Pipefy, Trello, Asana e Jira: Quais as diferenças e semelhanças?

Gustavo Sumares

Há diversas ferramentas no mercado que prometem aumentar sua produtividade no trabalho. Pipefy, Trello, Asana e Jira são algumas delas. Mas embora elas compartilhem esse objetivo, também têm uma série de diferenças entre si que podem fazer com que uma ou outra seja a mais indicada para cada tipo de situação. 

O Pipefy, por sua vez, se destaca pela sua versatilidade: ele consegue se adaptar às rotinas de trabalho de times de qualquer tamanho, departamento ou indústria. Neste artigo, vamos comparar o Pipefy a outras plataformas que costumam ser citadas como alternativas, destacando as semelhanças e diferenças entre elas.

O que é o Pipefy

O Pipefy é um software de gestão de processos focado em otimizar a colaboração entre equipes de todas as áreas. Isso significa que ele ajuda a gerenciar não apenas um ou outro fluxo de trabalho, mas toda a cadeia de tarefas e pessoas que cria valor em um negócio. Com isso, Pipefy ajuda empresas de todos os portes a trabalhar de maneira mais inteligente, automatizando tarefas manuais repetitivas, dando mais visibilidade ao fluxo de trabalhos e liberando tempo para o time se dedicar a atividades mais sofisticadas. 

A plataforma faz isso de diversas maneiras: ajudando os negócios a mapearem processos, automatizando o envio de emails e integrando-se com diversos outros softwares. Clientes externos também podem usar o Pipefy, mesmo sem ter uma conta, para realizar solicitações e acompanhar o status delas. 

Como o Pipefy foi pensado para cidadãos desenvolvedores, ele pode ser facilmente customizado, mesmo por pessoas sem qualquer conhecimento de programação. E conta com uma interface simples e intuitiva, que torna fácil mapear e otimizar processos de qualquer departamento: desde RH e Financeiro até Vendas, Jurídico, Atendimento ao Cliente e muito mais. Ao mesmo tempo, ele oferece uma API para que profissionais de TI possam ampliar ainda mais suas capacidades.

Veja a seguir em quais pontos ele difere (e em quais ele se aproxima) de outras soluções que ocupam espaço parecido no mercado: 

Trello

O Trello é um software de gerenciamento de projetos e tarefas. A empresa por trás da plataforma foi fundada em 2011, mas foi comprada em 2017 pela Atlassian, a mesma organização responsável pelo Jira. O Trello não é especializado em uma área ou departamento. Ele foi criado de maneira a se adaptar ao máximo possível de tarefas e projetos.

Projetos no Trello são mostrados na forma de uma visualização Kanban. Tarefas são representadas por cartõezinhos coloridos semelhantes a post-its com informações, chamados de cards. Os cards avançam desde a primeira coluna da esquerda até a última da direita, e cada coluna vertical representa uma fase dentro do projeto. Essa metodologia é simples de compreender, fácil de visualizar e se adapta bem a muitos casos de uso diferentes. 

Semelhanças

Assim como o Trello, o Pipefy também tem uma visualização Kanban disponível. E assim como o Trello, o Pipefy também usa cards que se movem da esquerda para a direita nessa visualização (embora os cards do Pipefy possam representar muito mais do que tarefas). 

O Pipefy também se assemelha ao Trello em termos de flexibilidade, e pode ser usado em qualquer tipo de processo, de qualquer área ou departamento. Ambos têm capacidade de se integrar a outros softwares, de maneira a expandir suas possibilidades de uso. 

Diferenças entre Pipefy e Trello

O Pipefy é uma plataforma de gestão de processos, não apenas de tarefas ou projetos. Cada processo pode incluir muitas tarefas e projetos. Ele também pode ser usado para gerenciar projetos ou tarefas, mas tem muitos outros recursos que podem ajudar empresas a ir além. Um deles é a criação de relatórios que permitem analisara eficiência de seu processo, e identificar quais tarefas levam mais tempo e quais pessoas estão entregando mais. 

Além disso, o Pipefy também permite automatizar o envio de emails em diversas etapas dos processos. Você pode avisar clientes automaticamente quando suas demandas forem concluídas, ou enviar emails a gestores sempre que a aprovação deles for necessária. Finalmente, o Pipefy também inclui bases de dados nas quais é possível armazenar informações essenciais sobre seus processos — desde contatos de fornecedores até endereços de clientes. 

Resumindo:

  • Trello é um software de gestão de tarefas e projetos, enquanto Pipefy é um software de gestão de processos (que podem incluir muitas tarefas e projetos);
  • Ambos oferecem visualização Kanban e se adequam às necessidades de diversas áreas;
  • Pipefy oferece automação de envio de emails;
  • Pipefy permite que clientes externos acompanhem o status de suas solicitações;
  • Pipefy inclui bases de dados para armazenar informações essenciais para os processos;
  • É possível extrair relatórios com Pipefy para visualizar dados do processo, identificar gargalos e avaliar sua produtividade. 

Asana

O Asana é um programa de gestão de tarefas e projetos para equipes de pequeno e médio porte. A empresa responsável pelo software foi fundada em 2008. Seu foco é na colaboração em projetos: cada time pode criar um projeto, depois associar tarefas a esse projeto, atribuindo responsabilidades. Nesse sentido, também é uma ferramenta de gestão de equipes. 

Ele é popular entre times de Marketing, Design, Vendas e RH, entre outros. Um de seus destaques é a interface atraente, o que lhe garante simplicidade de uso e ajuda times a aproveitar mais rapidamente os benefícios que ele oferece. Permite ainda visualizar as tarefas da equipe em forma de lista ou de calendário, segundo os prazos de cada uma. 

