Por que seu ERP não impede falhas em seus processos financeiros?

Sinal vermelho dos processos financeiros em ERP

Erros em processos financeiros geram impacto imediato nos negócios. Por isso, normalmente, as empresas investem em sistemas integrados de gestão, os ERPs, acreditando que será o suficiente para que os procedimentos ocorram de forma eficiente e estruturada.

Contudo, mesmo com sistemas robustos como SAP, Oracle, Sage, contas ainda deixam de ser pagas, gerando juros; recebíveis deixam de ser cobrados, impactando o fluxo de caixa; fluxos de aprovação nem sempre são seguidos, gerando retrabalho; e clientes internos e externos ficam insatisfeitos com a demora ou a falta de retorno às suas solicitações financeiras.

Por que todos esses problemas acontecem, mesmo com um ERP?

Converso com cerca de 15 gestores por semana, entendendo seus processos para avaliarmos juntos se o Pipefy pode atendê-los em suas necessidades; na maioria dos casos, ouvimos algum desses problemas:

1. Descentralização no recebimento das solicitações 

Nem sempre o solicitante tem acesso ao sistema. Muitas vezes as solicitações chegam por email e de outras formas como em reuniões, por canais de mensagens internas, telefone etc. Nisso, algumas solicitações podem passar batidas e, mesmo que não passem, podem provocar a demanda por trabalho manual de alguém do financeiro que precisará adicionar a informação no sistema.

Descentralização no recebimento de solicitações no ERP

2. Falta de padrão no recebimento da solicitação 

Nem todas as informações necessárias para o início do processo são enviadas. Essa volta para solicitar a informação faltante gera desperdício de tempo, e é outro gargalo. Há alguns ERPs que oferecem sim colaboração externa, mas não permitem customização dos campos necessários referentes às informações obrigatórias. Ou até permitem customização, mas é extremamente caro, o que inviabiliza essa personalização.

3. O controle paralelo em planilhas ainda é necessário

Sabemos que muitas vezes as equipes ainda usam planilhas para obter melhor visibilidade do status e das etapas. O ERP, muitas vezes, não oferece visão geral do workflow e, assim como destaquei anteriormente, quando permite, pode custar caro demais. Isso porque a planilha é suscetível a falhas de preenchimento: fórmulas, textos, valores.

Planilhas ainda são necessárias em processos financeiros ERP

4. Falta de histórico/log de atividades e documentos 

Não há qualquer controle sobre as informações do processo: cotações, aprovações, responsáveis, datas etc. Desse modo, os gestores não sabem quem completou cada etapa. E quando há um processo de auditoria, esse problema fica ainda mais evidente.

5. Ineficiência na comunicação com solicitantes internos e externos 

Gerenciar respostas ágeis aos emails e lembrar de reportar sobre cada evolução do processo pode ser inviável.

Ineficiência na comunicação nos processos financeiros ERP

6. Ausência de indicadores sobre os processos gerenciados. 

Muitas vezes o ERP não permite a extração de relatórios customizáveis com os dados do seu processo. Logo, você não consegue acessar despesas por área, por solicitante, compras aprovadas por fornecedor, pagamentos atrasados, SLAs, lead-time do processo etc. 


Compras / aquisições

Contas a Pagar

Contas a Receber

Reembolso de Despesas

Perda de informações

Solicitações, aprovações, OCs, contratos, faturas, NFe (BR)

OCs, faturas, recibos e comprovante de pagamentos.

Ordens de venda, contratos, faturas.

Solicitações, aprovações e recibos.

Prazos perdidos

Por causa da falta de visibilidade de solicitações e faturas, eles acabam perdendo SLAs internos e pagando multas.

Pagamentos atrasados, levando a multas.

Atraso contínuo e crescente.

SLAs não atendidos, degradando a perspectiva de clientes internos.

Execução não centralizada

Variar entre e-mail, Excel, Slack e ERP

Variar entre e-mail, Excel e ERP

Variar entre e-mail, Excel, CRM e ERP

Variar entre e-mail, Excel, ERP e Drive (para imagens)

Perda monetária

Multas e oportunidades de economizar não reconhecidas.

Multas.

Indiferença ou falta de resposta ao atraso.

Lacunas fraudulentas devido a instalações e configurações arcaicas.

Informação mal estruturada

Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios.

Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios.

Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios.

Campos, em sua maioria, não preenchidos, sem validações, levando a valores, nomes e datas incorretos, tornando difícil produzir relatórios.

Clientes insatisfeitos

Pedir informações que já foram fornecidas. Falta de visibilidade frente às solicitações, atraso e necessidade de continuidade/acompanhamento.

Pedir informações que já foram fornecidas. Atrasos na contratação, afetando solicitantes e fornecedores.

Receber e-mails de acompanhamento ou duplicados, já tendo pagado a fatura.

Pedir informações que já foram fornecidas.

Estudo do Pipefy sobre os problemas enfrentados em vários processos financeiros

Na prática, como vimos até aqui, a empresa precisa se adaptar ao sistema ERP, e não o contrário. 

Qual a solução então?

Primeiro, o ideal é conhecermos o seu caso, mas na maioria das vezes é possível conectar o Pipefy ao seu ERP via API. Assim o Pipefy funciona como o maestro dos seus processos, trabalhando em conjunto com o ERP, empoderando o gestor a: 

  1. Padronizar o recebimento da solicitação e de execução;
  2. Centralizar arquivos, trocas de mensagens e log de atividades, dentro do card;
  3. Conectar e automatizar ações entre processos financeiros, como, por exemplo, uma Conta a Pagar gerada automaticamente quando uma solicitação de compra é aprovada em outro processo;
  4. Configurar alertas e comunicações específicas para novas demandas, definir prazos, SLAs e solicitações de aprovação, dando mais tempo para os profissionais de finanças se concentrarem em seu trabalho;
  5. Acessar um dashboard que te oferece indicadores em tempo real da sua operação.

E o mais legal de trabalhar para a melhoria da eficiência dos processos financeiros é a facilidade que o time e os gestores têm para ajudar a nossa equipe de Customer Success a calcular o ROI da plataforma ?

Se você se identificou com esses desafios em sua operação financeira, ficaremos contentes em ajudá-lo. Faça um cadastro no Pipefy e peça para conversar com um consultor.

* texto escrito por Bruna Marinelli, Executiva de Contas do Pipefy.

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Escrito por
Bruna Marinelli
She is an Executive Account at Pipefy.
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