Pipefy, Trello, Asana e Jira: Quais as diferenças e semelhanças?

Gustavo Sumares

Há diversas ferramentas no mercado que prometem aumentar sua produtividade no trabalho. Pipefy, Trello, Asana e Jira são algumas delas. Mas embora elas compartilhem esse objetivo, também têm uma série de diferenças entre si que podem fazer com que uma ou outra seja a mais indicada para cada tipo de situação. 

O Pipefy, por sua vez, se destaca pela sua versatilidade: ele consegue se adaptar às rotinas de trabalho de times de qualquer tamanho, departamento ou indústria. Neste artigo, vamos comparar o Pipefy a outras plataformas que costumam ser citadas como alternativas, destacando as semelhanças e diferenças entre elas.

O que é o Pipefy

O Pipefy é um software de gestão de processos focado em otimizar a colaboração entre equipes de todas as áreas. Isso significa que ele ajuda a gerenciar não apenas um ou outro fluxo de trabalho, mas toda a cadeia de tarefas e pessoas que cria valor em um negócio. Com isso, Pipefy ajuda empresas de todos os portes a trabalhar de maneira mais inteligente, automatizando tarefas manuais repetitivas, dando mais visibilidade ao fluxo de trabalhos e liberando tempo para o time se dedicar a atividades mais sofisticadas. 

A plataforma faz isso de diversas maneiras: ajudando os negócios a mapearem processos, automatizando o envio de emails e integrando-se com diversos outros softwares. Clientes externos também podem usar o Pipefy, mesmo sem ter uma conta, para realizar solicitações e acompanhar o status delas. 

Como o Pipefy foi pensado para cidadãos desenvolvedores, ele pode ser facilmente customizado, mesmo por pessoas sem qualquer conhecimento de programação. E conta com uma interface simples e intuitiva, que torna fácil mapear e otimizar processos de qualquer departamento: desde RH e Financeiro até Vendas, Jurídico, Atendimento ao Cliente e muito mais. Ao mesmo tempo, ele oferece uma API para que profissionais de TI possam ampliar ainda mais suas capacidades.

Veja a seguir em quais pontos ele difere (e em quais ele se aproxima) de outras soluções que ocupam espaço parecido no mercado: 

Trello

O Trello é um software de gerenciamento de projetos e tarefas. A empresa por trás da plataforma foi fundada em 2011, mas foi comprada em 2017 pela Atlassian, a mesma organização responsável pelo Jira. O Trello não é especializado em uma área ou departamento. Ele foi criado de maneira a se adaptar ao máximo possível de tarefas e projetos.

Projetos no Trello são mostrados na forma de uma visualização Kanban. Tarefas são representadas por cartõezinhos coloridos semelhantes a post-its com informações, chamados de cards. Os cards avançam desde a primeira coluna da esquerda até a última da direita, e cada coluna vertical representa uma fase dentro do projeto. Essa metodologia é simples de compreender, fácil de visualizar e se adapta bem a muitos casos de uso diferentes. 

Semelhanças

Assim como o Trello, o Pipefy também tem uma visualização Kanban disponível. E assim como o Trello, o Pipefy também usa cards que se movem da esquerda para a direita nessa visualização (embora os cards do Pipefy possam representar muito mais do que tarefas). 

O Pipefy também se assemelha ao Trello em termos de flexibilidade, e pode ser usado em qualquer tipo de processo, de qualquer área ou departamento. Ambos têm capacidade de se integrar a outros softwares, de maneira a expandir suas possibilidades de uso. 

Diferenças entre Pipefy e Trello

O Pipefy é uma plataforma de gestão de processos, não apenas de tarefas ou projetos. Cada processo pode incluir muitas tarefas e projetos. Ele também pode ser usado para gerenciar projetos ou tarefas, mas tem muitos outros recursos que podem ajudar empresas a ir além. Um deles é a criação de relatórios que permitem analisara eficiência de seu processo, e identificar quais tarefas levam mais tempo e quais pessoas estão entregando mais. 

Além disso, o Pipefy também permite automatizar o envio de emails em diversas etapas dos processos. Você pode avisar clientes automaticamente quando suas demandas forem concluídas, ou enviar emails a gestores sempre que a aprovação deles for necessária. Finalmente, o Pipefy também inclui bases de dados nas quais é possível armazenar informações essenciais sobre seus processos — desde contatos de fornecedores até endereços de clientes. 

Resumindo:

  • Trello é um software de gestão de tarefas e projetos, enquanto Pipefy é um software de gestão de processos (que podem incluir muitas tarefas e projetos);
  • Ambos oferecem visualização Kanban e se adequam às necessidades de diversas áreas;
  • Pipefy oferece automação de envio de emails;
  • Pipefy permite que clientes externos acompanhem o status de suas solicitações;
  • Pipefy inclui bases de dados para armazenar informações essenciais para os processos;
  • É possível extrair relatórios com Pipefy para visualizar dados do processo, identificar gargalos e avaliar sua produtividade. 

Asana

O Asana é um programa de gestão de tarefas e projetos para equipes de pequeno e médio porte. A empresa responsável pelo software foi fundada em 2008. Seu foco é na colaboração em projetos: cada time pode criar um projeto, depois associar tarefas a esse projeto, atribuindo responsabilidades. Nesse sentido, também é uma ferramenta de gestão de equipes. 

Ele é popular entre times de Marketing, Design, Vendas e RH, entre outros. Um de seus destaques é a interface atraente, o que lhe garante simplicidade de uso e ajuda times a aproveitar mais rapidamente os benefícios que ele oferece. Permite ainda visualizar as tarefas da equipe em forma de lista ou de calendário, segundo os prazos de cada uma. 

