Como o Sistema FIEC automatizou 70 processos internos em 3 meses com o Pipefy
Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios. Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.” Débora Costa, Gerente de Planejamento
151% de Retorno sobre Investimento considerando tempo salvo com automação
70 workflows automatizados em 3 meses
O Sistema FIEC
O Sistema FIEC possui mais de 1300 colaboradores em todo o Ceará
A FIEC atende a indústria, mas também o público em geral, estudantes e sindicatos
A Federação das Indústrias do Estado do Ceará (FIEC) é composta por entidades ligadas ao desenvolvimento da indústria e à educação tecnológica. Criada em 1950, o Sistema FIEC faz parte da CNI (Confederação Nacional da Indústria) e tem o papel de fortalecer a indústria e incentivar o desenvolvimento socioeconômico do estado.
O SFIEC reúne a Federação da Indústria do Estado do Ceará (FIEC); o Serviço Social da Indústria (SESI); o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL) e possui mais de 1300 colaboradores em todo o estado do Ceará.
Além de atender setores da indústria, o SFIEC também atende o público em geral, pessoas físicas e jurídicas, além de estudantes e sindicatos ligados ao segmento no estado. Dessa forma, ajuda a alavancar a indústria e a inovação no Ceará.
Desafios
A Transformação Digital passou a ser uma diretriz da presidência
Existiam mais de 500 fluxos para serem revisados em toda a instituição
Time de TI sobrecarregado era um gargalo para melhorias de processo
Uma das nossas preocupações era tirar pessoas de funções manuais, que uma ferramenta de automação pode fazer por conta própria. Assim, elas poderiam focar em outras atividades mais estratégicas.
No início de 2020, a nova diretoria do SFIEC através de seu Presidente Ricardo Cavalcante, instituiu metas ousadas de crescimento e faturamento da instituição. Para apoiar esta expansão, o presidente percebeu a necessidade de promover uma transformação digital em todo o sistema.
Com o objetivo de padronizar e manter qualidade nesse processo de transformação digital, um dos focos foi otimizar e automatizar processos das áreas de suporte ao negócio. Com isso, um dos projetos que compõem o Programa de Transformação Digital do SFIEC é o PMO Back Office.
“Um projeto de transformação digital requer uma mudança de cultura dos colaboradores para aceitar e apoiar as mudanças. A implementação de ferramentas para dar agilidade à operação é essencial para isso. Não se pode inovar sem atribuir agilidade, fluidez e desburocratização aos processos existentes na instituição", diz Débora Costa, Gerente de Planejamento.
Alguns dos grandes desafios da equipe Planejamento e do Squad montado para executar o projeto eram as atividades manuais, retrabalhos, o tempo gasto nos processos e o excessivo uso de papel.
“Tendo a necessidade de aumento da receita, precisávamos ter um backoffice estruturado para atender às novas demandas que chegassem. Então procuramos um software de automação de processos para otimizar e melhorar cada vez mais nossa rotina de trabalho”, diz Isaac Maciel, Coordenador de Projetos e Processos.
“Uma das nossas preocupações era tirar pessoas de funções manuais, que uma ferramenta de automação pode fazer por conta própria. Assim, elas poderiam focar em outras atividades mais estratégicas e nós iríamos reduzir o tempo de entrega e tornar o processo mais fluido”, comenta Maciel.
Na época, o time utilizava um software de workflow, mas este não atendia todas as demandas, pois ainda havia dependência de uma equipe de TI para poder operá-lo. O time de TI recebia muitas solicitações alinhadas a outros objetivos de diversos departamentos da FIEC. Isto fazia com que os tickets demorassem semanas ou até meses para serem priorizados.
Solução
Consultoria com a Profectum, empresa parceira da Pipefy
Fluxo de solicitações internas centralizado e automatizado
BackOffice com autonomia para automatizar processos
Sabíamos que automatizar os processos de BackOffice do SFIEC impactaria diretamente na capacidade da instituição em gerar mais negócios.
O primeiro passo da Transformação Digital na área de Planejamento foi a utilização de métodos ágeis para conduzir a execução do projeto. Desta forma ficou mais fácil detalhar os processos e dividi-los em sprints de trabalho para focar nas otimizações propostas. Em 10 semanas, a equipe pôde entender o que poderia ou não ser automatizado por meio do projeto de BackOffice.
“Nós precisávamos de uma ferramenta no-code que oferecesse mais autonomia e agilidade para a equipe de analistas de negócios”, diz Débora Costa, Gerente de Planejamento. “Assim, poderíamos fazer as automações de acordo com a demanda.”
Foi assim que as Gerências de Planejamento de TI puderam contar com o apoio da Profectum, parceira da Pipefy, para apresentar a ferramenta e trazer o know-how para implementá-la na operação.
