Puma automatiza 100% do processo de admissão de colaboradores com IA do Pipefy

A Puma enfrentava gargalos operacionais relevantes em seu departamento de Recursos Humanos devido a processos manuais que não acompanhavam o ritmo de crescimento da empresa. Com ciclos contínuos de contratação e a abertura de novas posições ao longo do ano, o volume de admissões mensais pressionava a capacidade do time. O onboarding exigia uma sequência de comunicações ao longo de 20 dias úteis, além da conferência manual de documentos como RG, CPF e comprovantes. Esse modelo consumia horas de trabalho, gerava inconsistências nos dados e aumentava o risco de erros em folha de pagamento, especialmente em função das exigências do e-Social. 

A Puma escolheu a Pipefy para estruturar workflows automatizados e incorporar inteligência artificial aos processos mais críticos de RH, iniciando pelo processo de admissão dos colaboradores. A implementação foi conduzida de forma faseada, priorizando os maiores gargalos operacionais. Com a Pipefy, o time criou um workflow de onboarding automatizado de 21 dias, com envio diário de comunicações considerando apenas dias úteis. Paralelamente, foi implementada a leitura e validação de documentos com IA, eliminando a conferência manual e o retrabalho na digitação de dados. A solução também incluiu a criação de uma base centralizada de colaboradores, reutilizada em múltiplos processos de RH, e a implementação de um portal de RH self-service, atendendo tanto colaboradores administrativos quanto de lojas, inclusive sem e-mail corporativo.

A Pipefy passou a sustentar a operação de RH da Puma como uma camada central de execução e governança. Atualmente, mais de 10 departamentos utilizam a plataforma, com mais de 29 processos ativos, sendo mais de 10 dedicados à área de Recursos Humanos. Todos estruturados sobre workflows padronizados e automação contínua.

No onboarding de colaboradores, a automação reduziu drasticamente o esforço manual na conferência de documentos, trouxe previsibilidade ao processo de admissão e eliminou falhas recorrentes no envio de comunicações, tendo um papel fundamental no engajamento da marca e aculturação do novo colaborador.

A aplicação de IA na leitura e validação de documentos, com 90% de acurácia, garantiu maior consistência dos dados desde a entrada do colaborador, reduzindo erros que antes impactavam folha de pagamento e obrigações legais. O volume de mais de 10 mil automações executadas em um único ano, com participação direta de agentes de IA em parte relevante desse total, evidencia o nível de maturidade operacional alcançado.

“Atualmente praticamente todos os nossos processos são automatizados, como admissão, férias, rescisões, portal de solicitações para o Corporativo e Retail, e isso nos deu visibilidade da volumetria de atendimentos que executávamos no mês e no ano. Hoje, isso faz parte dos nossos indicadores que apresentamos ao corpo Diretivo da empresa e aos gestores de cada área. Só no processo de admissão utilizando a IA na leitura de documentos, estimamos por mês um ganho de cerca de 10 horas mensais”, ressalta Wanderson Andrade, responsável pelo projeto.

A Pipefy permitiu que o RH absorvesse crescimento, ampliasse o atendimento via autosserviço e operasse em escala, sem aumento proporcional de headcount, consolidando a plataforma como a base operacional do RH da Puma.

A Puma é uma marca global de artigos esportivos com operação em toda a América Latina, atuando por meio de lojas de varejo e centros de distribuição e escritório corporativo. Com planos contínuos de expansão, a empresa mantém ciclos frequentes de contratação para sustentar seu crescimento regional.