envio automático de documentos importantes, como políticas da empresa, para novos contratados antes da data de início.
• Atribuição de tarefas e aprovações para acionar automaticamente a próxima etapa no processo de onboarding durante os primeiros dias e semanas do colaborador.
• Envio de notificações automáticas aos solicitantes de contratações de outros departamentos da empresa quando os candidatos passarem para a próxima etapa do processo.

Financeiro: reembolso de despesas

O reembolso de despesas pode parecer um processo simples, mas ele também é extremamente suscetível a erros e à falta de controle/visibilidade por parte de lideranças e colaboradores envolvidos. Nesse caso, automatizar tarefas pode ajudar das seguintes formas:

• Envio de lembretes automáticos para pedidos de reembolso.
• Análise das solicitações, acionando uma resposta para o caso de:
  • O colaborador precisar fornecer informações adicionais ou
  • O gerente precisar aprovar a solicitação.
• Envio automático de emails para confirmar a transferência do pagamento.

Compras: requisição de compras

O processo de compras de bens e serviços para uma empresa também precisa estar estruturado e automatizado, se possível. É fundamental que erros humanos sejam eliminados, e que o tempo total de espera seja o menor possível. 

Além do mais, as compras são uma fonte de despesas relevante para uma empresa, e é muito importante que elas sejam bem controladas, facilitando a escolha dos melhores produtos e fornecedores.

Na requisição de compras, você pode automatizar (por exemplo):

• As requisições em si, que podem vir de formulários padronizados ou de conexões com outras plataformas e ERPs.
• Encaminhar requisições automaticamente para aprovadores responsáveis por cada área ou valor específico, além de notificá-los em case de prazo próximo do vencimento.
• Escolher fornecedores a partir de um banco de dados automatizado, com os dados completos de cada um deles.
• Emitir Pedidos de Compra completos de forma automática só a partir dos dados inseridos no fluxo de trabalho.

Marketing: solicitações de marketing

O marketing é outra área onde a automação pode ajudar na velocidade e precisão dos processos. Departamentos de marketing costumam usar planilhas para controlar as solicitações e gerenciar a produção de peças, mas mantê-las atualizadas consome tempo e deixa o fluxo de trabalho sujeito a erros.

Veja exemplos de como a automatização de processos ajuda no gerenciamento de solicitações de marketing:

• Registro e monitoramento de solicitações de clientes internos e externos.
• Rastreio de briefings e envio de notificações por email para manter stakeholders atualizados de acordo com o andamento do processo.
• Envio automático de pedidos para determinadas fases/responsáveis de acordo com o escopo de cada um deles.
• Melhor colaboração ao criar um gatilho que atualiza clientes quando o conteúdo é aprovado e as peças estão disponíveis. 

Vendas: onboarding de clientes

Quanto mais rápido a equipe de Vendas consegue integrar e envolver os clientes, mais satisfeitos eles ficarão. Mas tarefas manuais podem atrasar esse processo e impedir que ele alcance sua eficiência máxima. 

Automatizar o fluxo de trabalho de onboarding de clientes pode incluir:

• Inserção e verificação de informações de clientes.
• Envio de emails de boas-vindas, atualizações e contratos.
• Monitoramento de disponibilidade e atribuição de gerentes de contas a novos clientes.
• Notificação ao vendedor competente para responder clientes com dúvidas ou que fizerem solicitações.

TI: chamados de TI

O volume grande chamados de TI em espera frequentemente é um gargalo para a eficiência operacional de uma empresa. Mas esse jogo pode ser virado se o fluxo de trabalho que processa essas solicitações for automatizado, reduzindo tempos de resposta e centralizando pedidos em um só lugar – que oferecerá mais visibilidade a solicitantes.

