O gerenciamento de processos de negócios (ou BPM, de Business Process Management) existe há décadas, mas os avanços tecnológicos nesse tópico têm sido relativamente poucos e distantes entre si. Enquanto as diretrizes do BPM permaneceram intactas, as melhorias mais significativas em BPM ocorreram com a chegada dos softwares de gerenciamento e automação de processos.
Essas plataformas oferecem às empresas novas ferramentas para modelar, avaliar e otimizar seus processos, e ainda para descobrir novos ganhos de eficiência por meio das suas habilidades de automatizar processos e integrar-se a soluções já utilizadas.
Agora, a fusão do gerenciamento de processos com tecnologias de inteligência artificial como OpenAI e GPT-4 está transformando rapidamente a maneira como as empresas criam e gerenciam seus processos.
O que é Inteligência Artificial (IA)?
A Inteligência Artificial (IA) é uma disciplina que combina ciência da computação e dados a fim de resolver problemas complexos. A IA também se refere ao uso de machine learning, processamento de linguagem natural (PLN), aprendizado profundo e algoritmos para analisar dados e fazer previsões. A chamada IA generativa também pode aprender e replicar linguagens de código.
O uso da inteligência artificial explodiu nos últimos dois anos, mas tem recebido ainda mais atenção desde o início de 2023. Em março, a OpenAI lançou o GPT-4, um modelo multimodal de linguagem grande que substituiu a versão anterior, o GPT- 3.
Como seu antecessor, o GPT-4 “aprende” processando e analisando grandes quantidades de dados. Ele é capaz de gerar textos, produzir análises de dados, prever resultados e concluir uma série de operações complexas. Os usuários interagem com o modelo, escrevendo comandos em linguagem natural.
As soluções usando o GPT-4 são essencialmente ilimitadas. A tecnologia já está sendo amplamente empregada em chatbots, onde responde a consultas e entrega informações relevantes aos usuários. Casos de uso mais avançados incluem criação de conteúdo original, análise profunda de dados, análise preditiva, classificação de registros médicos e até mesmo a conclusão bem-sucedida de vários testes de aptidão.
Qual é o lugar da IA no gerenciamento de processos?
No gerenciamento de processos de negócios, a IA pode ser usada para criar, analisar, automatizar e otimizar processos e fluxos de trabalho. Essa tecnologia ajuda as empresas a melhorar a eficiência operacional e a montar processos simplificados.
Por exemplo, antes da introdução da IA no BPM, a maioria das equipes construía seus fluxos de trabalho criando manualmente mapas de processos que exigiam muito tempo e esforço. Agora, a IA pode fazer o trabalho pesado de construir todo um processo. Tudo o que os usuários precisam fazer é informar à IA qual processo eles precisam, quais dados precisam ser rastreados e quaisquer outras especificações. Então, a IA faz o resto.
Outra maneira pela qual a IA está impactando o gerenciamento de processos é por meio de sua capacidade de acelerar a análise de dados. Ela pode organizar e analisar volumes de dados muito rapidamente, o que economiza horas das equipes. Por sua vez, essa análise de dados mais rápida ajuda as empresas na tomada de melhores decisões táticas e estratégicas. A IA ajuda com uma melhor tomada de decisão ao:
- Mostrar tendências
- Fazer previsões
- Identificar causas para problemas
- Automatizar tarefas manuais
- Revelar a performance dos processos e das equipes
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Qual é o papel da IA no BPM?
O papel da IA no gerenciamento de processos é composto por três fatores principais: análise de dados, construção de processos e automação inteligente. A IA possui enorme potencial para auxiliar no gerenciamento de processos de negócios. Todos os usuários — incluindo líderes de negócios, gerentes de processos e profissionais — se beneficiam do seu uso.
Por exemplo, a IA pode ajudar os profissionais na criação de versões mais eficientes de um processo ou de um fluxo de trabalho com base em dados e parâmetros anteriores, definidos pelo próprio usuário. Pode ainda processar números rapidamente para gerar respostas a perguntas sobre eficiência ou desempenho, para que decisões possam ser tomadas com mais rapidez e confiança.
| Análise de dados | A IA analisa dados para ajudar os líderes e suas equipes na tomada de melhores decisões táticas e estratégicas. |
| Criação de processos | A IA cria novos processos e fluxos de trabalho com base em parâmetros e requisitos definidos pelos usuários. |
| Automação | A IA automatiza tarefas antes manuais para economizar tempo e esforço. |
Exemplos de usos da IA no BPM
As empresas usam a IA de várias maneiras. O uso dessa tecnologia no gerenciamento de processos de negócios geralmente está ligado ao aumento da eficiência e no melhor entendimento dos dados. Essas são prioridades para quase todas as equipes em todos os departamentos.
Veja alguns exemplos de como a IA pode ser aplicada no gerenciamento de processos para Financeiro, RH e Vendas:
Financeiro
Exemplos do uso de IA para processos relacionados a finanças incluem compras, contas a pagar, contas a receber e reembolso de despesas. A IA pode ajudar essas equipes a honrar prazos, evitando pagamentos atrasados e multas, e pode fornecer uma análise aprofundada das informações financeiras, como a identificação de contas que correm o risco de se tornarem inadimplentes.
