Como a VTEX tornou escalável o onboarding de 300 colaboradores

VTEX

Presente em mais de 46 países, a multinacional VTEX atualmente faz parte de um time seleto de mais de 10 startups unicórnio no Brasil. A VTEX desenvolve plataformas para o comércio colaborativo, conectando varejistas, marcas e fabricantes B2B. O objetivo é incentivar negócios a lançarem seus próprios marketplaces, com atuais 2,5 mil clientes.. 

A partir desse produto, a líder em comércio colaborativo possui inúmeras ferramentas de gestão de vendas que preparam os negócios para o futuro.

Com um crescimento acelerado de 140% no último ano, a desenvolvedora da plataforma VTEX Cloud Commerce triplicou de tamanho desde 2017. Hoje possui 700 colaboradores e ainda está com mais de 300 vagas abertas.

países

escritórios pelo mundo

funcionários

 

clientes

 

crescimento em 2020


unicórnio no Brasil

Desafios

Como o processo de onboarding na nossa empresa passa por várias outras áreas, se utilizarmos uma ferramenta sem automações o suficiente, ficamos presos.

Principalmente por conta da entrada de cada vez mais colaboradores, o gerenciamento de todo o processo de Onboarding era uma das principais dores da VTEX. 

Diante das urgências impostas pela transformação digital e o boom do e-commerce, a startup precisava de um gerenciamento de onboarding para lidar com o crescimento do time. 

Desde os e-mails de boas-vindas aos novos colaboradores até a entrada de funcionários, tudo era enviado manualmente, um por um. Era necessária uma grande força de trabalho despendida. 

“Uma coisa é você enviar cinco e-mails para uma pessoa. Outra coisa é você enviar cinco e-mails para vinte pessoas” ressalta Neila Nascimento, Tech Recruiter na VTEX.

Os novos integrantes do time recebiam um formulário para preencher. Essa tarefa abria brechas para problemas, como:

  • Desformatação da planilha;
  • Erros de digitação;
  • Campos não preenchidos.

Faltava um processo eficiente para confirmar os dados de novos colaboradores. Isso porque era inviável verificar pessoalmente se as fichas estavam completas. 

Os problemas eram percebidos apenas na hora que o setor de Recursos Humanos precisava utilizar os dados, por exemplo, na folha de pagamentos. 

O time da VTEX percebeu então que a ferramenta utilizada não permitia a escalabilidade ideal que dessem conta do cenário, dificultando a visão e a administração dos projetos.

“Como o processo de onboarding na nossa empresa passa por várias outras áreas, se utilizarmos uma ferramenta sem automações o suficiente, ficamos presos” explica Neila.

Pelo menos três equipes estão envolvidas no processo de admissão e essas eram afetadas diretamente por este ruído de comunicação:

  • Logística: verifica a alocação do colaborador e equipamentos para seu uso;
  • Places: cuida do bem-estar das pessoas no dia a dia;
  • Desenvolvimento: utiliza dados de admissão para montar treinamentos e agendar conversas com os líderes.
  •  

Além disso, como as ferramentas não eram integrativas, diversos ruídos na comunicação apareciam entre os times que faziam parte do processo, dificultando a visibilidade dos projetos.

Solução

As equipes conseguem ver quantos colaboradores entrarão em determinada data, e isso facilita até mesmo o controle de estoques e programação de entregas.

Com todo esse cenário que se apresentava, a VTEX começou a perder forças nos seus times e nos processos que eles faziam parte. A empresa percebeu que precisava migrar seus processos manuais para ferramentas automatizadas.

O processo de implementação do Pipefy foi iniciado em agosto de 2020. O primeiro passo da estruturação do projeto foi a modelagem. 

A partir dela começamos o mapeamento de todas as fases e quais informações seriam solicitadas pelo Formulário Inicial, desenhado através da SIPOC.

Depois do mapeamento, a VTEX instituiu um Formulário Inicial, que é enviado como um link. O novo colaborador preenche os seus dados que antes não eram solicitados de forma clara nas planilhas.

“Nós pudemos sinalizar quais informações são obrigatórias para o onboarding, criando campos uniformizados. O formulário criou uma identidade visual muito melhor e ajudou muito os nossos colaboradores a entender melhor nosso processo”, diz Neila. 

Depois de todas essas etapas definidas, foi possível ter a visão do Pipe criado e definir quais os perfis que terão acesso a cada atividade e a cada programa, com seu login.

“As equipes conseguem ver quantos colaboradores entrarão em determinada data, e isso facilita até mesmo o controle de estoques e programação de entregas. Assim esse novo colaborador chega com tudo em ordem”, comenta a recruiter.  

Resultados

A modernização do processo como um todo trouxe uma melhoria não só para nós, mas também faz com que os colaboradores se sintam em casa.

Em 9 meses do início do processo, 293 funcionários já tiveram seu onboarding concluído com sucesso.

Além da substituição total das planilhas de dados com o formulário inicial, a VTEX ganhou em tempo nos seus processos.

Com o Pipefy foi possível ter uma visão clara do que acontece em cada fase da operação, com alertas de prazo e disparo automático de e-mails. 

“Nós conseguimos ver o projeto não com o intuito de controlar e cobrar pela realização de atividades em atraso. Nós podemos acompanhar com clareza e organizar”, comenta a recrutadora da VTEX.

Sendo assim, além de acabar com os erros, o time de Recursos Humanos recebe todos os dados dentro da própria ferramenta.

Com os relatórios customizados, a VTEX pode mensurar uma série de dados analíticos sobre a diversidade da empresa, diminuindo os gaps sociais e posicionando o negócio para as frentes de atuação que quer atingir.

“Antes não conseguíamos ter informações como gênero, raça e orientação sexual. Isso é importante para o e-social, do IBGE, mas também para sermos mais inclusivos, pois são causas que queremos abraçar”, diz Neila.

O sucesso foi tanto que o departamento de RH já começou a gerenciar outros processos, como pesquisa de satisfação pós onboarding e outras solicitações de RH.

Nesse sentido, em vez de alocar pessoas para fazer tarefas manuais e repetitivas, hoje o RH é muito mais estratégico.

“A modernização do processo como um todo trouxe uma melhoria não só para nós. As primeiras impressões sobre a organização da empresa e a receptividade  fazem com que os colaboradores se sintam em casa.”