ESTUDO DE CASO
Como a Casas Pedro reduziu taxa de ruptura e tempo de estocagem com automação
Resumo: A rede varejista Casas Pedro tinha um processo de abastecimento baseado apenas na observação dos gerentes e estoquistas, que formulavam solicitações e as enviavam por email de forma manual. Em 2016, a empresa adotou uma solução de inteligência artificial focada em previsão de demanda. A IA passou a emitir recomendações de pedidos de reabastecimento para as lojas, otimizando uma parte importante do trabalho de gerentes e estoquistas - que ganharam tempo para atividades mais relevantes para o negócio. Mas ainda faltava visibilidade e integração para os times envolvidos nessa operação.
Em 2023, o Grupo Visagio levou para a Casas Pedro a solução Pipefy, estabelecendo a orquestração do processo e garantindo que os gerentes recebessem as recomendações no prazo. Isso e melhorou indicadores-chave para o varejo: a taxa de ruptura, problema que pode causar entre 5% e 10% de perdas de uma loja, caiu 5% após a implementação do Pipefy. Já o prazo médio que os produtos permanecem estocados caiu 17%.
Sobre a Casas Pedro
Criada em 1932 como uma pequena mercearia de um casal de imigrantes libaneses, a Casas Pedro é uma das marcas mais conhecidas do varejo carioca. Na última década, a varejista expandiu sua atuação no Rio de Janeiro, indo de dez para 65 lojas espalhadas pelo estado e contando com 1500 colaboradores.
A rede é especializada em especiarias e temperos a granel, entre os mais de 2000 itens comercializados. Em 2021, a empresa lançou sua marca própria de produtos, e, menos de 3 anos depois, já conta com 106 marcas próprias, produzidas por 21 fornecedores de todo o país.
O problema: uma solução ideal sem um processo ideal
Como em qualquer negócio de varejo, a Casas Pedro queria tornar o abastecimento de suas lojas mais preciso, evitando desperdícios e quebras, e aumentando a satisfação dos clientes. Originalmente, o trâmite era:
- Gerentes e estoquistas identificavam manualmente que produtos precisavam receber;
- Eles enviavam essa lista, por email, para o centro de distribuição;
- O centro de abastecimento separava os produtos pedidos;
- As lojas recebiam os produtos pedidos.
Assim, muito tempo era desperdiçado nesta jornada, e estima-se que pelo menos um dia inteiro de trabalho dos gerentes acabava dedicado ao ressuprimento, tempo que poderia ser empregado em atividades mais estratégicas. Foi aí que a empresa convocou o time do Grupo Visagio, consultoria focada em desenvolvimento de produtos digitais e transformação de negócios. A ideia era desenvolver uma solução de inteligência artificial que, usando o histórico do ERP da empresa, pudesse prever a demanda diária de cada loja, levando em conta o comportamento de vendas ao longo dos anos, a sazonalidade e outros aspectos.
Adotada há 2 anos, a solução de IA conseguiu transformar o processo de abastecimento das lojas. Os gerentes recebiam uma planilha pré-preenchida pelo algoritmo com sugestões de abastecimento, e não precisavam mais perder tempo olhando o estoque e tentando prever o que seria vendido nos próximos dias. Precisavam só ajustar alguns itens da tabela recebida, e enviá-la ao centro de distribuição por email.
No entanto, o processo não vinha correndo da maneira ideal. “Tínhamos muitos problemas de falha nas planilhas e SQLs que rodávamos ao longo da madrugada. De manhã, na hora de a loja (o gerente) receber a recomendação do que tem que abastecer, ela não recebia. E aí alguém tinha que entrar no banco, ver o que travou e mexer nas planilhas, até a loja receber o email e dar continuidade ao processo de abastecimento”, conta Ivo Ferreira, CEO da Casas Pedro.
Segundo Ivo, a emissão e envio das planilhas, que deveria ser automático, registrava erros frequentes. Como o time não usava uma plataforma de gerenciamento de processos, os gerentes das lojas simplesmente não recebiam os documentos em muitas ocasiões. Por fim, o time interno não sabia do erro até ser comunicado pelos gerentes.
Quase todos os dias, o TI da Casas Pedro e o colaborador responsável pela operação de abastecimento levavam até uma hora resolvendo esses erros. E os gerentes, para não perder a janela de abastecimento e correr o riscos, acabavam pedindo produtos com base na sugestão da IA, o que não era o ideal.
