Como a Berneck teve um ROI de 270% com automação de processos
Berneck
A Berneck é uma das maiores madeireiras do Brasil e a maior exportadora de madeira do país ocupando a nona posição em exportação por volume. Em média, a Berneck embarca 2.000 contêineres por mês, alcançando 46 países, dos quais a China é o maior importador.
80% menos tempo gerenciando atividades da equipe e solicitações de marketing
Recebimento e Execução Corretos de Solicitações pelo Pipefy
Desafios
Eu amo a ferramenta, até a aparência e a usabilidade. Recomendo para todos que posso."
Karine Correa, International Trade Supervisor na Berneck
As operações da Berneck estavam aumentando consideravelmente, o que gerava dificuldades para manter o gerenciamento de pedidos usando os métodos antigos de gestão de processos. A empresa também precisava padronizar as despesas logísticas e reduzir os custos.
Os maiores obstáculos causados pela utilização do método anterior eram:
- Prazos não alcançados com frequência;
- Processos sem registros;
- Praticamente impossível mensurar o lead time;
- Analistas seguravam informações importantes, mesmo sem ter essa intenção;
- Custos muito altos de reserva e armazenagem;
- Desperdícios no departamento, como retrabalho, transporte e tempo.
Solução & Resultados
270% de ROI (retorno sobre investimento)
Redução de 31% do lead time
10.080 horas economizadas por trimestre com automações
90% menos desperdício no departamento
Com a adoção de práticas Lean e a implementação do Pipefy, a Berneck aposentou as planilhas de Excel, reduziu os custos operacionais de forma significativa e passou a aperfeiçoar processos continuamente. Depois dessa transformação, a empresa conseguiu:
- Padronizar e otimizar processos;
- Automatizar 46% dos e-mails;
- Aumentar o moral da equipe;
- Acompanhar prazos com facilidade e eficiência;
- Gerar relatórios para medir métricas e progresso;
- Ter um sistema de controle de despesas;
- Construir estratégias mais estruturadas, com base em dados precisos;
- Compartilhar informações com a equipe e empresa.
Pouco depois de começar a usar os templates de e-mail do Pipefy, a Berneck já havia automatizado 46% de suas comunicações escritas, poupando a equipe de Karine de escrever mais de 3.000 e-mails repetitivos por trimestre. Além de economizar mais de 600 horas de trabalho, a automação facilitou a integração de áreas diferentes, bem como a comunicação com os clientes, que passaram a receber atualizações na hora certa. Apenas a automação de e-mails resultou em um ROI de 161% para a empresa.
A Berneck também incorporou a automação em outros processos, o que simplificou os fluxos de trabalho e de aprovação. Desse modo, alcançou um ROI adicional de 109%.
Em outras palavras, após a adoção do Pipefy, a Berneck teve um ROI total de 270% em curto prazo. Mas isso não é tudo que a automação trouxe de resultados. A empresa ainda economiza ao evitar atrasos, por meio de acompanhamento de SLAs e notificações automáticas de prazos.
Com a automação do Pipefy, além de diminuir os custos operacionais, a Berneck reduziu seu lead time e agora consegue medir com precisão o desempenho das equipes.
O Contexto
Após um ano implementando a transformação Lean e utilizando o Pipefy como ferramenta de gestão, a Berneck diminuiu o desperdício do departamento de logística em 90%."
Como já mencionamos, a Berneck é uma das maiores madeireiras do Brasil e também a maior exportadora brasileira de madeira, ocupando a 9ª posição em exportação por volume.
Karine Correa, supervisora de comércio internacional da Berneck, é responsável por gerenciar as operações de exportação e uma equipe de mais de 15 pessoas. Quando os pedidos ficavam abaixo de 150 por mês, Karine conseguia controlar e monitorar as operações usando planilhas de Excel avançadas.
No entanto, quando os pedidos da Berneck dobraram, as planilhas automatizadas do Excel não eram mais suficientes para estimar com precisão o lead time, controlar os prazos dos documentos e organizar o fluxo de informações.
Gargalos estavam se formando e eram difíceis de identificar. A empresa freqüentemente pagava altas taxas por perder os prazos de documentação para envio de produtos para a China e outros países.
