Como o RH do James Delivery obteve um ROI de 134% em dois meses com Pipefy

James Delivery

James Delivery é uma plataforma que conecta consumidor, entregador e estabelecimento, realizando entregas de vários tipos de produtos a qualquer momento. Com a missão de facilitar e simplificar a vida das pessoas, expandiu de uma para 25 cidades brasileiras em 2019 e tem projeções ainda maiores para o ano de 2020.

134% de ROI (Retorno sobre Investimento) em 2 meses de uso

Feedbacks positivos de candidatos e novos colaboradores para os processos de recrutamento e onboarding

Desafios

Todos os processos eram feitos por meio de planilhas, pelo Excel. Muitas pessoas tinham acesso e, com tantos preenchendo e mexendo em uma planilha, informações importantes eram perdidas.

James Delivery é uma plataforma que conecta consumidor, entregador e estabelecimento, realizando entregas de vários tipos de produtos a qualquer momento. Startup em expansão a nível nacional, está presente em 25 cidades, com projeção de continuar crescendo rapidamente.

Com a pandemia e o isolamento social decorrente dela, a demanda por delivery aumentou muito e o James precisou expandir ainda mais. Crescer exige processos que proporcionem agilidade e uma comunicação rápida e clara entre as equipes; e, nesse sentido, o time de Recursos Humanos teve algumas dificuldades.

Milene Almeida, Business Partner da Área Comercial do James, que até pouco tempo trabalhava como Recrutadora da Área de Negócios, explica:

“Em 2019, o James cresceu exponencialmente. Fomos de 18 para 450 colaboradores. A equipe de RH era totalmente focada em recrutamento e os processos eram basicamente todos manuais. Precisávamos passar todas as informações para os envolvidos de outras equipes por email. Então, toda vez que novos ‘jamers’ entravam era uma correria atrás de pessoas e informações.”

Não existia uma padronização no processo de abertura de vagas e faltava integração com o Financeiro para aprovar essas solicitações.

Além disso, a pouca integração e comunicação entre as áreas responsáveis pela entrada de novos colaboradores deixava os processos de recrutamento e onboarding desordenados.

Segundo Milene:

“Nós, recrutadores, tínhamos que ficar atrás dos candidatos porque temos prazos muito curtos para envio da documentação. Se o novo ‘jamer’ não enviasse a documentação até certo dia e horário, não poderia começar na data esperada. Os gestores cobravam esse prazo da equipe de RH.”

Como a empresa cresce rapidamente, o número de vagas abertas e novos colaboradores é muito grande, dificultando ainda mais os processos.

“Toda semana entravam 35, 40 pessoas,” conta Milene. “O candidato às vezes enviava o CPF em um email, RG em outro e assim ia. Ficávamos sobrecarregados com uma quantidade muito grande de emails.”

Giovana Ferreira, Supervisora de Cultura e Desenvolvimento no James, iniciou como Recrutadora e responsável pelo onboarding de novos colaboradores. Ela conta que:

“Todos os processos eram feitos por meio de planilhas, pelo Excel. Muitas pessoas tinham acesso e, com tantos preenchendo e mexendo em uma planilha, informações importantes eram perdidas.”

Os processos manuais, a falta de visibilidade das tarefas e a dificuldade de comunicação com as outras equipes pressionava o time de Recursos Humanos.

Solução

Poder colocar o candidato no card, mover para contratação e as outras áreas serem automaticamente notificadas é uma melhora muito grande. Esse foi o mundo ideal que sonhamos para recrutamento e o que nos motivou a implementar o Pipefy.

Milene descobriu que o Pipefy estava sendo utilizado no James em outras áreas. Ela percebeu o potencial que a ferramenta tinha para facilitar seu trabalho e se comprometeu a implementá-la para os processos de recrutamento e onboarding.

“Sabia que o James ia continuar crescendo muito e precisávamos continuar a profissionalizar os processos”, diz Milene. “Poder colocar o candidato no card, mover para contratação e as outras áreas serem automaticamente notificadas é uma melhora muito grande. Não precisar correr atrás de candidatos e outros envolvidos facilita muito nosso trabalho. Esse foi o mundo ideal que sonhamos para recrutamento e o que nos motivou a implementar o Pipefy.”

