Matriz de responsabilidades: tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta

É sempre uma confusão na hora de distribuir as responsabilidades quando se resolve criar um projeto que envolve muitas pessoas. Essa distribuição pode ser feita de acordo com a especialização, identificação com a atividade, setor etc.

Para facilitar esse processo, ferramentas como a Matriz de Responsabilidades, por exemplo, podem ser muito úteis para definir de forma clara como será a organização da equipe, bem como as suas funções e responsabilidades.

O que é Matriz de Responsabilidades?

A Matriz de Responsabilidades é uma ferramenta de gestão de pessoas, que define as atribuições de responsabilidades e atividades para todos os colaboradores envolvidos em determinado projeto.

Por meio dessa Matriz, é possível ter controle sobre quem é e o que está fazendo o responsável por cada atividade, seja a pessoa que toma as decisões ou quem dá suporte aos outros membros da equipe. Esse documento é uma espécie de resumo do cronograma de um projeto, pois é mais enxuto e visa apenas elencar as atividades e os responsáveis por executá-las.

Na Matriz não cabem tantos detalhes, pois o seu intuito é ser uma ferramenta prática para apresentar em uma reunião inicial de projeto, por exemplo. Por isso, deve ser sucinta. O seu formato pode ser em tabela, planilha, mapa, entre outros.

A Matriz de Responsabilidade também é conhecida como Matriz RACI, devido ao significado da sigla, que corresponde às iniciais das seguintes palavras em inglês:

  • Responsible (Responsável): é o encarregado de executar uma determinada tarefa do processo. As entregas devem ser realizadas por esse colaborador, que foi quem realizou a atividade.
  • Accountable (Aprovador ou Responsabilizado; imputável): é a pessoa com autonomia para aprovar uma atividade, e que será responsabilizada caso algo não saia como o esperado na entrega. O(a) aprovador(a) acompanha a realização do processo, concede a permissão para que ele seja iniciado, entre outras tarefas. Em geral, costuma ser o dono do processo, supervisor ou gerente que assume essa função.
  • Consulted (Consultado): é quem deve ser consultado no momento das decisões e/ou execuções das atividades, ou seja, contribui diretamente para a realização do processo. O consultado não precisa necessariamente fazer parte da organização, e pode dar dicas e sugestões de ajustes e melhorias, pois é especialista na área específica.
  • Informed (Informado): é a pessoa que precisa ser informada sobre qualquer coisa pertinente às atividades ou entregas, como o andamento do processo, performance dos colaboradores e prazos de entregas.

A Matriz de Responsabilidades também pode ser utilizada de outras maneiras, e não somente com os princípios RACI. Uma opção é fazer uso dos verbos, por exemplo: executar, desenvolver, implantar, cotar, comprar, aprovar, desenhar, definir, revisar, apoiar, entre outros. Dessa forma, é possível atribuir qual colaborador envolvido no projeto é responsável por cada atividade, de acordo com o setor ou conhecimentos necessários.

Como criar?

Criar uma Matriz de Responsabilidades não é tão difícil, mas são necessários alguns passos para que ela fique com uma estrutura prática e intuitiva. Confira a seguir:

  • Primeiramente, faça uma lista de todas as atividades envolvidas no processo;
  • Em seguida, faça outra lista com todas as pessoas envolvidas no processo;
  • Monte uma tabela com uma linha para cada atividade do processo;
  • Nessa mesma tabela, crie colunas que correspondam a cada uma dessas pessoas;
  • Analise cada atividade e atribua uma das letras (RACI) às pessoas envolvidas, de acordo com a função exercida no projeto.

Confira abaixo um exemplo:

Pessoa Responsável
Descrição da atividadePessoa 1Pessoa 2Pessoa 3
Atividade 1 R (responsável) C (consultado) A (aprovador)
Atividade 2 C (consultado) A (aprovador) R (responsável)
Atividade 3 A (aprovador) R (responsável) C (consultado)

Vale lembrar que outras letras podem ser utilizadas para representar as funções ou responsabilidades, de acordo com a necessidade do projeto. Basta incluir uma legenda com o significado de cada letra.

As definições das responsabilidades contidas na Matriz devem estar de acordo com o planejamento e a intenção do projeto. Além disso, as etapas devem estar divididas de acordo com sua urgência, prioridade e relevância.

Para que ela funcione corretamente, é importante destacar algumas dicas fundamentais para quem pretende utilizar a metodologia RACI:

  • É imprescindível haver ao menos um responsável para cada atividade do processo;
  • Também deve sempre haver um aprovador para cada tarefa do processo, mas apenas um por tarefa;
  • O responsável por realizar uma atividade também pode ser o aprovador dela;
  • Em uma mesma atividade podem haver várias pessoas consultadas e informadas;
  • É recomendado haver apenas um responsável para cada atividade, para evitar processos paralelos ou duplicados. Contudo, caso exista essa necessidade, é preciso definir claramente a divisão das tarefas.

O que são os papéis e as responsabilidades?

Os papéis são as funções definidas para cada colaborador, ou seja, a nomenclatura do papel que irá exercer na participação do projeto. Já as responsabilidades são as atividades pertinentes a cada função, que deverão ser entregues pelo responsável.

Confira abaixo alguns exemplos de papéis e quais são as suas responsabilidades:

  • Manager (Gerente): é a pessoa responsável por gerenciar a entrega do processo, mas não é necessariamente quem irá aprová-lo. Por exemplo, ao desenvolver um produto, pode ser que outro colaborador ou até o cliente final aprove essa entrega, e não necessariamente a pessoa que gerenciou o processo.
  • Backup (Reserva): caso a pessoa responsável pela tarefa não consiga entregá-la, é importante determinar previamente alguém que possa substituí-lo.
  • Notify (Notificados): diferente do informado, que é quem recebe praticamente todas as informações dos processos, o notificado só precisa ser avisado quando uma atividade é concluída. Dessa forma, ele pode dar início a sua atividade, que vem na sequência.
  • Originator (Originador): é quem cria as atividades de um processo. Quando se sabe quem originou uma atividade, o esclarecimento de dúvidas referentes a sua execução fica mais fácil, pois pode ser feito diretamente com essa pessoa.

Matriz RACI

Como já vimos anteriormente neste post, a Matriz RACI define de forma clara as tarefas que cada colaborador deve executar para o andamento de um projeto, assim como quais são os seus papéis no decorrer do trabalho.

Além disso, com ela também é possível manter um equilíbrio na distribuição das responsabilidades, verificando quais colaboradores já exerceram uma mesma função diversas vezes. Assim, fica mais fácil alternar as atividades e acompanhar o desempenho das pessoas nos diferentes papéis.

Usar a Matriz RACI para organizar um projeto garante que ele seja mais bem executado e que seu andamento tenha uma menor probabilidade de erros. Isso porque ela permite um melhor gerenciamento de tarefas, de forma que todos os envolvidos também consigam acompanhar o progresso delas.

Com a Matriz, você consegue garantir alguns benefícios para o seu negócio, tais como:

  • Eliminar confusões no momento de atribuir as responsabilidades;
  • Ter mais clareza no entendimento das atribuições, pois todos sabem qual a sua função e a de outros;
  • Evitar falhas de comunicação entre a equipe, uma vez que é possível acompanhar em qual etapa o processo está e com quem.

Se você ainda tem dúvidas em como gerenciar os projetos ou processos do seu negócio, continue acompanhando o nosso conteúdo.

Entretanto, se você não sabe por onde começar e precisa de uma ajudinha a mais, converse com um de nossos especialistas, para que eles identifiquem qual é a necessidade específica da sua empresa.

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