ESTUDO DE CASO
Como a Adventures ganhou eficiência com a automação e integração de processos
Sobre a Adventures
A Adventures está construindo o maior ecossistema de marcas digitais da América Latina. Ela atua através de um ecossistema completo e integrado de produtos e serviços de criação, comércio eletrônico, influência e tecnologia, ao longo de toda jornada do consumidor. A empresa constrói e escala marcas próprias em sociedade com celebridades.
Desafio: estruturar processos sem perder criatividade
Criar, controlar e seguir processos não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se está em uma empresa que tem a criatividade como sua maior característica. No senso comum, estruturar e seguir processos pode parecer uma burocracia que limita a criatividade e independência dos times, mas a realidade pode ser diferente. Com fluxos de trabalho bem definidos, as pessoas têm tempo para inovar e focar em tarefas que um humano precisa executar.
Em 2021, a Adventures entrou em um processo de expansão, com rápido aumento de clientes e contas a serem gerenciadas. Nessa escalada de operação, a empresa decidiu focar em aumentar a eficiência de toda a sua operação.
O primeiro passo para esse ganho de eficiência foi focar em melhorias nos departamentos de backoffice, como Compras, Financeiro, Gente, Gestão e Cultura (Recursos Humanos), TI e Jurídico. Até 2021, todos esses times recebiam solicitações por diversos canais diferentes, como Slack, Email até demandas em reuniões. Essa falta de formalidade. Essa falta de estrutura para receber solicitações acabava ocasionando diferentes problemas:
- Solicitações raramente chegavam com todas as informações necessárias para os times administrativos, diminuindo a eficiência
- Gestores não conseguiam medir o SLA de cada solicitação ou extrair qualquer outro dado do processo.
- Solicitações corriam o risco de serem esquecidas e/ou informações perdidas no meio do fluxo, impactando negativamente a experiência dos solicitantes.
- Solicitantes não tinham uma maneira clara para consultar o status de cada pedido e geralmente cobravam atualizações, sobrecarregando o time responsável por entregar a solicitação.
O segundo passo foi a criação de um comitê de validação de ferramentas , com representantes dos times de TI, Processos e outras áreas que possuem afinidade com tecnologia, para avaliar plataformas de mercado que solucionassem todos esses problemas.
Alguns meses após testes e reuniões com diversos fornecedores, a Adventures escolheu o Pipefy para ser a plataforma centralizadora de processos da empresa. A mentalidade de automação de processos e integração entre eles e outras ferramentas utilizadas no dia a dia possibilitou que a tomada de decisão já contasse com toda a capacidade que o Pipefy tem, não só para um departamento específico, mas para diversas áreas.
Além de atender às nossas necessidades, eu sabia que a plataforma ideal precisava ser flexível, intuitiva e visualmente agradável, moderna. Nós prezamos muito pela experiência do usuário, então a facilidade no uso era chave para ter sucesso no nosso time.”
Clara Medeiros
Gerente de Processos Corporativos
Solução: flexibilidade e automação de processos
Nos primeiros meses com o Pipefy, o foco da Adventures foi a implementação nas áreas de -GG&C, Financeiro e TI.
A área de TI já usava uma ferramenta de helpdesk antes do Pipefy, mas as capacidades de automação e conexão de processos do Pipefy foram determinantes para a escolha da plataforma.
Já para a área de Processos, além dos pontos citados anteriormente, o suporte rápido que o time do Pipefy oferece foi um diferencial.
Apesar de contar com diversas ferramentas para processos específicos, o time de Gente e Gestão ainda possuía diversos processos manuais que impactavam em falta de controle e centralização. Com a expansão da empresa, além de precisar contratar novos funcionários, a Adventures também precisou escalar a contratação de profissionais para projetos de curta duração e esporádicos.
Com isso, os processos escolhidos para serem implementados no Pipefy foram: Admissão, Onboarding de Colaboradores, Contratação de Freelancers e Solicitações de RH. A implementação foi feita em conjunto com o time de processos.
Imagem do processo de Admissão de funcionários, que antes era gerenciado em uma única planilha.
Já no departamento de TI, foi possível centralizar todas as Solicitações de TI no Pipefy, recebendo os pedidos por um formulário único. Além das solicitações gerais, o time de TI também conseguiu conectar processos de outros departamentos aos de TI.