“Sabíamos que automatizar os processos de BackOffice do Sistema FIEC impactaria diretamente na capacidade da instituição em gerar mais negócios. Nós priorizamos fluxos com maior impacto dentro da organização”, diz Lucas Barros, CEO da Profectum.
Um exemplo de sucesso foi o processo de vistoria da frota de carros. Antes do Pipefy, o fluxo era gerenciado por papel, sendo suscetível a erros operacionais e baixo controle. Hoje, o processo foi automatizado e a verificação da frota veicular é feita por meio de tablets, gerando uma melhor experiência para o usuário e um maior direcionamento para as tomadas de decisões.
“Qualquer dano no veículo é identificado por fotos dentro da plataforma. Com o Pipefy, ficou mais fácil e rápido visualizar todos esses dados, centralizando em um local só e gerando relatórios e painéis de controle”, explica Maciel.
Outro exemplo é o fluxo de solicitações de benefícios Vale Refeição e Vale Alimentação. Antes do Pipefy, as solicitações para os 1300 colaboradores eram manuais, por meio do preenchimento de formulários em papel. Com o Pipefy foi criado um fluxo de solicitações de VA e VR solicitações de RH disponíveis na intranet da instituição para acesso de todos os colaboradores. Assim, não é necessário que haja interação manual do usuário nesse processo.
Resultados
70 processos automatizados em 3 meses
ROI de 151%
Mais de 200 pessoas foram envolvidas nesta primeira etapa do PMO Back Office
Movimentação de funcionários para funções mais estratégicas
O desafio era encontrar uma ferramenta que permitisse criar tecnologia fora da área de tecnologia. Isso nos permitiu dar autonomia para que as áreas pudessem colocar em prática as automações.
Além do empoderamento dos usuários finais para automatizar o sistema de acordo com suas necessidades, o uso do Pipefy trouxe diversas melhorias, como otimização do tempo dos colaboradores, maior controle dos processos e redução de retrabalho.
“As pessoas precisam estar no centro dessa transformação digital. O projeto teve muita gente envolvida e garantir a capacitação dos colaboradores em metodologia ágil tem sido essencial para o sucesso. O Pipefy nos ajudou com isso.” Sampaio Filho, Diretor de Inovação.
Como resultado da alta quantidade de processos automatizados, o SFIEC atingiu um ROI (retorno sobre investimento) de 151%, contando apenas horas salvas com a automatização de processos.
“Tivemos ótimos resultados durante o projeto, mas considero o principal deles a automatização de 70 processos de BackOffice em três meses de implementação. É um número expressivo para uma instituição do porte da FIEC”, diz Lucas Barros, CEO da Profectum.
Após a implementação no RH e nos setores de negócios, vários outros departamentos da FIEC começaram a ser impactados positivamente por estas mudanças, como o Jurídico, a Contabilidade, Suprimentos, Financeiro, Engenharia, Secretaria Acadêmica e a própria área de Planejamento
“A aceitação tem sido muito positiva, pois é possível visualizar melhorias para o próprio trabalho e os fluxos de processos. Com o método que utilizamos para a implementação da ferramenta, conseguimos envolver mais de 200 pessoas diretamente atuando na otimização e automação”, explica Débora Costa.
Como a transformação digital é uma meta institucional apoiada pela atual presidência, uma das metas do projeto de BackOffice é disseminar o uso do Pipefy por diversas áreas do Sistema FIEC. E o melhor: sem depender de conhecimentos técnicos para configurar a plataforma.
“Dentro da nossa ambição digital, o desafio era encontrar uma ferramenta que permitisse criar tecnologia fora da área de tecnologia. Isso nos permitiu dar autonomia para que as áreas pudessem colocar em prática as automações e provocar mais engajamento do time de negócios. Isso é apenas o início da transformação” afirma Tadeu Leandro, Gerente de Tecnologia.
Próximos Passos
Para aumentar a eficiência de uma operação tão grande, o uso do Pipefy está em constante implementação em outros setores do SFIEC.
“O objetivo, desde o início, era gerar resultados rápidos. Só assim seria possível mostrar valor para todos os funcionários da instituição e estimular a onda de mudança”, comenta Lucas Barros. “Com esse primeiro desafio superado, sabíamos que o projeto de transformação digital ganharia toda a instituição”, completa.
As primeiras áreas implementadas já mostraram uma boa aceitação da plataforma e a expectativa é que a plataforma chegue até todas as unidades de negócio do SFIEC.
“Por conta da boa experiência do usuário com o Pipefy, todos compraram a ideia de utilizar a ferramenta, e agora até dizemos ‘Você precisa criar um Pipe para isso’ quando são percebidos novos entraves em processos do cotidiano”, afirma Isaac Maciel.
Além da expansão de uso, a segunda etapa do projeto também visa aumentar a eficiência por meio de integração entre ferramentas. Com auxílio da Profectum, o time do SFIEC tem a meta de integrar o Pipefy com cerca de 15 ferramentas durante o ano de 2021.