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Como a Berneck teve um ROI de 270% com Práticas Lean e Automações no Pipefy

Berneck

A Berneck é uma das maiores madeireiras do Brasil e a maior exportadora de madeira do país ocupando a nona posição em exportação por volume. Em média, a Berneck embarca 2.000 contêineres por mês, alcançando 46 países, dos quais a China é o maior importador.

Menos Tempo Gerenciando Atividades da Equipe e Solicitações de Marketing

Recebimento e Execução Corretos de Solicitações pelo Pipefy

Desafios

As operações da Berneck estavam aumentando consideravelmente, o que gerava dificuldades para manter o gerenciamento de pedidos usando os métodos antigos de gestão de processos. A empresa também precisava padronizar as despesas logísticas e reduzir os custos.

Eu amo a ferramenta, até a aparência e a usabilidade. Recomendo para todos que posso."

Karine Correa, International Trade Supervisor na Berneck

Os maiores obstáculos causados pela utilização do método anterior eram:

  • Prazos não alcançados com frequência;
  • Processos sem registros; 
  • Praticamente impossível mensurar o lead time;
  • Analistas seguravam informações importantes, mesmo sem ter essa intenção;
  • Custos muito altos de reserva e armazenagem;
  • Desperdícios no departamento, como retrabalho, transporte e tempo.

Solução & Resultados

Com a adoção de práticas Lean e a implementação do Pipefy, a Berneck aposentou as planilhas de Excel, reduziu os custos operacionais de forma significativa e passou a aperfeiçoar processos continuamente. Depois dessa transformação, a empresa conseguiu:

  • Padronizar e otimizar processos;
  • Automatizar 46% dos e-mails;
  • Aumentar o moral da equipe;
  • Acompanhar prazos com facilidade e eficiência;
  • Gerar relatórios para medir métricas e progresso;
  • Ter um sistema de controle de despesas;
  • Construir estratégias mais estruturadas, com base em dados precisos;
  • Compartilhar informações com a equipe e empresa.

Pouco depois de começar a usar os templates de e-mail do Pipefy, a Berneck já havia automatizado 46% de suas comunicações escritas, poupando a equipe de Karine de escrever mais de 3.000 e-mails repetitivos por trimestre. Além de economizar mais de 600 horas de trabalho, a automação facilitou a integração de áreas diferentes, bem como a comunicação com os clientes, que passaram a receber atualizações na hora certa. Apenas a automação de e-mails resultou em um ROI de 161% para a empresa.

A Berneck também incorporou a automação em outros processos, o que simplificou os fluxos de trabalho e de aprovação. Desse modo, alcançou um ROI adicional de 109%.

Em outras palavras, após a adoção do Pipefy, a Berneck teve um ROI total de 270% em curto prazo. Mas isso não é tudo que a automação trouxe de resultados. A empresa ainda economiza ao evitar atrasos, por meio de acompanhamento de SLAs e notificações automáticas de prazos.

Com a automação do Pipefy, além de diminuir os custos operacionais, a Berneck reduziu seu lead time e agora consegue medir com precisão o desempenho das equipes.

 

O Contexto

Como já mencionamos, a Berneck é uma das maiores madeireiras do Brasil e também a maior exportadora brasileira de madeira, ocupando a 9ª posição em exportação por volume.

Karine Correa, supervisora de comércio internacional da Berneck, é responsável por gerenciar as operações de exportação e uma equipe de mais de 15 pessoas. Quando os pedidos ficavam abaixo de 150 por mês, Karine conseguia controlar e monitorar as operações usando planilhas de Excel avançadas.

No entanto, quando os pedidos da Berneck dobraram, as planilhas automatizadas do Excel não eram mais suficientes para estimar com precisão o lead time, controlar os prazos dos documentos e organizar o fluxo de informações.

Gargalos estavam se formando e eram difíceis de identificar. A empresa freqüentemente pagava altas taxas por perder os prazos de documentação para envio de produtos para a China e outros países.

Após um trimestre de uso do Pipefy, a Berneck teve grandes melhorias. A empresa economizou bastante nos custos operacionais ao implementar automações e também evitou o pagamento de diferentes taxas e multas. Pouco depois de iniciar o uso da ferramenta, Karine começou a estudar Lean Six Sigma e descobriu que a Berneck tinha alguns problemas operacionais que podiam ser resolvidos e aprimorados com a adoção da cultura Lean.

A metodologia Lean foi criada pelo engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, para reconstruir sua fábrica após a Segunda Guerra Mundial. A cultura por trás dessa filosofia é a da melhoria contínua, eliminando qualquer tipo de desperdício e agregando valor aos clientes. Era essa a lacuna que Karine precisava preencher na Berneck.

Após um ano implementando a transformação Lean e utilizando o Pipefy como ferramenta de gestão, a Berneck diminuiu o desperdício do departamento de logística em 90%. Além de documentar, padronizar e otimizar processos para que pudessem ser aperfeiçoados continuamente.

Automações no Pipefy

Pouco depois de começar a usar os templates de e-mail do Pipefy, a Berneck já havia automatizado 46% de suas comunicações escritas, poupando a equipe de Karine de escrever mais de 3.000 e-mails repetitivos por trimestre.

 

Além de economizar mais de 600 horas de trabalho, essa automação facilitou não só a integração entre áreas diferentes, como melhorou a comunicação com os clientes, os quais passaram a receber atualizações nos momentos certos. Apenas a automação de envio de e-mails resultou em um ROI de 161% para a empresa.

A Berneck também incorporou a automação em outros processos, o que simplificou os fluxos de trabalho e de aprovação, permitindo que alcançassem um ROI adicional de 109%.

Após a adoção do Pipefy, a Berneck teve um ROI total de 270% em curto prazo. Além disso, a empresa está economizando ao evitar atrasos, pois acompanham os prazos por meio de SLAs e notificações automáticas de deadlines.

Além de diminuir os custos operacionais com a automação do Pipefy, a Berneck ainda reduziu seu lead time e agora consegue medir com precisão o desempenho das equipes.

Reduzindo o Lead Time e Medindo o Progresso

Antes de implementar a metodologia Lean e as automações do Pipefy, era preciso acompanhar manualmente a quantidade de tempo que as comunicações por e-mail levavam no processo de reserva. Às vezes, Karine "não sabia exatamente onde encontrar as informações que precisava". Desse modo, era necessário medir o lead time da Berneck.

Lead time é o tempo de processamento para concluir um pedido, do início ao fim. Pela perspectiva de uma fábrica, o lead time é o tempo que transcorre entre a ordem de produção até a entrega do produto. No caso da logística da Berneck, essa operação envolve e-mails de reserva. 

A falta desse conhecimento era um problema porque dificultava a comunicação entre os funcionários e a avaliação do desempenho da equipe. Ao combinar a metodologia Lean, para aprender como medir o lead time, e os relatórios personalizáveis do Pipefy, a Berneck passou a visualizar essa métrica com facilidade. 

A empresa reduziu o tempo inicial em 31% e, ao gerar um relatório, a supervisora de comércio internacional “consegue ver quantas confirmações cada funcionário está enviando e comparar o tempo que o pedido leva em cada fase”. O melhor de tudo é que as informações agora são visualizadas com facilidade e simplificadas pela interface intuitiva do Pipefy.