Veja como a automação pode acelerar os processos de chamados de TI:

• Crie etiquetas e alertas para identificar chamados prioritários, prazos de entrega e quem é responsável por solucionar cada problema.
• Envie emails automáticos aos solicitantes para mantê-los sempre informados sobre o status do processo (sem precisar redigir uma linha).
• Atribua ações a profissionais competentes do time de TI sem precisar fazer isso manualmente.
• Crie painéis customizados com dados sobre seus chamados de TI. Combine filtros para analisar o desempenho do time, encontrar gargalos do processo, identificar o lead time de cada entrega e muito mais.
• Conecte seu processo de solicitações de TI aos processos de outros departamentos, aumentando a colaboração sem perder nenhuma informação no caminho. 

Benefícios da automatização de processos

Já vimos que o grande objetivo de automatizar processos é torná-los mais eficientes. Essa é uma forma resumida de apresentar as vantagens dessa prática – abaixo vamos falar com mais detalhes de benefícios relacionados à automatização:

Aumento da produtividade

Quando os membros da equipe ficam livres de tarefas repetitivas e manuais, podem se concentrar em trabalhos mais estratégicos e se preocupar menos com processos que apoiam mas não são centrais para os resultados. Assim, eles conseguem fazer ainda mais pela empresa e deixar as ações mais simples a cargo de um software. 

Redução de erros

Ao usar um software para automatizar tarefas, as empresas e departamentos reduzem o risco de erros humanos – e do consequente retrabalho para corrigi-los. A automação de fluxos garante que tarefas repetitivas e detalhadas sejam concluídas com precisão e dentro do prazo esperado

Maior eficiência

Tarefas simples mas demoradas, como a inserção manual de dados, podem ser automatizadas para aumentar a velocidade, precisão e liberar recursos para outras atividades. Além disso, fluxos de trabalho personalizados com responsabilidades bem definidas e visibilidade sobre os aprovadores reduzem atrasos.

Comunicação simplificada

Processos automatizados aceleram e tornam mais precisa a comunicação entre equipes, gestores e colaboradores em cada etapa do processo. Essa colaboração diminui o número de interrupções e falhas, evitando atrasos, erros e até diminuindo a rotatividade da equipe.

Padronização de processos

Criar fluxos de trabalho digitais que são facilmente acessados, compartilhados e modificados leva à maior qualidade e resiliência a erros, assim como evita retrabalhos e gasto desnecessário de recursos. 

O BPA ajuda as empresas a desenvolver operações transparentes e à prova de erros com altos padrões de execução, além de contribuir para a rápida adaptação de novos integrantes dos times.

Melhor distribuição de responsabilidades

Fluxos de trabalho automatizados podem atribuir tarefas a pessoas específicas, criando um sistema claro de responsabilidades para cada etapa do processo. Assim, os colaboradores conseguem gerenciar seu trabalho com pouca supervisão, mas com a noção do que seus colegas estão fazendo.

Maior visibilidade

Colaboradores, técnicos, gerentes e tomadores de decisão de alto nível podem ver rapidamente o que está acontecendo. Os painéis de controle facilitam a detecção de gargalos, o monitoramento de solicitações de serviço ou a busca rápida por informações de referência. 

Sem contar que  os relatórios mostram os resultados em tempo real, tornando a tomada de decisão muito mais ágil e objetiva.

Quando automatizar um processo? 

De acordo com um estudo da consultoria McKinsey junto ao mercado estadounidense,  pelo menos 45% de todas as atividades laborais poderiam ser automatizadas usando tecnologias já existentes.

No entanto, há de se pontuar que alguns processos se beneficiam mais da automatização que outros. É preciso analisar caso a caso. Em geral, são processos que precisam ser padronizados, são sempre repetidos e reúnem um grande número de tarefas manuais. 

Confira a seguir alguns atributos comuns de processos que devem ser prioridade na sua jornada de automação:

Tarefas manuais e repetitivas

As automações servem para substituir o trabalho humano. Portanto, é preciso pensar: que tipo de trabalho traz mais benefício em ser substituído? Não é difícil concluir que processos com tarefas trabalhosas, repetitivas e que não demandam intensa criatividade dos colaboradores podem ser executados, em parte, por um software.

