Uma das maiores administradoras de consórcios independentes do Brasil – com mais de 80 mil consorciados ativos e mais de 300 mil cartas de crédito já contempladas – oferece soluções de autofinanciamento para aquisição de diversos bens e serviços. A sede do grupo está na região Sul do Brasil, sendo que principais áreas de crédito são: Automóveis, Imóveis e Transferências.
O consórcio funciona basicamente com um grupo de pessoas que se une para contribuir mensalmente com valores determinados, formando um fundo comum. Mensalmente, ocorrem assembleias onde os participantes são contemplados por sorteio ou lance, recebendo uma carta de crédito para adquirir o bem desejado.
Desafios de negócios
Parceiro de longa data, a administradora já utilizava Pipefy em suas operações de crédito pós-contemplação do consórcio nas áreas de imóveis, automóveis e atendimento. No entanto, a unidade enfrentava grandes desafios para escalar devido à alta carga de trabalho manual, ausência de automação inteligente e dificuldades de integração com parceiros estratégicos. Entre os principais desafios, estavam:
- Dificuldade na escalabilidade dos processos: a administradora recebe, em média, 433 pedidos de análise de crédito por mês, sendo que o tempo médio de análise total – entre idas e vindas de documentação – era de 3,5 dias por pedido.
- Processo manual e analógico de envio de documentos: o envio de documentos era feito de forma manual, sendo que os cliente precisavam ir até a sede ou mandar os documentos via correio, ou via e-mail.
- Ausência de uma ferramenta efetiva de segurança: o risco de fraudes no segmento de crédito é muito alto, com a necessidade de confirmação da identidade do cliente, principalmente via reconhecimento facial.
- Subaproveitamento da equipe: a equipe perdia muito tempo em processos manuais e analógicos, coletando e conferindo documentos e dedicando pouco tempo ao trabalho estratégico de crédito.
- Falta de uma solução centralizada para controle de tarefas e documentos: a administradora carecia de uma ferramenta eficiente para monitorar e otimizar os fluxos de trabalho. Além disso, os documentos ficavam armazenados em caixas, ocupando espaço físico na sede e correndo risco de perdas.
- Consulta manual de score de crédito: os gerentes consultavam caso a caso o score de nos birôs de crédito, gerando um acúmulo de funções e um gasto considerável de tempo.
Por que a administradora de escolheu o Pipefy
A administradora buscava no mercado uma solução que melhorasse a segurança e pudesse digitalizar e escalar os processos de crédito com inteligência. Os principais objetivos com a adoção da solução são:
- Automatizar a análise documental, otimizando o tempo de resposta;
- Reduzir o risco de fraudes por meio de ferramentas de validação de identidade (KYC/KYP);
- Centralizar o controle de documentos e tarefas em uma única interface;
- Estruturar uma esteira de crédito inteligente, com dados integrados e agentes de AI para decisões mais assertivas;
- Possibilidade de integração com parceiros estratégicos como Serasa Experian, Boa Vista, Caf, Docket e BigDataCorp.
Implementação
A implementação do Pipefy na administradora de consórcios surgiu a partir de uma necessidade específica identificada no setor de Operações – que é o pós-venda da carta de consórcio: havia a necessodade de de sair do analógico para uma escala digital, aperfeiçoando o atendimento aos clientes. A sugestão de adoção da ferramenta veio do supervisor de área, que já conhecia o Pipefy de outros produtos e apresentou a solução internamente.
Uma vez que a solução foi escolhida, seguiram-se as seguintes fases de implementação:
1. Avaliação e mapeamento de dores
A primeira etapa envolveu a avaliação das necessidades da empresa com o time de Produto do Pipefy. Como administradora de consórcios já tinha outros produtos integrados com a plataforma desde 2022, a equipe de desenvolvimento do Pipefy pode construir o projeto sob medida e com orientação especializada para a companhia.
2. Planejamento e execução
O processo de implementação foi iniciado oficialmente em março de 2025, em uma conversa presencial para mapeamento de dores, e em menos de quinze dias, já foi apresentado um escopo do projeto. Todo o processo levou um pouco mais de um mês, sendo concluído no início de abril de 2025.
O engajamento estratégico entre time técnico e key stakeholders da administradora de consórcios e Pipefy, discutindo ideias e soluções, foi essencial para garantir a rapidez e a qualidade do desenvolvimento do projeto.
3. Entrega do projeto – Agentes de AI e integrações estratégicas
O Pipefy construiu cinco agentes de AI para esteira de crédito, com integrações de fornecedores estratégicos diretamente ao processo, para análise de score (Serasa Experian e Boa Vista), e soluções inteligentes de KYC/KYP (Conheça Seu Cliente/ Parceiro) e antifraude, com verificação de dados biométricos e dados enriquecidos (Caf);
A implementação dos agentes de AI administradora de consórcios foi considerada um sucesso, em um free trial assertivo com 100 testes biométricos que validaram rapidamente a eficiência da solução.
Saiba mais: As vantagens de integrar Agentes de IA para reduzir gargalos na esteira de crédito
Expectativas de resultados
Em fase final de implementação, a expectativa de uso do Pipefy pela administradora é bastante positiva. Os ganhos projetados e os primeiros impactos observados incluem:
- Redução significativa do SLA: redução no tempo de emissão da carta de crédito, que levava até 3 dias no cenário anterior. A partir do uso do Pipefy, a administradora espera diminuir esse tempo para aproximadamente 6 horas (em fase piloto), com meta de reduzir o tempo médio em 50%.
- Automação e escalabilidade: a empresa planeja eliminar gargalos operacionais por meio de agentes de AI e integrações, liberando tempo da equipe para análises mais estratégicas.
- Aumento da segurança: as soluções de validação biométrica e antifraude devem reduzir drasticamente riscos de fraudes e erros operacionais.
- Maior satisfação do cliente: com processos digitais, o cliente passará a ter autonomia e agilidade, enviando documentos online e recebendo retorno em minutos.
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