Estudo de Caso

Hospital Pequeno Príncipe une agilidade e eficiência para escalar doações

Como o hospital centenário centraliza e automatiza 14 frentes de captação com a ajuda do Pipefy

Sobre o Hospital Pequeno Príncipe

Fundado em 1919, o Hospital Pequeno Príncipe (HPP) é o maior hospital pediátrico do Brasil, realizando mais de 288 mil atendimentos ambulatoriais e 20 mil cirurgias anualmente.

Em conjunto com as Faculdades Pequeno Príncipe e o Instituto de Pesquisa Pelé Pequeno Príncipe, o hospital forma o Complexo Pequeno Príncipe, referência em tratamento de crianças e adolescentes no Brasil.

Os desafios para escalar doações

O Hospital Pequeno Príncipe foi criado em 1919 com o objetivo de atender crianças e adolescentes que não tinham acesso gratuito à saúde. Cerca de 70% dos atendimentos do hospital são destinados ao Sistema Único de Saúde, o que gera importantes desafios financeiros à instituição. Para dar suporte a essa estratégia, sempre foi fundamental o apoio da comunidade através de doações para que a instituição pudesse se manter de portas abertas.

Com o desafio de aumentar as captações do hospital e manter-se atuando com excelência médica e equidade, em 2006 foi criada a área de Novos Projetos. A captação de recursos sempre foi a principal função da área, mas até 2016 a equipe contava com um CRM defasado e a grande maioria dos processos internos eram gerenciados manualmente. Processos como o funil de vendas (captação), contas a receber e onboarding de clientes eram gerenciados separadamente, por email, planilhas e por papel.

O gerenciamento manual e descentralizado estava ocasionando ruídos de comunicação e retrabalho. A operação de Novos Projetos do Pequeno Príncipe estava crescendo ano após ano, assim como o número de doadores.

Com o crescimento da operação, processos que antes eram feitos manualmente por alguns funcionários, acabaram se tornando um grande gargalo de operação. Foi então que, no início de 2017, o time do Pequeno Príncipe começou a usar o Pipefy com o intuito de aumentar a eficiência da equipe.

Até 2017, nós precisávamos disparar emails manualmente para cada um dos investidores. Cada colaborador tinha a sua carteira de clientes e se comunicava pelo seu email. Isso gerava um problema, pois se um dia aquele funcionário saísse ou tirasse férias, aliado ao nosso CRM defasado da época, nós perderíamos todo o histórico daquele investidor.
Antony Assumpção
Coordenador de Novos Projetos

De sistemas desconexos para uma operação ágil

Após iniciar a implementação da plataforma, a área de Novos Projetos viu no Pipefy a oportunidade de se tornar uma organização ágil e eficiente. Um dos diferenciais do Pipefy para outras ferramentas do mercado foi a flexibilidade e facilidade de uso, mesmo para pessoas que não são da área de tecnologia.

Atualmente, a equipe de Novos Projetos gerencia mais de 40 fluxos dentro da organização. Com o Pipefy, o fluxo de comunicação entre os times e a possibilidade de automação de processos que antes eram manuais foram dois dos maiores benefícios adquiridos.

Um exemplo é o processo de vendas, o mais importante do departamento. O time de captação do hospital usa o Pipefy como um complemento ao CRM, para gerenciar todo o fluxo de aquisição e retenção de novos investidores.

O time de captação atua em diversas frentes, como parcerias com pessoas físicas e jurídicas. Cada um desses fluxos tem sua especificidade e antes eram gerenciados em planilhas, mas atualmente todos são gerenciados dentro do Pipefy.

O processo se inicia com a prospecção e negociação com novos investidores. Após a “venda” da parceria, automaticamente os times financeiro e de relacionamento com investidores são acionados por dentro do Pipefy. O time financeiro é responsável por criar um contrato e processar todas as contas a receber. Já o time de relacionamento faz todo o fluxo de onboarding de clientes após a venda.

Por ser flexível, o Pipefy também é usado para outros processos dentro do time. Um exemplo é o fluxo contratação, que engloba os processos de Recrutamento e Onboarding de Funcionários, essenciais para o crescimento do time. No início de 2022, o time conta com cerca de 100 pessoas e tem a previsão de crescer 30% somente no primeiro semestre do ano. 

Atualmente, o hospital tem 14 diferentes frentes de captação. Em cada uma delas, existem diversos times envolvidos em negociação, relacionamento pós venda e no financeiro. A organização de processos e comunicação entre os times que o Pipefy nos proporciona é essencial para nós sermos ágeis e eficientes.
Denis Carneiro
Supervisor de Novos Projetos

Os resultados: escalabilidade e eficiência

No início de 2022, a área de Novos Projetos atingiu o ápice de uso com o Pipefy. Segundo Antony Assumpção, Coordenador da área, 100% dos processos de Novos Projetos são gerenciados dentro do Pipefy. Com fluxos padronizados, centralizados e automatizados, o time consegue ser ágil e eficiente.

O Pipefy, em conjunto com as novas metodologias do time, foi uma peça chave para a equipe conseguir superar o desafio do trabalho remoto, imposto durante a pandemia do Covid-19.

Antes da pandemia, por exemplo, o gerenciamento da chegada de novos funcionários era gerenciado principalmente por papel. Agora, o processo é gerenciado de ponta a ponta dentro do Pipefy, coletando informações de candidatos em formulários e criando um funil para seleção dos funcionários. Denis Carneiro, Supervisor de Novos Projetos, afirma que atualmente o time responsável pela contratação de colaboradores investe 50% menos de tempo nesse processo, podendo sair de tarefas manuais para focar em atividades de maior valor agregado.

Já os processos de captação de investidores, onde o Pipefy funciona como um CRM, foram os que mais tiveram resultados positivos. Nos últimos cinco anos, após a implementação do Pipefy, o time do hospital dobrou o valor de captação.

Em paralelo, o time financeiro conseguiu automatizar diversas tarefas, como envios mensais de boletos bancários para os investidores. O financeiro, por exemplo, conseguiu diminuir em 65% o tempo investido em tarefas relacionadas a vendas, liberando boa parte da equipe para outras atividades. 

Hoje em dia, com a nossa base de clientes crescendo rapidamente, se não fossemos eficientes, não conseguiríamos dar atenção para cada um deles. Nossa taxa de reinvestimento certamente iria diminuir e perderíamos muitos investidores.
Antony Assumpção
Coordenador de Novos Projetos

Próximos passos com o Pipefy

O uso do Pipefy já é cultural dentro da área de Novos Projetos do Hospital Pequeno Príncipe, já que todos dos processos da área são gerenciados dentro da plataforma. Atualmente, o grande desafio é conseguir expandir o uso para outros departamentos do hospital, e assim espalhar a cultura ágil dentro de todo o Complexo Pequeno Príncipe.

Já existem algumas áreas que estão começando a usar o Pipefy aos poucos. Uma dessas iniciativas envolve o atendimento via telemedicina, no qual o hospital visa usar o Pipefy para etapas de triagem dos pacientes. Com a expansão para mais departamentos, incluindo a assistência do hospital, a expectativa é que o Complexo Pequeno Príncipe siga o caminho da transformação digital com o apoio e parceria do Pipefy.