A partir da plataforma, empresa integrou e otimizou mais de 60 processos, utilizando automações, IA e criando até mesmo um CRM interno, reduzindo custos com softwares de terceiros
A Agora Distribuidora é uma empresa com mais de 30 anos de atuação no mercado de tecnologia e comunicação, fundada em 1993. Ao longo das décadas, passou por uma evolução significativa, tanto em portfólio quanto em posicionamento estratégico. Em 2023, celebrou seu 30º aniversário adotando o modelo one stop shop, oferecendo uma ampla variedade de produtos e soluções para seus clientes.
A empresa também passou recentemente por um processo de rebranding, com a renovação da identidade visual e o reforço de valores como conveniência, colaboração e flexibilidade, sempre com foco em tecnologia e adaptação às tendências do mercado.
O Pipefy fora implementado na Agora há cerca de cinco anos, mas seu uso enfrentava diversos desafios que comprometiam a eficiência da ferramenta. Os processos estavam despadronizados, com campos redundantes, falta de treinamento e acesso restrito a poucas áreas da empresa. A maioria dos colaboradores utilizava formulários públicos sem visibilidade sobre os próprios cards, o que gerava dúvidas e perda de controle — como não saber quem abriu determinada solicitação ou sequer conseguir acompanhar seu andamento.
Na prática, o Pipefy funcionava apenas para quem operava os processos, mas não para quem os solicitava. Isso gerou um cenário crítico a ponto de a empresa considerar descontinuar o uso da ferramenta. No entanto, a equipe interna - liderada por Manuela Sanches, Coordenadora de Sistemas e Projetos da Agora - sabia do potencial da plataforma e entendeu que o problema não era o Pipefy em si, mas como ele vinha sendo usado.
A partir de 2023, houve um projeto de revitalização do Pipefy na Agora, que começou com o objetivo de padronizar processos, reduzir complexidade e mostrar aos usuários como a ferramenta poderia agilizar a rotina da empresa. Caso a estratégia falhasse, havia até a possibilidade de buscar uma solução alternativa fora da plataforma.
Mas a virada de chave veio com a renovação contratual, que trouxe um novo modelo SME, com licenças suficientes para expandir o acesso a todos os setores. A partir daí, Manuela assumiu a liderança do processo e mergulhou na plataforma, realizando dez certificações na Pipefy Academy.
Entre as principais ações de revitalização de uso da ferramenta, estavam:
Além disso, o relacionamento com o time da Pipefy evoluiu bastante: o suporte passou a ser mais próximo, com canal direto via WhatsApp, troca constante de feedbacks e uma verdadeira relação de parceria.
Com isso, a plataforma passou a ser usada de forma mais estratégica. Inclusive, o CRM legado da empresa foi substituído por um CRM construído dentro do próprio Pipefy, com preenchimentos automáticos e centralização das informações.
Hoje, o Pipefy é uma das principais ferramentas da empresa, sendo usado por toda a organização. Um dos fatores-chave para esse sucesso foi a mudança na cultura interna: em vez de resolver problemas para os usuários, a equipe de sistemas ensina o colaborador a resolver, explicando o funcionamento e estimulando a compreensão da lógica por trás dos processos.
Essa abordagem trouxe mais engajamento, clareza e autonomia. Usuários treinados passaram a ter mais autonomia e a consequência foi uma queda significativa nos erros e dúvidas básicas, como esquecer senhas ou perder cards.
O projeto de revitalização do Pipefy, com um uso mais estratégico e inteligente, permitiu que a Agora Distribuidora obtivesse benefícios mensuráveis, em diferentes áreas do negócio.
Entre os resultados qualitativos gerados pela plataforma de automação, destacam-se:
Já entre os resultados quantitativos, podemos destacar:
Adoção massiva e capacitação contínua
Além dos ganhos operacionais, a Agora Distribuidora promoveu uma mudança cultural: hoje, o Pipefy é a principal ferramenta da empresa, ao lado do ERP. Mais de 60 fluxos (pipes) ativos são utilizados por todas as áreas, e o time passou por treinamentos frequentes — individuais e em grupo — para garantir que todos soubessem usar e opinar sobre a adaptação e criação de fluxos que melhor se encaixem em suas necessidades.
Ao invés de simplesmente resolver os problemas dos usuários, o time agora ensina como resolvê-los usando o Pipefy. Isso trouxe mais autonomia, clareza e engajamento, além de alimentar a cultura de melhoria contínua.
Agora Distribuidora e Pipefy: o futuro passa pela IA e chatbots
A Agora já utiliza agentes de IA do Pipefy para acelerar processos e pretende expandir esse uso. Entre os planos para o futuro, está a implantação de chatbots para responder dúvidas técnicas sobre o portfólio de produtos — o que deve liberar tempo dos engenheiros e aumentar a agilidade no atendimento.
Demonstração