Henry Schein reduz 67% o SLA de contas a pagar com automação e IA da Pipefy

A Henry Schein One é uma divisão de software da Henry Schein, líder global em soluções para profissionais de saúde dos segmentos médico e odontológico. Com uma operação de grande escala e alto volume de fornecedores e faturas, a área de contas a pagar é essencial para garantir eficiência financeira e continuidade do negócio.

Antes da automação, o processo de accounts payable era fortemente baseado em atividades manuais e sistemas legados. Fornecedores enviavam documentos por e-mail, aprovações aconteciam de forma descentralizada e informações se perdiam entre diferentes canais. Esse cenário gerava uma alta taxa de erros operacionais, como pagamentos duplicados e valores digitados incorretamente, além de desperdício significativo de tempo e recursos.

O impacto era direto no dia a dia do time: ciclos longos de processamento que chegavam a três semanas, retrabalho constante e uma equipe sobrecarregada, com necessidade crescente de aumentar o headcount para dar conta da demanda. Além disso, a falta de visibilidade end-to-end dificultava o acompanhamento do status das faturas e a tomada de decisões mais estratégicas.

Diante desse cenário, a Henry Schein One precisava modernizar seu processo de contas a pagar, reduzindo erros, ganhando escala e eficiência operacional, sem abrir mão de controle, compliance e flexibilidade para adaptar o fluxo às suas próprias políticas internas.

Em 2022, a Henry Schein One escolheu a Pipefy para digitalizar e automatizar completamente o processo de contas a pagar, da entrada do fornecedor até a liberação do pagamento.

Com a Pipefy, a empresa passou a operar em uma plataforma única, onde:

• Fornecedores preenchem formulários digitais para onboarding e envio de invoices
• A IA da Pipefy extrai automaticamente dados das faturas (como número e valor)
• O sistema identifica o aprovador correto com base em regras internas
• As invoices são validadas por humanos e, após aprovação, integradas ao ERP para pagamento

A flexibilidade e a personalização da plataforma foram decisivas, permitindo que o processo fosse moldado às políticas da empresa, e não o contrário.

Antes da automação, o processo de contas a pagar da Henry Schein One era marcado por aprovações descentralizadas, troca excessiva de e-mails e sistemas legados, o que resultava em ciclos longos, erros operacionais e retrabalho constante.

Com a implementação da Pipefy, toda a operação foi centralizada em um único fluxo digital, trazendo previsibilidade, controle e rastreabilidade ao processo.

A automação reduziu o tempo de processamento de até três semanas para apenas sete dias — uma queda de 66,6% no SLA — ao mesmo tempo em que praticamente eliminou erros como pagamentos duplicados e inconsistências de dados. Com visibilidade end-to-end sobre faturas e fornecedores, o time passou a operar com mais eficiência e segurança, conseguindo escalar a operação sem a necessidade de aumentar o headcount e direcionando esforços para atividades de maior valor estratégico.

A Henry Schein é uma fornecedora global de soluções para profissionais de saúde, atuando nos segmentos médico, odontológico e veterinário. A empresa oferece produtos, serviços e soluções de software que ajudam clínicas e profissionais a operar de forma mais eficiente e focada no cuidado ao paciente