Semelhanças

O Pipefy também tem foco na colaboração em equipes — ou mesmo entre equipes, nos casos de processos mais sofisticados. E assim como o Asana, o Pipefy tem o objetivo de se adequar ao máximo possível de casos de uso diferentes. 

Embora o foco do Pipefy não seja a gestão de equipes, ele também oferece uma série de ferramentas que permitem identificar gargalos e avaliar o desempenho individual de cada membro. E também é possível visualizar tarefas em calendários no Pipefy.

Diferenças entre Pipefy e Asana

Diferentemente do Asana, que foca na gestão de projetos e tarefas, o Pipefy é um software de gestão de processos de negócio. Esses processos podem incluir diversos projetos e tarefas, e é possível gerenciar todos com o Pipefy, mas também é possível usar o Pipefy para fazer mais. Por exemplo, é possível criar regras para garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com um padrão, e criar automações para eliminar trabalhos repetitivos. 

Outro recurso do Pipefy que pode ajudar equipes são as bases de dados, nas quais é possível catalogar informações importantes para cada processo. Por ter recursos mais sofisticados, o Pipefy pode não ser tão simples de customizar, mas ele tem mais flexibilidade para equipes e processos de diferentes áreas. Além disso, o Pipefy também é capaz de gerar relatórios de maneira independente, sem precisar de integração com o Google Sheets. 

Resumindo:

  • Asana é um software de gestão de tarefas, projetos e equipes, enquanto Pipefy é um software de gestão de processos (que podem incluir muitas tarefas e projetos);
  • Ambos oferecem visualização de calendário e se adequam às necessidades de diversas áreas;
  • Ambos têm uma série de funcionalidades voltadas para a gestão de equipes; 
  • Pipefy tem bases de dados que permitem armazenar (e usar) dados importantes para os processos;
  • Pipefy facilita a automação de tarefas repetitivas;
  • Com as regras do Pipefy, é possível determinar padrões de execução para cara tarefa;
  • Pipefy oferece mais flexibilidade para se adaptar a processos e equipes diferentes. 

Jira

O Jira é um software de gestão de processos desenvolvido originalmente pela Atlassian. Fundada em 2002, a empresa desenhou o Jira primeiramente como uma ferramenta de rastreamento de bugs. Quando esse mercado começou a decair, a plataforma foi redirecionada para apoiar equipes de desenvolvimento de software com diversas metodologias, especialmente em projetos agile

Por esse motivo, ainda é entre equipes de desenvolvimento que o Jira é mais comum. Embora agile seja a metodologia na qual o software focou inicialmente, hoje ele se adapta a diversas outras. Em todo caso, ele é uma plataforma bastante abrangente e complexa — o que pode não ser bom em alguns casos. 

Semelhanças

Assim como o Pipefy, o Jira é focado na gestão de processos. Os dois programas buscam dar mais eficiência e visibilidade a fluxos de trabalho que envolvem muitas pessoas. Com essa finalidade, ambos oferecem uma série de automações e integrações que possibilitam eliminar tarefas repetitivas da rotina das equipes.  

Diferenças entre Pipefy e Jira

O Jira foi originalmente pensado para times de desenvolvimento de software, e até hoje é usado para essa finalidade com frequência. O Pipefy, por sua vez, foi criado para atender a qualquer equipe: isso significa que seu time de TI poderá aproveitá-lo tanto quanto seus departamentos Financeiro e de Recursos Humanos, por exemplo. 

Por ter sido desenvolvido para esse amplo público, o Pipefy também tem uma interface mais fácil de usar. Também por isso, ele oferece mais opções de customização: cada fase de cada processo pode ser adaptada às necessidades de cada equipe. Para times que interagem bastante com clientes externos (como Vendas ou Atendimento ao Cliente), o Pipefy também facilita o acesso desses clientes a informações importantes localizadas na plataforma.

Resumindo:

  • Jira e Pipefy são softwares de gestão de processos;
  • Jira foi criado para gerir o desenvolvimento de softwares, enquanto Pipefy foi pensado para se adaptar a qualquer processo;
  • Pipefy tem usabilidade mais simples e interface mais clara;
  • Pipefy oferece mais opções de customização dos processos;
  • Clientes externos podem acompanhar o status de suas demandas com Pipefy.

Resumindo: qual é a melhor opção para cada caso?

A principal diferença entre as soluções mencionadas acima é que Asana e Trello são mais indicadas para gerenciar tarefas ou projetos, ao passo que Pipefy e Jira conseguem também gerenciar processos, que são mais abrangentes. Também é possível usar o Pipefy para gerir um projeto ou fluxo de trabalho específico, mas essa plataforma é capaz de muito mais. 

O Jira começou como um programa voltado para desenvolvedores de software, e ainda guarda um pouco disso em seu design. O Asana é mais comumente usado por equipes de Marketing e Design, embora atenda outros casos também. Trello e Pipefy, nesse aspecto, são as duas soluções que se adaptam melhor a mais casos de uso diferentes. 

Um aspecto do Asana que pode ser interessante é que ele tem uma série de recursos voltados para a gestão de equipes. Times de tamanho pequeno ou médio podem se beneficiar desses recursos, que facilitam a comunicação e permitem avaliar performance. O Pipefy também oferece uma série de ferramentas nesse sentido, como os relatórios e a automação de emails. 

Se você ainda estiver na dúvida, pode ser interessante experimentar o Pipefy de graça para ver como ele pode ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência. Crie sua conta e comece agora a automatizar seus processos.

Escrito por
Gustavo Sumares

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