Um processo de contas a receber é um deles. Na prática, ele funciona como uma “esteira” de cobrança, baseada na análise de vendas efetudadas e no acerto com compradores para que eles paguem pelo serviço adquirido. Essa comunicação se beneficia fortemente dos emails prontos e da atualização automática de dados sobre compradores, por exemplo. 

Processo de baixa prioridade

Quanto menos prioritário um processo, mais benéfica é a sua automatização. Isso porque, com tarefas automatizadas de forma coordenada, você consegue minimizar a atuação dos colaboradores nesse processo, deslocando-os para desempenhar outras funções, mais complexas e importantes para a empresa. 

Ocorrência frequente de erros

Um processo com muitos erros precisa ganhar mais precisão e eficiência. Nesse sentido, as automações podem ser a solução. Elas tornam a execução sempre a mesma, a partir de “regras” pré-definidas. Assim, você consegue diminuir falhas e, além disso, identificar gargalos do processo mais facilmente, usando métricas oferecidas pelo próprip software.

Falta de padronização

A falta de padronização torna uma rotina do trabalho imprevisível – ou, no mínimo, mais cansativa. Para poupar tempo de toda a equipe e fornecer mais visibilidade, é interessante que o processo seja padronizado. Assim, todos sabem como ele funciona de ponta a ponta, e quais são as suas tarefas que mais deixam a desejar e devem ser otimizadas. 

Imagine, por exemplo, um processo de recrutamento sem qualquer tipo de estruturação. A rotina se torna caótica, com uma avalanche de emails, falhas, repetições na comunicação para pedir desculpas aos candidatos etc. Nada disso aconteceria em um recrutamento com informações visíveis a todos, etapas estruturadas e comunicação automatizada.  

Informações descentralizadas

Processos com informações descentralizadas demandam muito tempo dos colaboradores. Seja para inserir informações, seja para encontrá-las, seja com o retrabalho proveniente de falhas. 

Imagine um processo de solicitações de TI onde pedidos chegam por telefone, email, chat, tudo ao mesmo tempo? Ou então um de atendimento ao cliente onde os dados sobre cada interação estão dispersos em diversas trocas de email? 

A centralização de todas as informações em um único fluxo de trabalho permite aos gestores produzir métricas avançadas, garante controle e visibilidade e aumenta a transparência sobre todas as atividades, estimulando maior colaboração. 

Como automatizar seus processos

Para estruturar fluxos de trabalho automatizados, você precisa seguir algumas etapas. É importantante destacar que a automatização, com todo o retorno futuro que ela trará, demanda um pouco de planejamento, qualificação das equipes envolvidas e um esforço contínuo de buscar melhorias processuais. Mas garantimos – ela vale a pena. 

1. Identifique processos com gargalos

A primeira etapa é identificar o(s) processo(s) de negócio que se beneficiarão de um fluxo de trabalho automatizado. Você pode automatizar diversos processos diferentes, como onboarding de colaboradores, gerenciamento da folha de pagamento e campanhas de marketing. E, inclusive, integrar alguns deles. 

Para essa triagem inicial, recomendamos que você siga as instruções já compartilhadas neste artigo: busque processos com alta incidência de tarefas manuais, que vêm sofrendo com erros e que ainda não estão padronizados como deveriam. 

2. Mapeie os processos com gargalos

Não basta identificar apenas quais processos têm gargalos, e sim estudar detalhadamente como eles funcionam, realizando um mapeamento da sua situação atual (também chamado de as-is no jargão dos negócios).

Para realizá-lo, vale reunir gestores e equipe, conversar com quem entende do processo, e usar fluxogramas para identificar as etapas e atividades atreladas a cada uma delas. 

3. Encontre oportunidades de automatização

A partir desse desenho detalhado do estágio atual do seu processo, você precisa identificar onde estão os erros e quais são as oportunidades de melhoria. Leve em conta as tarefas mais trabalhosas, repetitivas e manuais. 