Umexemplo de conexão de processos entre áreas é a relação entre os fluxos de Admissãode Colaboradores e o de Solicitações de TI. Quando um colaborador é contratado, o time de TI automaticamente recebe a informação com todos os dados daquele funcionário, agilizando a compra de equipamentos e ativação, ou desativação, de sistemas. Esse processo era anteriormente feito por email e trocas de mensagens, abrindo brechas para erros e ineficiência.
No departamento Financeiro, praticamente todos os processos do time foram implementados no Pipefy, como Compras, Contas a Pagar e Pedidos de Reembolso.
Para mim, como TI, o que mais me impressionou no Pipefy é a capacidade de automação. No processo de Onboarding de Colaboradores, por exemplo, quando o time de Gente e Gestão move o card para uma determinada fase, eu já recebo todas essas informações no meu pipe. Assim eu consigo providenciar os equipamentos necessários antes da data de início do colaborador.”
Bruno Nobre
Analista de Suporte de TI
Resultados
Em Julho de 2022, exatos 10 meses após o início do uso do Pipefy, o time da Adventures já consegue colher resultados claros da parceria. Atualmente já são 23 processos ativos que o time gerencia no Pipefy, com a tendência de seguir aumentando. Além da quantidade de fluxos, o time também conseguiu economizar tempo ao automatizar diversas etapas que antes eram manuais. Durante esses 10 meses, o time conseguiu economizar uma média de 1.700 horas por mês, considerando todas as formas de automação que o Pipefy oferece.
Logo após o início da expansão do Pipefy para diversos processos, o time da Adventures também criou um portal próprio, na sua intranet, centralizando todos os formulários do Pipefy em um único lugar.
Imagem da intranet da Adventures, onde o time centraliza os links de todos os formulários do Pipefy.
A implementação do Pipefy, aliada à criação do portal da intranet, trouxe maior organização dos processos. Atualmente, solicitantes, usuários finais e gestores conseguem ter uma noção clara de como cada processo funciona e onde estão sendo gerenciados.
No time Financeiro, que também enfrentava dificuldade em controlar o SLA de seus processos, ter a documentação e histórico de solicitações centralizadas em um só lugar é um dos maiores ganhos que o time teve nesse período. Além disso, após o início do controle de SLA, o time já consegue prever em quanto tempo cada solicitação será entregue, chegando em uma média de 2 a 3 dias de SLA.
Já para o time de TI, que já tinha um processo estruturado em outra ferramenta, foi possível mensurar o ganho de agilidade após a implementação do Pipefy. Antes, o time tinha o SLA médio de 48 horas. Atualmente, com todas as automações e conexões de processo, esse número já caiu para 16 horas. Além da diminuição do SLA, o Bruno também percebeu uma melhora na qualidade do trabalho.
As automações do Pipefy, apesar de pouparem um tempo relativamente pequeno individualmente, fazem muita diferença para mim. No fim do dia eu consigo poupar cerca de 2 horas de trabalho, considerando emails que não preciso enviar e cards que não preciso abrir.”
Bruno Nobre
Analista de Suporte de TI
Próximos passos
Com apenas 10 meses de uso, o Pipefy já causou uma transformação digital dentro da Adventures, mas a busca por eficiência segue sendo uma prioridade do time.
No time de Gente, Gestão e Cultura (RH) o objetivo é seguir automatizando a maior parte dos processos. Mesmo com o uso do Pipefy, ainda há muitas tarefas manuais, como a quantidade de emails que o time precisa enviar e receber diariamente.
Já no time de TI, que conseguiu abaixar o SLA para 16 horas, a meta é chegar em um SLA médio de 8 horas para solicitações em geral.
Para o time Financeiro, a prioridade é finalizar uma integração entre o Pipefy e o Netsuite, sistema ERP que o time já utiliza. Com a integração, o time poderá poupar o trabalho manual de passar informações entre os dois sistemas e continuar aumentando a eficiência nos seus fluxos.
A melhor parte da integração entre o Pipefy e o Netsuite é que ela acontece em duas vias. A integração leva as informações do Pipefy para o Netsuite, mas também traz novamente, podendo mover cards, por exemplo.”
Bárbara Marques
Especialista de Processos Financeiros