ESTUDO DE CASO
Como a GPA House conseguiu entregar três vezes mais peças de marketing com Pipefy
Sobre o GPA
O GPA é uma empresa do Grupo Casino presente em todas as regiões do Brasil. Com mais de 50 mil funcionários no país e controlando marcas como Mercado Extra, Compre Bem e Pão de Açúcar, trata-se de um dos maiores varejistas da América do Sul.
As dificuldades da gestão com email e mensagens
O Marketing do GPA se divide em diversos setores. Uma delas é a chamada GPA House, uma espécie de agência interna que fica responsável pela criação de peças de Marketing e comunicação digital das marcas Pão de Açúcar e Extra, entre outras demandas.
A equipe da GPA House tinha bastante dificuldade no planejamento das peças. Pedidos de novas peças costumavam ser gerenciados por email ou Whatsapp, o que tornava difícil encontrar informações. As solicitações chegavam incompletas, exigindo novos contatos com os solicitantes, e era difícil acompanhar prazos, especialmente quando havia uma demanda maior.
Algumas das peças que a GPA House precisa produzir, como promoções sazonais, são particularmente sensíveis a tempo. Nesses casos, um atraso no fluxo de criação das peças pode inviabilizar a divulgação da promoção. Isso acontecia com alguma frequência, impactando diretamente os resultados.
Diante desses problemas, o time adotou a versão gratuita de uma ferramenta de workflow para ajudar a organizar esse processo. Mas segundo Roberto Parravano, o Gerente de Criação da GPA House, eles logo perceberam que a ausência de recursos da ferramenta fazia ressurgir nela os mesmos problemas que já apareciam em outros canais.
Por exemplo: em novembro, durante a Black Friday, a gente sofria muito, porque vinham demandas por email, por mensagem, pela ferramenta de workflow, e a gente não conseguia organizar. Na correria, passava muita coisa”
Roberto Parravano
Gerente de Crição do Marketing In-house do GPA
A experiência, porém, deixou claro que esse processo poderia se beneficiar de uma ferramenta mais poderosa. Por isso, entre o fim de 2019 e o começo de 2020, o time começou a buscar novas soluções. Uma delas foi o Pipefy, que já estava em processo de internalização com o time de Inovação do GPA, o que agilizou a implementação da ferramenta na House.
Processos padronizados, resultados rápidos
No final de outubro de 2020, a GPA House começou a testar o Pipefy criando seus fluxos e automações. Esse teste evoluiu para um teste maior com um squad inteiro em janeiro e fevereiro de 2021.
Vendo os sucessos iniciais, o time começou a usar a plataforma de maneira mais ampla em abril de 2021. Neste momento, mais de 50 pessoas da equipe passaram a gerenciar suas demandas com o Pipefy. Essa adoção trouxe resultados tão positivos que, em questão de seis meses, a empresa dobrou o número de licenças do Pipefy.
Um dos motivos desse sucesso foi a possibilidade de criar formulários customizáveis com o Pipefy. Esse recurso permitiu que a GPA House centralizasse e melhorasse os briefings que recebia de outros clientes. Aliado às automações, os formulários agilizaram e muito o trabalho da equipe.
Se você entra no nosso portal e preenche uma demanda X, ela já cai para a pessoa certa. Se precisa de conteúdo, ela já cai para a nossa redatora. Se não precisa, vai direto pro design. Fica claro quem cuida de cada demanda. Você ganha escala em questão de semanas”
Roberto Parravano
Gerente de Crição do Marketing In-house do GPA
Segundo Parravano, o início do uso mais amplo da plataforma coincidiu com um momento de relativa retomada do comércio pós-pandemia, com a disponibilização das primeiras vacinas. E o acesso à ferramenta fez muita diferença. “A gente tinha muito trabalho, e eu nem imagino como a gente teria gerenciado aqui com email ou com a ferramenta de workflow que usávamos antes”, avalia.
Ainda na visão de Parravano, o suporte da empresa foi instrumental no momento da implementação. O time da Pipefy ajudou a GPA House, inicialmente, a extrair dados do processo e refinar as automações que já haviam sido implementadas. “Esse suporte que a Pipefy dá pra quem utiliza a ferramenta é muito bom”, considera Parravano.
Os resultados do time ajudam a ilustrar os ganhos que o Pipefy trouxe. Em agosto de 2019, o time de Parravano atendia quatro áreas diferentes da empresa usando uma ferramenta de workflow. Naquele mês, o time recebeu 163 briefings e entregou 675 peças. Já em agosto de 2022, usando Pipefy, a GPA House recebeu 520 brefings (aumento de 219%) e entregou 2017 peças (quase 200% de aumento, ou três vezes mais).
A Black Friday, um dos pontos de maior tensão para equipe devido ao aumento das demandas, também se tornou mais manejável. Comparando a Black Friday de 2019 (quando o time ainda usava a ferramenta de workflow antiga) com a de 2022, houve um aumento de 90% no número de briefings gerenciados pela equipe, e um crescimento de aproximadamente 80% no número de peças entregues.
Expandindo e incluindo
Atualmente, a GPA House gerencia uma série de Pipes incluindo clientes internos de outras áreas do Marketing: Mídia, Marketplace, Projetos Especiais, Trade Marketing, entre outras. Por serem clientes internos da House, a inclusão dessas áreas nos processos padronizados gerou benefícios mútuos.
Pro time de design foi um ganho gigantesco. Em relação a feedback dos colaboradores, é ótimo. A demanda já chega com as informações principais que a gente precisa receber, que a gente não recebia por não ter um campo de preenchimento obrigatório. Os solicitantes gastam menos tempo para preencher o formulário, porque tudo tá claro lá, e o designer gasta menos tempo para entregar”.
Roberto Parravano
Gerente de Crição do Marketing In-house do GPA
Parravano considera ainda que o Pipefy também agilizou a integração de novos colaboradores na GPA House. “Eu não foco tanto nas explicações do fluxo porque o Pipefy é bem didático. Em uma semana no máximo a pessoa já está solicitando e interagindo com a ferramenta”, afirma.
Ele considera que, atualmente, a House já mapeou cerca de 60% do seu fluxo de criação: do briefing à execução da peça. O objetivo para 2023 é integrar os 40% restantes, o que inclui as áreas comerciais, com as quais o time de Parravano atualmente interage usando planilhas e OneDrive.
Dessa maneira, todo o fluxo de solicitação de peças, desde a negociação comercial até a criação, será centralizada no Pipefy, ampliando os benefícios de organização, agilidade e eficiência que a GPA House já vem colhendo. O time atualmente está mapeando e testando a integração desses fluxos aos seus processos.
Antes do Pipefy
- Pedidos gerenciados por email, Whatsapp e ferramenta de workflow
- Briefings chegavam incompletos, gerando retrabalho e atrasando entregas
- Falta de visibilidade sobre quem era responsável por cada demanda
- Dificuldade em localizar informações sobre pedidos específicos
Depois do Pipefy
- Pedidos centralizados no Pipefy, com um processo padronizado
- Formulários customizáveis garantem briefings completos
- Atribuição automática de responsabilidades, facilitando o acompanhamento de pedidos
- Acesso imediato a todos os pedidos, com possibilidade de encontrar dados específicos com apenas alguns cliques.
- Aumento de 219% no número de briefings recebidos pelo time
- Aumento de 200% no número de peças entregues pelo time