Case Study

Ocean Network Express: automatizando contas a pagar na sua jornada de transformação digital

Como a multinacional de transporte marítimo padronizou e automatizou seus fluxos de contas a pagar para 4 países — e contando — com o Pipefy.

Sobre a Ocean Network Express

A Ocean Network Express (ONE) é uma empresa japonesa de transporte marítimo. A empresa foi fundada em 2017, na união de três das maiores companhias de transporte marítimo do Japão. Após a fusão, a ONE criou sedes administrativas regionais em Hong Kong, Singapura, Reino Unido, Estados Unidos e Brasil.

No fim de 2021, a ONE contava com uma frota de 220 navios, sendo considerada a sexta maior empresa de transporte marítimo do mundo, oferecendo serviços para 106 países ao redor do globo.

Desafios da ONE

A Ocean Network Express já nasceu uma grande empresa, com a junção de três gigantes do ramo da navegação. O grande objetivo da fusão, além de somar o know-how das três empresas, foi adicionar inovação no cotidiano da empresa.

Após um breve período de adaptação, a empresa começou a operar com o desafio de aliar culturas, processos e sistemas de três empresas diferentes. A falta de comunicação entre departamentos e sistemas foram grandes obstáculos da ONE nos seus primeiros anos.

No time financeiro, que atualmente utiliza o Pipefy, os processos de contas a pagar eram manuais e descentralizados. Quando a ONE precisa pagar um de seus fornecedores, o processo passa por três subdepartamentos diferentes dentro do time financeiro. Até o início de 2020, esse processo era gerenciado por emails e planilhas.

Apesar de haver ineficiências e problemas de comunicação, o processo ainda funcionava, tendo em vista que os times trabalhavam no mesmo escritório. Após o início da pandemia, porém, o processo começou a ficar inviável, com extensas conversas de email e falta de padronização. Com esse cenário, o Sérgio Marques, Analista de Processo e Projetos, percebeu que o Pipefy tinha potencial para ajudá-los nesses desafios.

Quando nós estávamos no escritório, o fluxo de aprovação era físico, colhendo assinaturas de cada gerente antes de processar um pagamento. Quando a pandemia começou, nós fomos atrás de uma solução digital e automatizada.
Sérgio Marques
Analista de Processo e Projetos

O começo de uma jornada digital

Na metade de 2020, alguns meses após o início da pandemia, a ONE começou a utilizar o Pipefy oficialmente. Os dois grandes objetivos do time financeiro eram ter controle sobre cada nota fiscal recebida e poder integrar o processo com o SAP, sistema ERP que a empresa usa globalmente.

No momento de iniciar o uso do Pipefy, o time financeiro não quis replicar o mesmo processo que era manual, porque já viu possibilidade de melhorias. Com isso, a ONE já implementou o fluxo de contas a pagar baseado em todas as funcionalidades que o Pipefy oferece.

Atualmente, o processo de contas a pagar se inicia com o fornecedor preenchendo um formulário que contém todas as informações necessárias para aprovação e pagamento. Antes do Pipefy, pedidos de pagamento chegavam por email com informações incompletas, atrasando o prazo de pagamento.

Após receber o pedido com todas as informações, o time centraliza os pedidos no Pipefy, dando visibilidade para todos os times envolvidos e todo o fluxo de comunicação é feito no Pipefy, por meio de notificações para os times internos e emails automatizados para notificar os fornecedores do status de cada pedido.

A automação, inclusive, é parte essencial do processo. O time da ONE criou alguns gatilhos para que os pedidos sejam automatizados. Quando uma nota fiscal é aprovada, por exemplo, o time de contas a pagar recebe automaticamente a demanda com todas as informações necessárias para efetuar o pagamento, evitando ruídos de comunicação e notas fiscais duplicadas.

Depois de ter padronizado e automatizado o processo inteiro, Sérgio e o time financeiro decidiram ganhar eficiência em uma etapa 100% manual do processo: a integração com o SAP. A ONE implementou uma solução de Robotic Process Automation (RPA) para conectar o Pipefy ao SAP.

Antes, o time organizava todas as notas fiscais em uma planilha e precisava colocar as informações manualmente no SAP, para fins de contabilidade. Hoje, por conta da padronização que o Pipefy oferece, um robô consegue automaticamente puxar as informações de todos os pagamentos realizados e enviar para o SAP, sem nenhuma interação humana.

O Pipefy nos ajudou muito com a simplificação dos processos de pagamentos e cadastros de fornecedores. Hoje temos uma plataforma única com fases de aprovação, formulários padronizados e bem definidos que tornaram o processo muito mais fácil de trabalhar no dia-a-dia.
Tercio Silva
Agency Accounting Expert Analyst

Os resultados: comunicação, visibilidade e integração

Após mais de um ano de uso do Pipefy, o time da ONE já consegue colher resultados claros. Segundo o Sérgio, os três maiores resultados dessa parceria são: 

  • Comunicação centralizada;
  • Visibilidade sobre o processo; 
  • Padronização dos fluxos.

Até 2020, o time financeiro não conseguia ter um canal claro e efetivo de comunicação. Cada parte do time controlava o processo em sua própria planilha e a comunicação era toda feita por emails, não possibilitando a padronização ou controle de histórico de cada conta a pagar. Hoje, com um fluxo centralizado, cada pessoa do time sabe exatamente quando deve atuar e onde um determinado pedido está.

Atualmente, o ciclo de uma nota fiscal, do pedido até o pagamento, é de no máximo dois dias. Antes do Pipefy, principalmente pela demora na comunicação entre as áreas, esse fluxo era longo e os gestores não conseguiam mensurar quanto tempo cada nota levava para ser paga, então atrasos eram recorrentes.

A organização e padronização do fluxo também aumentou a eficiência do time. Para gerenciar esse processo de contas a pagar, era necessário três pessoas dedicadas diariamente. Hoje, somente uma pessoa precisa supervisionar esse mesmo processo, liberando os outros funcionários para posições de maior valor agregado.

Por fim, a integração com o SAP e o uso de RPA também teve ótimos resultados. O processo era 100% manual, consumindo cerca de três a quatro horas semanais de um funcionário dedicado. Com o Pipefy, foi possível padronizar o fluxo e possibilitar o RPA atuar na automatização.

O maior ganho que nós temos é o fluxo de comunicação automático. Nós criamos vários gatilhos dentro do processo e temos diversos times conectados. Isso impactou diretamente o nosso resultado. Atualmente, nós não temos mais atrasos de pagamento, por exemplo.
Sérgio Marques
Analista de Processo e Projetos

Oceano azul para próximos desafios com o Pipefy

O processo dentro do Brasil é considerado pelo time financeiro um case de sucesso. Depois de cerca de 6 meses de uso, o time da ONE começou a expandir para outros países da América Latina. Panamá e Peru já estão usando desde Março de 2021. No início de 2022, o time da ONE está terminando a expansão para a Colômbia, também adicionando a automação com RPA.

O objetivo é ter o Pipefy implementado em todas as operações financeiras da ONE na América Latina. Serão 8 países diferentes utilizando a plataforma até o fim de 2022, com a possibilidade de expansões futuras para outros países e departamentos — como o time de RH, que também começou a usar o Pipefy em 2021.