As novas vagas passaram a ser solicitadas sempre da mesma forma, por meio de um formulário online padronizado, que contém todas as informações necessárias sem que o time precise correr atrás de novos dados. Essa solicitação segue, automaticamente, para o processo de aprovação do Financeiro.

Mesmo que, atualmente, em média 70 novos colaboradores iniciem no James todo mês, a experiência é tranquila para todos. Giovana explica:

“Os candidatos selecionados preenchem um formulário online e enviam toda a documentação diretamente para o departamento Financeiro, de uma só vez e em um só lugar. Um semana antes de iniciarem conosco, recebem nosso formulário de cultura, no qual contam alguns detalhes sobre eles. Informações como o que gostam de fazer no tempo livre, se têm alguma alergia ou restrição alimentar, entre outros pontos importantes que precisamos saber e nos ajudam a oferecer uma boa experiência de onboarding.”

A partir do momento que o Pipefy foi implementado no RH, outras áreas perceberam que funcionava muito bem. Assim, novos processos foram sendo incorporados e a integração entre as áreas melhorou muito. “O volume de trabalho que temos é muito grande para ter que parar toda vez para correr atrás de informar demandas e necessidades para as outras áreas”, diz Milene.

Resultados

A ferramenta é muito intuitiva, então foi fácil ensinar e permitir que outras pessoas começassem a utilizar também. Tem sido um avanço mês a mês que facilitou bastante nosso trabalho.

Apenas dois meses após a implementação do Pipefy, Milene e Giovana já percebiam diversas melhorias.

O time de recrutamento teve um ganho sensível na agilidade e eficiência de seus processos. Antes, todos os colaboradores do RH, entre 7 e 8 profissionais, estavam voltados para o recrutamento. Agora, o James Delivery tem menos recrutadores (3 plenos e 2 aprendizes), mesmo que o volume de vagas continue alto.

Isso permitiu que algumas pessoas do time pudessem ser transferidas para papéis mais estratégicos dentro da área e empresa. Milene e Giovana são exemplos disso.

Os maiores benefícios do Pipefy, de acordo com Milene, foram a “melhora na comunicação, de agilidade no processo e mais rapidez nos retornos. Todos sabem em que etapa o processo está e o time de RH não precisa ficar contatando várias pessoas o tempo todo.”

A visualização e comunicação dos processos e tarefas, possibilitados pelo Pipefy, permite acompanhar com facilidade em que etapa está a vaga que cada gestor requisitou.

“A qualidade dos nossos processos e do nosso dia a dia aumentou muito”, acrescenta Giovana. “Temos recebido muitos feedbacks positivos de candidatos. Implementamos uma avaliação de reação de onboarding e os elogios e as notas sempre são o máximo.”

“Até agora não recebi nenhuma crítica das pesquisas com os candidatos da área comercial”, Milene adiciona. “Todos elogiaram a rapidez e o quanto as informações foram completas. A ferramenta é muito intuitiva, então foi fácil ensinar e permitir que outras pessoas começassem a utilizar também. Conseguimos medir os resultados na qualidade e no quanto evoluímos comparando com o ano passado.”

Além disso, só nos dois primeiros meses após a implementação do Pipefy, o James Delivery conseguiu salvar cerca de 85 horas de trabalho por meio de automações do Pipefy. Isso resultou em um ROI (Retorno sobre Investimento) de 134% só considerando o tempo salvo.

A equipe conseguiu responder à alta demanda de contratações e onboarding de novos colaboradores, implementando processos organizados, integrados e automatizados. Ao mesmo tempo, as funcionalidades do Pipefy permitiram humanizar ainda mais os contatos com candidatos e novos ‘jamers’.

“Tudo que a gente tinha por planilha e o envio de informações por email para várias pessoas em cópia tem sido agora muito mais resumido e facilitado”, diz Giovana.“Hoje conseguimos fazer toda essa automação pelo Pipefy. Conseguimos enviar emails, fazer questionários e pesquisas. Assim, mantemos os candidatos e novos colaboradores mais próximos de nós. Com certeza, tem sido um sucesso.”