O processo resultava em possíveis rupturas por conta do uso da base de dados anterior - um risco às vendas e reputação da marca Casas Pedro, cujos principais diferenciais competitivos são disponibilidade de estoque e atendimento. De acordo com dados da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), até 42% das perdas de venda se dão por falta de estoque do produto no momento, e estima-se que 32% dos consumidores recorrem a concorrentes para adquirir o item.
No time interno, a necessidade constante de resolução de erros, inclusive em horas extras e finais de semana, trouxe problemas de relacionamento entre gerência e área de atendimento, afirma Ivo, além de desgaste do time, queda de motivação e altos níveis de estresse.
A solução: uma camada de orquestração de processos
O time Visagio identificou o problema: era preciso unir a solução de previsão de demanda, que já vinha tornando o abastecimento mais eficiente, a uma solução de orquestração e automação de processos. O ideal era ter um workflow padronizado para cobrir o envio das planilhas aos gerentes e a devolutiva deles para o centro de distribuição. Eles buscavam uma solução estável, já bem estabelecida no mercado.
O Grupo Visagio, como parceirao da Pipefy, aproveitou a oportunidade de construir soluções integradas de IA e automação de processos de negócios. Em abril de 2023, um workflow no Pipefy foi montado para melhorar a operação de abastecimento da Casas Pedro.
O impacto: estabilidade, visibilidade e menos rupturas
O Grupo Visagio integrou a sua solução de IA com o Pipefy via API. Desde então, a planilha com a sugestão de reposição passou a ser gerada, enviada e recebida pelos gerentes e estoquistas nas lojas dentro do workflow do Pipefy, permitindo que o status de todas as etapas dos processos estejam visíveis para as partes envolvidas – e que todo o histórico de comunicação seja registrado.
Os resultados positivos vieram rapidamente. O atraso no recebimento das planilhas acabou, e a comunicação dentro do Pipefy substituiu a troca de emails manual com gerentes. Diante da visibilidade e controles aumentados, Ivo avalia que o relacionamento com as lojas também melhorou.
Percebi claramente uma estabilidade maior dos processos, e uma confiança de que a gente ia acordar e o processo ia ter rodado, as lojas iam receber as sugestões de pedidos. Tivemos mais controle e visibilidade das etapas. Quando você tem essa consistência, melhora o relacionamento com as lojas. A instabilidade da tecnologia deixa de ser um gargalo."
Ivo Ferreira
CEO da Casas Pedro
Internamente, a diretoria da Casas Pedro percebeu também um impacto direto na satisfação dos colaboradores. Desde a automação do processo com o Pipefy, mais de 12 mil horas de trabalho foram poupadas com a redução do tempo necessário para a resolução de problemas nos envios das planilhas e outras atividades manuais.
“Melhorou a motivação do time envolvido nesse processo, tanto na área de TI quanto na operação. Tínhamos que resolver os mesmos problemas recorrentemente, que atuar no fim de semana, de madrugada, de manhã cedo. Quando há um problema, a resolução é sempre para ontem. E dá aquele nervosismo, você começa o dia de trabalho já com um problema, tendo que agir, ligar pras pessoas, reiniciar o servidor. Todos ficávamos cansados, e isso impactava a motivação. Uma solução mais estável, que dê mais confiança no processo, com certeza melhora o clima de trabalho”, afirma o CEO.
Mas os principais benefícios alcançados foram a redução na taxa de ruptura em loja, de 5%, e no prazo médio de estocagem, de 17%. Índice essencial no varejo, a taxa de ruptura se refere à proporção entre produtos indisponíveis e o total de produtos da loja. Já o prazo médio de estocagem é o tempo que decorre com o produto no estoque, sem ser vendido – quanto menor esse índice, melhor a saúde do comércio.
A ruptura dá um impacto gigantesco na nossa receita. É não ter o produto para o cliente comprar, ainda mais em uma compra que é imediata. Alimento você não deixa para comprar no mês seguinte, vai no concorrente e compra. Qualquer melhora na taxa de ruptura já traz um ganho claro de receita e de eficiência do negócio."
Ivo Ferreira
CEO da Casas Pedro