A seguir, esquematize como o processo deverá ficar depois de reestruturado e automatizado (o chamado fluxo de trabalho to be, o ideal a ser implementado). Nesse esforço, conte sempre com feedbacks e não tenha pressa para chegar aos melhores caminhos possíveis para seu processo automatizado.

4. Defina metas e indicadores de sucesso

A etapa seguinte é bater o martelo sobre as metas que as equipes envolvidas na automatização querem alcançar em seus processos. Pode ser o valor de recursos economizados, aumento de vendas, crescimento da produtividade por colaborador, prazo de atendimento ou resolução de casos encurtado, e por aí vai. 

O mais importante, nesse caso, é entender bem qual é o objetivo da automatização dos processos: o que se pretende melhorar. E decidir com que indicadores verificar, a curto, médio e longo prazo, se essa melhora realmente se concretizou. 

5. Invista em um software de automatização

A automatização de processos normalmente é conduzida dentro de um software onde você pode estruturar seus fluxos de trabalho de forma digital e configurar as regras de automação para eliminar cada tarefa manual. 

Nesse momento, vale a pena optar por um software low-code. Esse tipo de ferramenta não demanda qualquer conhecimento de programação para criar automações. Basta que você conheça o processo com o qual vai trabalhar e dê alguns cliques para definir os gatilhos e eventos envolvidos. Tudo simples, de forma intuitiva.

Na hora de escolhar um software de automatização de processos, pesquise se o programa em questão oferece suporte gratuito a usuários, se ele é fácil de usar e se permite que você mude e otimize os fluxos de trabalho já montados de forma ilimitada, sem custos. 

O Pipefy, por exemplo, oferece tudo isso. Ele ainda pode ser adotado em qualquer departamento da sua empresa, conectando diferentes processos e aumentando a colaboração geral do seu negócio. 

6. Configure e implemente as automatizações

Tomada a decisão sobre o melhor software e mapeado o fluxo de trabalho já em sua versão otimizada, é chegad a hora de montá-lo dentro da plataforma. E, evidentemente, automatizá-lo.

Com Pipefy, esse processo costuma ser bem rápido, principalmente porque você não precisa partir do zero: pode escolher qualquer processo já estruturado na nossa galeria de modelos prontos (templates). 

No entanto, é comum atravessar algumas questões que fazem parte desse período de transição, como dúvidas dos colaboradores. Certifique-se de que eles terão o apoio necessário, de que entendem como usar a ferramenta e quem devem procurar em caso de dúvidas. 

7. Acompanhe os resultados 

Acompanhe os resultados do seu processo automatizado a curto, médio e long prazo. No Pipefy, você consegue extrair relatórios e visualizar painéis em tempo real, para conferir a evolução de todas as métricas escolhidas. Assim, fica mais fácil de identificar problemas que demandam ajustes, e realizá-los rapidamente. 

Vale lembrar também que, conforme seu time escala o volume de operações, o seu fluxo de trabalho poderá precisar de ajustes. Automações podem ser criadas ou modificadas. Fique tranquila(o): em um software de automatização de processos low-code, tudo isso pode ser executado sem tomar muito tempo. 

Automatize seus processos com Pipefy!

Como vimos ao longo deste artigo, empresas podem estruturar processos automatizados para gastar menos tempo com tarefas repetitivas, economizar dinheiro ao construir processos à prova de erros e se comunicar de maneira mais eficiente e precisa. 

Pipefy é um software para automatização de processos que vai ajudar seu time a alcançar todos esses objetidos. Intuitivo e simples de usar, Pipefy não requer conhecimentos de programação para construir, personalizar e implementar automações em fluxos de trabalho de qualquer departamento. 

Com ele, a operação da sua equipe se torna mais produtiva, ganhando qualidade e agilidade sem sobrecarregar profissionais de TI.

Escrito por

Aaron Wittersheim

He is an accomplished entrepreneur with more than 20 years of business and technology experience. He is Chief Operating Officer at Straight North, a Chicago-based Internet marketing company.