VTEX admite 293 novos colaboradores em 9 meses com o Pipefy

Diante das urgências da transformação digital e do boom do e-commerce, a VTEX precisava estruturar seu onboarding para lidar com um rápido crescimento. No entanto, o cenário operacional era moroso, repetitivo e totalmente dependente de ferramentas manuais. Desde os e-mails de boas-vindas até o agendamento de treinamentos, o fluxo era executado um a um, em um esforço insustentável ao tentar escalar as comunicações.

O principal gargalo estava na coleta de dados. Os novos integrantes recebiam planilhas que frequentemente apresentavam desconfigurações, falhas de digitação e campos em branco. O problema era invisível até tarde demais: os erros só apareciam quando o RH precisava usar os dados para rodar a folha de pagamento.

O processo fragmentado quebrava a comunicação entre as três áreas essenciais para receber o novo colaborador. Sem uma ferramenta integrativa, as equipes de Logística (alocação de equipamentos), Places (bem-estar e infraestrutura) e Desenvolvimento (agendamento de treinamentos) ficavam sem visão sobre a entrada de novos talentos, e sem condição de se preparar.

Para reverter esse quadro e destravar seu crescimento, a VTEX implementou o Pipefy. A estruturação começou pelo mapeamento completo do fluxo de admissão, etapa por etapa, usando a matriz SIPOC como base. Esse desenho permitiu a criação de um Formulário Inicial, enviado via link, com identidade visual e, principalmente, campos obrigatórios uniformizados. Essa padronização garantiu que o novo colaborador enviasse exatamente as informações necessárias, sem margem para desconfigurações.

Com a entrada de dados estruturada, a VTEX configurou automações e definiu perfis de acesso específicos para cada atividade. A plataforma passou a disparar e-mails automaticamente e a gerar alertas de prazos, dando aos gestores uma visão clara do andamento de cada admissão.

Essa digitalização conectou imediatamente o fluxo do RH às pontas da operação. As equipes de apoio passaram a visualizar com antecedência quantos colaboradores iniciariam em datas específicas, com autonomia e tempo hábil para organizar estoques e programar entregas com precisão.

A adoção do Pipefy transformou o setor de Recursos Humanos da VTEX. O time parou de focar em cobranças e conferências repetitivas. Com o processo estruturado, a empresa passou a extrair relatórios customizados na própria ferramenta para mensurar dados analíticos sobre diversidade (gênero, raça e orientação sexual). Essas informações tornaram-se fundamentais não apenas para cumprir exigências legais, como o e-Social, mas para direcionar ações afirmativas de inclusão.

O ganho operacional foi tão expressivo que o RH expandiu sua atuação dentro da plataforma, passando a gerenciar novos processos, como pesquisas de satisfação pós-onboarding e outras solicitações internas. A substituição do trabalho manual pela automação garantiu a escalabilidade do negócio e devolveu ao RH a chance de cuidar do que mais importa: as pessoas que estão chegando.

A multinacional VTEX é um unicórnio brasileiro e líder global em comércio colaborativo. Presente em mais de 46 países e atendendo a mais de 2.500 clientes, a companhia desenvolve plataformas para marketplaces e varejo B2B, conectando marcas e fabricantes para acelerar a transformação digital do comércio.