Semelhanças

O Pipefy também tem foco na colaboração em equipes — ou mesmo entre equipes, nos casos de processos mais sofisticados. E assim como o Asana, o Pipefy tem o objetivo de se adequar ao máximo possível de casos de uso diferentes. 

Embora o foco do Pipefy não seja a gestão de equipes, ele também oferece uma série de ferramentas que permitem identificar gargalos e avaliar o desempenho individual de cada membro. E também é possível visualizar tarefas em calendários no Pipefy.

Diferenças entre Pipefy e Asana

Diferentemente do Asana, que foca na gestão de projetos e tarefas, o Pipefy é um software de gestão de processos de negócio. Esses processos podem incluir diversos projetos e tarefas, e é possível gerenciar todos com o Pipefy, mas também é possível usar o Pipefy para fazer mais. Por exemplo, é possível criar regras para garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com um padrão, e criar automações para eliminar trabalhos repetitivos. 

Outro recurso do Pipefy que pode ajudar equipes são as bases de dados, nas quais é possível catalogar informações importantes para cada processo. Por ter recursos mais sofisticados, o Pipefy pode não ser tão simples de customizar, mas ele tem mais flexibilidade para equipes e processos de diferentes áreas. Além disso, o Pipefy também é capaz de gerar relatórios de maneira independente, sem precisar de integração com o Google Sheets. 

Resumindo:

  • Asana é um software de gestão de tarefas, projetos e equipes, enquanto Pipefy é um software de gestão de processos (que podem incluir muitas tarefas e projetos);
  • Ambos oferecem visualização de calendário e se adequam às necessidades de diversas áreas;
  • Ambos têm uma série de funcionalidades voltadas para a gestão de equipes; 
  • Pipefy tem bases de dados que permitem armazenar (e usar) dados importantes para os processos;
  • Pipefy facilita a automação de tarefas repetitivas;
  • Com as regras do Pipefy, é possível determinar padrões de execução para cara tarefa;
  • Pipefy oferece mais flexibilidade para se adaptar a processos e equipes diferentes. 

Jira

O Jira é um software de gestão de processos desenvolvido originalmente pela Atlassian. Fundada em 2002, a empresa desenhou o Jira primeiramente como uma ferramenta de rastreamento de bugs. Quando esse mercado começou a decair, a plataforma foi redirecionada para apoiar equipes de desenvolvimento de software com diversas metodologias, especialmente em projetos agile

Por esse motivo, ainda é entre equipes de desenvolvimento que o Jira é mais comum. Embora agile seja a metodologia na qual o software focou inicialmente, hoje ele se adapta a diversas outras. Em todo caso, ele é uma plataforma bastante abrangente e complexa — o que pode não ser bom em alguns casos. 

Semelhanças

Assim como o Pipefy, o Jira é focado na gestão de processos. Os dois programas buscam dar mais eficiência e visibilidade a fluxos de trabalho que envolvem muitas pessoas. Com essa finalidade, ambos oferecem uma série de automações e integrações que possibilitam eliminar tarefas repetitivas da rotina das equipes.  

Diferenças entre Pipefy e Jira

O Jira foi originalmente pensado para times de desenvolvimento de software, e até hoje é usado para essa finalidade com frequência. O Pipefy, por sua vez, foi criado para atender a qualquer equipe: isso significa que seu time de TI poderá aproveitá-lo tanto quanto seus departamentos Financeiro e de Recursos Humanos, por exemplo. 

Por ter sido desenvolvido para esse amplo público, o Pipefy também tem uma interface mais fácil de usar. Também por isso, ele oferece mais opções de customização: cada fase de cada processo pode ser adaptada às necessidades de cada equipe. Para times que interagem bastante com clientes externos (como Vendas ou Atendimento ao Cliente), o Pipefy também facilita o acesso desses clientes a informações importantes localizadas na plataforma.

Resumindo:

  • Jira e Pipefy são softwares de gestão de processos;
  • Jira foi criado para gerir o desenvolvimento de softwares, enquanto Pipefy foi pensado para se adaptar a qualquer processo;
  • Pipefy tem usabilidade mais simples e interface mais clara;
  • Pipefy oferece mais opções de customização dos processos;
  • Clientes externos podem acompanhar o status de suas demandas com Pipefy.

Resumindo: qual é a melhor opção para cada caso?

A principal diferença entre as soluções mencionadas acima é que Asana e Trello são mais indicadas para gerenciar tarefas ou projetos, ao passo que Pipefy e Jira conseguem também gerenciar processos, que são mais abrangentes. Também é possível usar o Pipefy para gerir um projeto ou fluxo de trabalho específico, mas essa plataforma é capaz de muito mais. 

O Jira começou como um programa voltado para desenvolvedores de software, e ainda guarda um pouco disso em seu design. O Asana é mais comumente usado por equipes de Marketing e Design, embora atenda outros casos também. Trello e Pipefy, nesse aspecto, são as duas soluções que se adaptam melhor a mais casos de uso diferentes. 

Um aspecto do Asana que pode ser interessante é que ele tem uma série de recursos voltados para a gestão de equipes. Times de tamanho pequeno ou médio podem se beneficiar desses recursos, que facilitam a comunicação e permitem avaliar performance. O Pipefy também oferece uma série de ferramentas nesse sentido, como os relatórios e a automação de emails. 

Se você ainda estiver na dúvida, pode ser interessante experimentar o Pipefy de graça para ver como ele pode ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência. Crie sua conta e comece agora a automatizar seus processos.

Escrito por
Gustavo Sumares
Former tech reporter, current Senior Writer at Pipefy. Constantly looking for ways to save time at work in all areas and activities, and sharing the most interesting finds.

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