Com o uso da plataforma, instituição busca mais agilidade, padronização e visibilidade em processos internos críticos, além de melhorar a experiência de seus times.
O Instituto Ayrton Senna é uma organização sem fins lucrativos que há mais de 30 anos atua na área da educação. Sua missão é transformar a educação pública no Brasil por meio de pesquisas, inovação, disseminação de conhecimento e mobilização social. Ao longo de sua trajetória, já impactou milhões de estudantes e professores em todo o país. Hoje, busca ampliar ainda mais sua comunicação com a sociedade e empresários, assegurando a continuidade de seu impacto social e inovando constantemente para influenciar políticas públicas em prol da qualidade da educação.
Antes da adoção do Pipefy, o Instituto Ayrton Senna enfrentava desafios relacionados à gestão de processos internos, que eram descentralizados e muito dependentes de planilhas, e-mails e controles paralelos. Isso gerava retrabalho e falta de rastreabilidade e baixa padronização dos fluxos, o que sobrecarregava a gestão das áreas. Logo, havia a necessidade de maior eficiência e integração entre setores e uma demanda clara por agilidade, confiabilidade nos dados e automação de tarefas manuais.
Com o objetivo de centralizar operações de diversas áreas (Compras, Jurídico, RH, TI, Fornecedores, etc.) em uma única ferramenta, o Instituto Ayrton Senna buscava por uma solução que gerasse essa eficiência e integração. Com isso, o Pipefy foi escolhido por sua capacidade de estruturar processos de forma inteligente, padronizada e escalável. A plataforma poderia garantir ao Instituto Ayrton Senna um maior controle e segurança das informações e visibilidade em tempo real para gestores e equipes.
Além disso, ao adotar o Pipefy, seria possível obter redução de custos com retrabalho e sistemas legados, tomada de decisão baseada em dados, com relatórios e dashboards consistentes e melhoria da experiência dos times, reduzindo a complexidade operacional e liberando tempo para atividades estratégicas.
A implementação do Pipefy - iniciada em julho de 2025 - começou pelo processo de compras, considerado um dos fluxos mais críticos da organização, pois envolve todas as suas áreas. O trabalho iniciou-se com o mapeamento das políticas e fluxos atuais, seguido da criação de um MVP simplificado. Foram realizadas entrevistas com as áreas envolvidas para entender dores e pontos de melhoria, além da integração do cadastro de fornecedores.
O MVP foi rapidamente apresentado aos times e, a partir dos feedbacks, ajustes foram feitos. Em apenas dois meses, o processo já estava em funcionamento. Um dos grandes diferenciais foi a flexibilidade da ferramenta, que permitiu a implementação de melhorias quase imediatas logo nas primeiras semanas, reforçando o valor do Pipefy já no início. Atualmente, o uso se vem se expandindo para as áreas de Financeira, utilização de fornecedores e também para a área de negócios como CRM, com tendência de ampliar para novas frentes.
A adaptação foi natural devido à usabilidade intuitiva do Pipefy. A estratégia adotada foi mostrar benefícios concretos para cada equipe, apoiada por treinamentos e materiais de suporte. Como resultado, a adesão foi rápida: os usuários comprovaram na prática os benefícios, a agilidade, visibilidade e integração prometidas, consolidando a aceitação em pouco tempo.
A experiência com o suporte da Pipefy e da consultoria parceira Píer tem sido altamente positiva. A proximidade da Píer com a realidade do Instituto trouxe segurança e eficiência na implementação, facilitando a adaptação dos times. Já o suporte do Pipefy destacou-se pela disponibilidade, rapidez nas respostas e clareza na comunicação, garantindo que nenhuma dúvida ficasse sem solução e fortalecendo a confiança da equipe do IAS no uso da plataforma.
Com o Pipefy rodando em algumas de suas áreas há um pouco mais de 2 meses, as expectativas do Instituto Ayrton Senna em relação ao uso da plataforma estão voltadas para a redução de tempo de execução de processos, otimização das equipes e maior agilidade na tomada de decisão. A instituição também espera diminuir o retrabalho em diversas operações, reduzir custos associados a sistemas fragmentados e garantir maior transparência e controle das informações.
Outro ganho esperado é a geração de relatórios de forma mais rápida, possibilitando uma visão consolidada dos processos e apoio na gestão estratégica. E, por fim, mas não menos importante, a satisfação dos usuários internos com os novos processos - para isso será realizada uma pesquisa de satisfação junto as áreas envolvidas em alguns meses.
E mesmo nesse curto período de atuação do Pipefy, o Instituto Ayrton Senna já conseguiu perceber impactos positivos em suas operações. Destaque para a simplificação de processos diários nas áreas de Compras e Jurídico - algumas atividades específicas desses setores já contam com o apoio de inteligência artificial (Agentes de IA), que analisam as informações e entregam dados mais consolidados aos usuários, poupando o tempo das equipes. Isso já gerou feedbacks positivos das áreas solicitantes sobre a clareza e agilidade das operações beneficiadas.
Demonstração