Após um trimestre de uso do Pipefy, a Berneck teve grandes melhorias. A empresa economizou bastante nos custos operacionais ao implementar automações e também evitou o pagamento de diferentes taxas e multas. Pouco depois de iniciar o uso da ferramenta, Karine começou a estudar Lean Six Sigma e descobriu que a Berneck tinha alguns problemas operacionais que podiam ser resolvidos e aprimorados com a adoção da cultura Lean.
A metodologia Lean foi criada pelo engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, para reconstruir sua fábrica após a Segunda Guerra Mundial. A cultura por trás dessa filosofia é a da melhoria contínua, eliminando qualquer tipo de desperdício e agregando valor aos clientes. Era essa a lacuna que Karine precisava preencher na Berneck.
Após um ano implementando a transformação Lean e utilizando o Pipefy como ferramenta de gestão, a Berneck diminuiu o desperdício do departamento de logística em 90%. Além de documentar, padronizar e otimizar processos para que pudessem ser aperfeiçoados continuamente.
Automações no Pipefy
Além de economizar mais de 600 horas de trabalho, essa automação facilitou não só a integração entre áreas diferentes, como melhorou a comunicação com os clientes".
Pouco depois de começar a usar os templates de e-mail do Pipefy, a Berneck já havia automatizado 46% de suas comunicações escritas, poupando a equipe de Karine de escrever mais de 3.000 e-mails repetitivos por trimestre.
Além de economizar mais de 600 horas de trabalho, essa automação facilitou não só a integração entre áreas diferentes, como melhorou a comunicação com os clientes, os quais passaram a receber atualizações nos momentos certos. Apenas a automação de envio de e-mails resultou em um ROI de 161% para a empresa.
A Berneck também incorporou a automação em outros processos, o que simplificou os fluxos de trabalho e de aprovação, permitindo que alcançassem um ROI adicional de 109%.
Após a adoção do Pipefy, a Berneck teve um ROI total de 270% em curto prazo. Além disso, a empresa está economizando ao evitar atrasos, pois acompanham os prazos por meio de SLAs e notificações automáticas de deadlines.
Além de diminuir os custos operacionais com a automação do Pipefy, a Berneck ainda reduziu seu lead time e agora consegue medir com precisão o desempenho das equipes.
A metodologia Lean foi criada pelo engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, para reconstruir sua fábrica após a Segunda Guerra Mundial. A cultura por trás dessa filosofia é a da melhoria contínua, eliminando qualquer tipo de desperdício e agregando valor aos clientes. Era essa a lacuna que Karine precisava preencher na Berneck.
Após um ano implementando a transformação Lean e utilizando o Pipefy como ferramenta de gestão, a Berneck diminuiu o desperdício do departamento de logística em 90%. Além de documentar, padronizar e otimizar processos para que pudessem ser aperfeiçoados continuamente.
Reduzindo o Lead Time
e Medindo o Progresso
Consigo ver quantas confirmações cada funcionário está enviando e comparar o tempo que o pedido leva em cada fase."
Antes de implementar a metodologia Lean e as automações do Pipefy, era preciso acompanhar manualmente a quantidade de tempo que as comunicações por e-mail levavam no processo de reserva. Às vezes, Karine "não sabia exatamente onde encontrar as informações que precisava". Desse modo, era necessário medir o lead time da Berneck.
Lead time é o tempo de processamento para concluir um pedido, do início ao fim. Pela perspectiva de uma fábrica, o lead time é o tempo que transcorre entre a ordem de produção até a entrega do produto. No caso da logística da Berneck, essa operação envolve e-mails de reserva.
A falta desse conhecimento era um problema porque dificultava a comunicação entre os funcionários e a avaliação do desempenho da equipe. Ao combinar a metodologia Lean, para aprender como medir o lead time, e os relatórios personalizáveis do Pipefy, a Berneck passou a visualizar essa métrica com facilidade.
A empresa reduziu o tempo inicial em 31% e, ao gerar um relatório, a supervisora de comércio internacional “consegue ver quantas confirmações cada funcionário está enviando e comparar o tempo que o pedido leva em cada fase”. O melhor de tudo é que as informações agora são visualizadas com facilidade e simplificadas pela interface intuitiva do Pipefy.