A IA ajuda essas equipes oferecendo visibilidade mais profunda sobre grandes volumes de dados, criando gráficos, automatizando ou estruturando fluxos de aprovação e fornecendo análises preditivas. A IA também torna mais fácil para as equipes de Financeiro focar em dados específicos e modificar seus fluxos de trabalho e processos conforme necessário, sem precisar enviar solicitações à equipe de TI para que cada um desses ajustes seja feito.
Casos de uso comuns da IA em processos financeiros incluem:
- Detecção de fraudes
- Chatbots de serviços
- Gestão de riscos
- Avaliação de crédito
- Análise de documentos
- Seleção e avaliação de fornecedores
- Previsão de demanda
- Análise de gastos
- Automação de tarefas como processamento, reconciliação e aprovação de notas fiscais.
RH
A inteligência artificial apoia as equipes de RH aumentando a objetividade, melhorando a experiência dos funcionários e ajudando a responder perguntas complexas, como quando (e quanto) o salário de um funcionário deveria aumentar.
As negociações salariais são um bom exemplo. Normalmente, as equipes de remuneração contam com uma vasta gama de dados de planilhas e certo julgamento subjetivo para determinar quanto oferecer a um novo contratado. A IA pode consolidar muitos outros dados, como desempenho, senioridade, orçamento e tendências de mercado para ajudar um gerente a preparar uma oferta justa, mas competitiva.
Outros casos de uso de IA no gerenciamento de processos incluem:
- Recrutamento
- Seleção de candidatos
- Onboarding de colaboradores
- Personalização de jornadas profissionais
- Organização de dados não estruturados
- Automação de tarefas administrativas manuais
- Identificação e antecipação de pontos de fricção
- Responder a perguntas comuns de colaboradores
- Permitir ao RH mais tempo de qualidade com candidatos e colaboradores
Vendas
Outro exemplo do uso de IA no gerenciamento de processos é o caso dos fluxos de Vendas. Os processos de vendas são notoriamente complexos e fragmentados, e isso se deve a variáveis relacionadas a cada prospect e a cada membro da equipe de Vendas. A IA ajuda as equipes a melhorar a consistência e a eficácia de seus processos, automatizando vários aspectos do processo de vendas e dando às equipes mais tempo para focar nos clientes.
A IA também ajuda as equipes de Vendas recomendando o canal mais eficaz para alcançar um cliente em potencial, sugerindo prováveis oportunidades de upsell e priorizando leads. Outros usos da IA no processo de vendas incluem:
- Pontuação de leads
- Elaboração de conteúdo para emails
- Automatização de tarefas administrativas
- Ajudando prospects ao fornecer informações por meio de chatbots
- Personalizando jornadas do cliente
Outros processos que se beneficiam da IA
A IA pode ser aplicada a qualquer tipo de processo de negócios. Isso inclui os processos principais e de suporte (backoffice), bem como os processos de cauda longa (longtail) ou ad hoc que inevitavelmente surgem à medida que as necessidades de negócios e as soluções tecnológicas mudam.
Aqui estão alguns exemplos de processos de negócios que podem ser melhorados com IA:
| Processos principais | Produção Marketing Atendimento Atendimento ao Cliente Desenvolvimento de Produto |
| Processos de suporte | Gerenciamento de solicitações Chamados de TI Procure-to-pay (processo que une compras e pagamento) Recrutamento Gestão de facilities |
| Processos de cauda longa (longtail) | Revisão de contratos Gestão de documentos Gerenciamento de fornecedores Aprovação de fornecedores Solicitações de novos funcionários Gestão de frota Solicitações de orçamento para projetos especiais |
Como usar AI para gerenciar processos
Equipes que pretendem aplicar a Inteligência Artificial em seus processos precisarão adicionar uma ferramenta de IA às suas soluções tecnologias. A ferramenta certa dependerá de vários fatores, incluindo sua capacidade de integração com plataformas e sistemas já existentes, além do nível de conhecimento de código necessário para a sua implementação.
Ferramentas no-code como Pipefy AI ajudam times a construir, automatizar e otimizar seus processos e fluxos de trabalho rapidamente, sem demandar qualquer conhecimento prévio em programação ou mesmo em IA. Os usuários precisam simplesmente descrever à IA no chat o que eles precisam, e a Pipefy AI faz todo o resto.
O time de TI tem um papel importante na seleção e implementação de qualquer ferramenta de IA, e a avaliação deles recai sobre fatores como segurança, custos, integrações, dificuldade de implementação e ROI (Retorno sobre Investimento). Para a maioria das equipes, a melhor maneira de começar é entender o valor que a IA pode agregar aos seus processos atuais, garantir o alinhamento com gerentes e líderes e colaborar com o time de TI para encontrar a solução que melhor atende suas necessidades.
