O que é a EvoluServices e qual a sua área de atuação?
A EvoluServices é uma empresa cujo objetivo é prover soluções que complementam os meios de pagamento para verticais selecionadas, agregando valor com foco em facilitar o cotidiano e ter a melhor experiência para os clientes desses segmentos. Em sua visão, o mundo caminha para um mundo em que tecnologia e dinheiro são indistinguíveis e um dos seus principais objetivos é ser reconhecida como um facilitador deste caminho.
A companhia tem como principal público a área da saúde, atendendo doutores, dentistas e cirurgiões plásticos. Além disso, também atende outros segmentos como salões de beleza, lojas de móveis e decoração e o setor veterinário.
Quais desafios de negócios a EvoluServices enfrentava antes do Pipefy?
Antes da nova fase com o Pipefy, os processos da EvoluServices eram altamente manuais, sem automações ou integrações com outras ferramentas. O principal desafio estava no processo de entrada de novos clientes, que exigia verificações manuais e não contava com biometria ou integração com sistemas externos. Isso resultava em SLAs altos (tempo de análise de 26 minutos) e filas de cadastros demoradas, gerando sobrecarga para o time de prevenção à fraude.
Por que a EvoluServices escolheu o Pipefy?
Após uma pesquisa de mercado, a EvoluServices escolheu o Pipefy para gerir seus processos internos e garantir que toda a comunicação entre setores ocorra dentro da plataforma A escolha pela plataforma deu por sua capacidade de automação e integração, especialmente após a necessidade de modernizar o processo de onboarding de clientes.
A empresa já utilizava o Pipefy para outros fluxos, mas optou por expandir o contrato e aumentar o número de usuários devido à boa experiência e à possibilidade de integrar o sistema com parceiros como a CAF, que realiza análises de biometria e prevenção a fraudes.
Além disso, a EvoluServices valorizou a parceria próxima e o suporte consultivo do time Pipefy, essencial para o sucesso do projeto
Implementação
A implementação do Pipefy foi feita em fases, abrangendo inicialmente as marcas FinPet, Evo e, por último, Saúde — esta última responsável por cerca de 60% dos cadastros da empresa.
O processo levou entre 30 e 45 dias por fase, com ajustes graduais para garantir estabilidade e reduzir falhas nas integrações.
Durante a transição, houve desafios como a substituição do responsável técnico do Pipefy e a necessidade de resolver limitações técnicas, como o número de caracteres suportado nos campos. Mesmo assim, a evolução foi considerada positiva e controlada
Treinamento e experiência do usuário
A experiência dos usuários foi descrita como positiva e transformadora. Os times internos, especialmente o de Prevenção à Fraude e Comercial, relataram ganhos expressivos em agilidade e autonomia.
Os consultores externos (representantes comerciais) também elogiaram o novo processo, destacando a rapidez na aprovação de cadastros. No entanto, ainda há pontos de melhoria, como a dificuldade em extrair relatórios personalizados e analisar logs de erro de forma mais prática, dois pontos que já estão sendo trabalhados para apresentar melhores resultados nos próximos sprints.
O engajamento entre as equipes da EvoluServices e da Pipefy foi essencial. Tivemos um desafio grande, mas a colaboração entre as empresas fez toda a diferença. A parceria com o Pipefy mostrou-se muito promissora — especialmente pelo suporte próximo e pela dedicação do novo responsável técnico, que foi uma ponte que antes não existia.
Alessandra Marcos Stefani — Analista de Processos – EvoluServices Group
Suporte e atendimento ao cliente
O suporte do Pipefy foi amplamente elogiado após a chegada de um novo responsável técnico, que foi descrito como um grande diferencial na comunicação e execução do projeto. A empresa apontou ainda oportunidades de melhoria no suporte via chatbot interno para atender as demandas de usuários avançados e gestores de processos.
Resultados
Os resultados alcançados pela EvoluServices após a implementação do Pipefy foram expressivos, tanto em eficiência operacional quanto em qualidade do trabalho. Ao utilizar os Agentes de IA da plataforma, a empresa obteve uma redução drástica do tempo médio de análise de cadastros, que caiu de 26 minutos para apenas 8 minutos, representando um ganho de mais de 70% em produtividade. Esse avanço permitiu que os analistas conseguissem atender a um volume muito maior de cadastros diários sem a necessidade de ampliar a equipe.
Outro marco importante a partir da automação de processos – e do uso de Agentes de IA – foi a diminuição do SLA total de aprovação de cadastros, que passou de 53 horas para apenas 2 horas e 26 minutos. Essa agilidade impactou diretamente a satisfação das equipes comerciais, que passaram a ter seus clientes aprovados com muito mais rapidez, eliminando gargalos e permitindo que novos usuários comecem a transacionar no mesmo dia. A automatização também trouxe reflexos positivos para os representantes externos, que destacaram a fluidez do processo e a redução das esperas entre o envio e a aprovação de cadastros.
Com a nova automação impulsionada por Agentes de IA, 100% das consultas passaram a ser realizadas de forma automática, substituindo o processo anterior que era inteiramente manual. Essa transformação não apenas otimizou o tempo de trabalho dos analistas, mas também aumentou a padronização e a confiabilidade das análises, já que todos os dados passaram a seguir critérios uniformes. Em setembro deste ano, durante o período parcial de monitoramento, a empresa já havia registrado 642 cadastros aprovados, 29 reprovados e apenas 3 pendentes, números que refletem a estabilidade e eficácia do novo fluxo.
Além dos ganhos de produtividade, o projeto proporcionou avanços significativos em segurança, com a implementação da biometria, que possibilitou a identificação de tentativas de fraude, algo que não era possível anteriormente. A otimização do processo também teve impacto direto na rotina da equipe: o time de prevenção à fraude deixou de realizar horas extras para execução dos trabalhos, demonstrando que a automação trouxe equilíbrio operacional e melhor qualidade de vida aos colaboradores.
Com a implementação dentro do Pipefy, conseguimos reduzir nosso SLA de análise de 26 minutos para 8 minutos, e o tempo médio de espera caiu de 53 horas para pouco mais de 2 horas. Além da agilidade, ganhamos segurança com a biometria e deixamos de trabalhar nos fins de semana. Hoje o processo é automatizado e escalável — um salto enorme para o time.
Pedro Alves — Analista de Processos Jr – EvoluServices Group
Por fim, os resultados qualitativos foram igualmente relevantes. A parceria com o Pipefy foi amplamente reconhecida internamente, tanto pela melhoria na comunicação entre áreas quanto pela confiabilidade dos dados e relatórios. O sentimento geral entre os times foi de satisfação e engajamento, reforçando que a evolução tecnológica veio acompanhada de ganhos humanos e culturais dentro da EvoluServices.
O futuro de uso do Pipefy pela EvoluServices
O projeto foi um marco importante entre a EvoluServices e o Pipefy, com planos de expansão da parceria. O próximo passo é aprimorar relatórios e integrações, além de continuar evoluindo a automação com inteligência artificial. A equipe demonstrou confiança de que a colaboração entre as empresas continuará trazendo inovação e melhorias contínuas nos serviços da companhia.
Nós conseguimos alcançar resultados muito significativos com o que foi entregue até aqui. A implementação do processo com biometria foi um avanço enorme para a empresa — algo que já é usado no mercado, mas que ainda não tínhamos internamente. Esse sucesso só foi possível graças à parceria com o Matheus e à colaboração entre as equipes, que fizeram o negócio acontecer.
Irene Fogolin — Analista de Endomarketing Jr. Recursos Humanos – EvoluServices Group
