Como a Samsonite estruturou um processo de compras à prova de erros com Pipefy

Samsonite

A Samsonite é líder mundial em malas, bagagem e acessórios de alta qualidade, que combinam estilo, design, qualidade e durabilidade.

Seus produtos são vendidos em mais de 100 países na Ásia, América do Norte, Europa e América Latina, no atacado, em lojas próprias e e-commerce. 

das solicitações de compra gerenciadas pelo Pipefy

de retorno sobre investimento (ROI)

Desafios

Processo de compras manual e com alta incidência de erros

Meu diretor queria saber, ‘Quantos itens compramos?’ e ‘Quanto gastamos?’ Eu não conseguia responder a essas perguntas sem passar três ou quatro horas buscando e pesquisando arquivos e emails.”

Quando Mauricio Rizzi, gerente de compras e atendimento ao cliente da Samsonite, recebeu a tarefa de implementar uma nova solução de workflow para o processo de compras na Samsonite Brasil, ficou animado e apreensivo ao mesmo tempo.

Naquele momento, a operação de compras era praticamente toda manual, feita em grande parte por email, planilhas e arquivos. Por isso, a equipe de compras tinha pouco controle sobre o processo e os procedimentos nem sempre eram seguidos, mesmo quando padronizados. Isso gerava muita dor de cabeça para os auditores.

Rizzi também se preocupava com as dificuldades de desenvolver e implementar um sistema de workflow, principalmente no Brasil.

“As regras jurídicas, financeiras e tributárias do Brasil são bem complicadas e, em alguns casos, difíceis de entender”, diz Rizzi. “Essa dificuldade, mais as nossas próprias políticas e regras internas, trazem um alto grau de complexidade.”

Apesar desses desafios únicos, Rizzi sentia que o esforço poderia valer a pena, principalmente se acelerasse o processo de compras e reduzisse a quantidade de trabalho manual.

“Cada vez que recebia um novo pedido de compra, tinha que pesquisar em emails e arquivos antigos para descobrir a quais fornecedores pedir um orçamento”, conta Rizzi. "Demorava uma eternidade."

Por causa do processo ineficiente e não padronizado, alguns departamentos não seguiam os procedimentos oficiais do time de compras. A equipe só ficava sabendo de algumas aquisições quando o fornecedor do produto ou serviço solicitava o pagamento.

“Algumas pessoas contornavam o processo porque tínhamos muito pouco controle sobre ele”, diz Rizzi. “Esse era um grande problema para nós e nossos auditores”.

A configuração que existia antes dificultava a gestão e o monitoramento dos processos, impedindo a identificação de gargalos. Até mesmo responder às perguntas do diretor e CFO era complicado.

“Meu diretor queria saber, ‘Quantos itens compramos?’ e ‘Quanto gastamos?’” conta Rizzi. “Eu não conseguia responder a essas perguntas sem passar três ou quatro horas buscando e pesquisando arquivos e emails.”

Além disso, o processo manual da equipe não podia ser integrado ao sistema ERP da empresa. Por isso, Rizzi tinha que contratar consultores externos para inserir manualmente os dados no ERP - o que causava uma alta incidência de erros.

Solução

Centralizar o processo de compras no Pipefy

O Pipefy permite ter o controle que precisamos para garantir que todos cumpram nossas regras e políticas. Também cria um registro de fácil acesso para futuras auditorias.”

Depois de receber autorização para começar sua missão, Rizzi analisou as soluções existentes no mercado. Descobriu que a maioria era grande demais para as necessidades dele ou não se integraria ao antigo sistema ERP da empresa.

“Nosso sistema ERP é uma versão mais antiga do J.D. Edwards, da Oracle, e muitas soluções de fluxo de trabalho simplesmente não funcionam com ele”, afirma Rizzi. “O Pipefy é um dos poucos que é flexível e permite esta integração.”

Rizzi ficou aliviado ao descobrir que a plataforma do Pipefy tinha flexibilidade para se adaptar ao ERP J.D. Edwards como ele precisava. E ficou animado quando soube que teria o auxílio de um profissional do Pipefy para a implementação e personalização da ferramenta.

A Vitória Braiti, gerente de conta da Samsonite, e toda a equipe de Customer Success do Pipefy ajudaram o time de Rizzi a analisar todo o processo de compras. O objetivo era padronizar os procedimentos e garantir que eles estejam de acordo com as políticas internas da empresa, assim como com as regras jurídicas, financeiras e fiscais do país.

Em seguida, eles começaram a estruturar o processo no Pipefy e organizar as aprovações necessárias para cada uma das etapas.

“O Pipefy permite ter o controle que precisamos para garantir que todos cumpram nossas regras e políticas”, diz Rizzi. “Também cria um registro de fácil acesso para futuras auditorias.”

A equipe personalizou formulários para coletar informações essenciais para o processo de compra. Depois de padronizar os fluxos de trabalho, criaram alertas automatizados para reduzir a necessidade de notificações manuais.

“Não precisamos mais entrar em contato com as pessoas diretamente para conseguir todas as informações que precisamos”, conta Rizzi. “E os alertas automáticos notificam os responsáveis e interessados quando uma etapa do processo é concluída e a próxima pode começar.”

Resultados

Controle total sobre o processo de compras e uma economia de mais de 2.370 horas

100%

das solicitações de compras gerenciadas pelo Pipefy

177%

ROI (retorno sobre investimento) de 177%

Posso gerar relatórios a qualquer momento do processo, do início ao fim. Em apenas alguns minutos, consigo extrair as informações que preciso para responder a quase todas as perguntas do meu diretor ou CFO.”

Hoje, a Samsonite Brasil tem um processo de compras padronizado e com visibilidade total, que facilita seu controle.

Com a implementação do Pipefy, Rizzi estima que a empresa economizou, em apenas cinco meses, mais de 2.370 horas. São milhares de horas que deixaram de sair das jornadas dos colaboradores - isso significa um ROI de 177%.

Quando implementou uma ferramenta que permite automação, processos personalizados e integração com ERP, a Samsonite reduziu a necessidade de delegar tarefas manuais e repetitivas aos membros da equipe. O resultado é a diminuição de erros humanos e menos tempo gasto em atividades que não são estratégicas ou criativas.

“Não precisamos mais digitar manualmente as informações nas faturas, assim podemos alocar os membros da equipe para tarefas de maior valor”, comenta Rizzi.

Agora Rizzi tem a visibilidade que precisa dos processos de compras, sem a necessidade de buscar informações em emails ou arquivos. Ele pode responder às perguntas dos executivos com rapidez e confiança.

“Posso gerar relatórios a qualquer momento do processo, do início ao fim”, conta Rizzi. “Em apenas alguns minutos, consigo extrair as informações que preciso para responder a quase todas as perguntas do meu diretor ou CFO.”

A visibilidade do processo também permite identificar e lidar rapidamente com as compras feitas fora do Pipefy. Isso dá a Rizzi a possibilidade de definir objetivos para sua equipe e avaliar se eles estão cumprindo essas metas.

“Podemos definir uma meta para reduzir os gastos em 8%, por exemplo, e monitorar se estamos dentro da meta ao longo do ano”, diz Rizzi. “Antes do Pipefy, esse tipo de coisa era impossível.”