Zeizz aumenta produtividade em 144% com o Pipefy

A Zeizz operava com sistemas robustos como SAP e SharePoint, mas enfrentava dificuldades para automatizar workflows de serviços específicos. Muitos processos críticos eram gerenciados via planilhas e e-mails, o que resultava em uma operação sem indicadores de performance (KPIs) e com baixa visibilidade sobre o status das solicitações.

Essa fragmentação gerava problemas de governança para o time de TI e frustração para clientes internos e externos.

No processo de troca de lentes, por exemplo, clientes preenchiam PDFs manuais que frequentemente chegavam com erros, gerando um volume excessivo de e-mails de cobrança e retrabalho para a equipe interna. Além disso, a falta de integração entre setores causava esquecimentos de tarefas essenciais, como análises de crédito no cadastro de novos clientes.

A Zeizz buscou no Pipefy uma plataforma no-code flexível para centralizar a gestão de processos e eliminar a fragmentação operacional. A solução foi implementada para permitir que as equipes de negócios criassem workflows padronizados sem a necessidade de código, garantindo a autonomia necessária para atender às demandas específicas de nichos diversos, como metrologia industrial e microscopia médica.

A implementação incluiu a criação de formulários padronizados e a utilização de automações para o envio de e-mails de atualização de status, eliminando o trabalho manual de follow-up. O time de TI também integrou o Pipefy a soluções in-house e robôs, como no fluxo de compras, onde a automação passou a executar tarefas que antes consumiam horas da equipe. A flexibilidade da interface em Kanban permitiu que a Zeizz mantivesse o controle e a governança sobre mais de 70 processos simultâneos.

A transformação digital na Zeizz resultou em um salto de maturidade operacional. A empresa passou de uma gestão baseada em “feeling” para uma operação orientada por dados, onde gargalos são identificados em tempo real através de dashboards.

O impacto na experiência do cliente foi direto: com o envio automático de atualizações, a percepção de valor aumentou enquanto o esforço manual da equipe diminuiu. No setor de compras, o lead time foi reduzido de 30 para apenas 7,5 dias, permitindo que o mesmo número de colaboradores processasse quase 50% mais pedidos por hora.

A Zeizz é uma empresa internacional líder em tecnologia do setor de óptica e optoeletrônica. Fundada em 1846, o Grupo gera uma receita anual superior a 10 bilhões de euros e atua em cerca de 50 países, desenvolvendo soluções de ponta para os setores médico, de pesquisa, metrologia e consumo.