Glossário do Pipefy
A
Acesso API
API é uma sigla em inglês para Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicação. Em uma definição simples, API é um conjunto de requisitos que determinam como uma aplicação pode se integrar ou se comunicar com outra. Em geral, empresas publicam o código de API para que desenvolvedores criem produtos que se conectem e se integrem aos seus sistemas, criando fluxos automatizados entre diferentes plataformas.
Anexo (campo)
Diferentes tipos de anexo podem ser adicionados aos cards (imagens e vídeos de formatos variados). Quando um documento é anexado, ele fica vinculado ao card durante todo o processo. Para criar campos de anexo no pipe, basta ir às configurações do card ou da fase. O tamanho máximo de um anexo é de 512 MB, sendo que o seu nome não deve conter caracteres especiais.
Apps (funcionalidade)
Apps são integrações (ou extensões) de outros desenvolvedores que você pode adicionar aos seus pipes para aprimorá-los e customizá-los ainda mais. O Pipefy possui várias integrações nativas com diferentes apps, como Bitbucket, Calendar, Github, Google Hangouts, Slack, Sprint Planner e outros.
Autenticação Multifatorial
Também conhecida como autenticação em duas etapas ou autenticação em dois fatores (ou MFA, em inglês), trata-se de um método para confirmação da identidade do usuário. Você pode escolher entre vários apps para habilitar a autenticação quando acessar o Pipefy, como o Authy, Google Authenticator, Guardian e Microsoft Authenticator). Desse modo, você estará mais seguro ao logar na plataforma.
Automação (funcionalidade)
Automações permitem que usuários criem regras e eventos que desencadeiam ações específicas nos pipes, eliminando o trabalho manual. Existem diferentes tipos de automações e combinações para fazer, independentemente do tipo de processo. Desse modo, é possível estabelecer um fluxo de trabalho mais rápido e à prova de erros. Todas as ações realizadas por automações são registradas no histórico do card com o nome do pipebot ao lado (que é o robô pessoal do Pipefy).
B
Barra de Ajuda
A Barra de Ajuda fornece recursos personalizados, como dicas rápidas e tutoriais em vídeo, para ajudá-lo a entender melhor a página que você está visualizando no Pipefy. Ela pode ser acessada em quase todas as páginas do Pipefy, basta clicar no ícone de interrogação na barra lateral esquerda da página.
C
Campos da fase
Os campos são blocos de informação que constroem as partes de um processo; passos e requisitos que os usuários precisam preencher para dar andamento ao fluxo de trabalho. Você pode customizar fases e formulários usando diferentes campos, como campos de texto, botões de seleção, checklists, instruções etc. Desse modo, é possível estabelecer padrões de execução e garantir que seus processos sigam padrões específicos.
Campos fixos
Todos os pipes incluem um conjunto padrão de operações básicas exibidas no topo do formulário ou no canto superior direito do card – os campos fixos. Eles são acessíveis em todas as fases, juntamente com os recursos do card. Você pode sincronizá-los com os campos das fases e acessá-los por meio de relatórios também.
Card
Um card é um dos principais elementos do Pipefy e pode representar diferentes tipos de informação, dependendo do processo. Pode ser uma solicitação, um lead, um pedido, um ticket de suporte, um produto, uma tarefa e assim por diante. Os cards reúnem todas as informações necessárias para o processo seguir de uma fase para outra.
Card ID (campo)
É um número usado para identificar determinado card, gerado automaticamente quando ele é criado (um rastreador de chamados). Dependendo do tipo do processo, o card ID pode representar o número de uma solicitação, de um ticket, de uma ordem de serviço e muito mais.
Checkbox (campo)
Também conhecida como checklist, a checkbox é um campo de múltiplos itens que funcionam como requisitos nas fases pelas quais o card passa. Você pode criar um campo com várias opções que podem ser selecionadas simultaneamente. Na estrutura do card, ela pode estar posicionada vertical ou horizontalmente.
Condicionais (funcionalidade)
Usuários dos planos Business e Enterprise podem adicionar campos condicionais em seus processos. Com eles, é possível mostrar ou ocultar campos nas fases e nos formulários usando a lógica condicional a fim de estabelecer um formulário dinâmico e inteligente. Desse modo, os usuários podem personalizar ainda mais os processos e evitar formulários longos com campos em branco.
Conexões (funcionalidade)
São associações entre dois pipes ou entre um pipe e uma database. Ao criar conexões, é mais fácil reunir e acessar informações dentro dos pipes e disponibilizar os mesmos dados em lugares variados.
Essa é uma excelente ferramenta para integrar processos sem ter que compartilhar informações fora do pipe manualmente.
Conexão de Database (funcionalidade)
Uma conexão entre um pipe específico e uma tabela da Database. Essa conexão pode ser feita através de campos no Formulário Inicial e nas fases, integrando processos sem a necessidade de compartilhar informações manualmente. Se você tiver um processo que exige colaboração e integração com o banco de dados (como uma lista de fornecedores), poderá fazê-lo usando esse tipo de conexão.
Conexão de Pipe (funcionalidade)
Uma conexão entre dois pipes para compartilhar a mesma informação em diferentes processos. Ao criar conexões entre pipes, é possível reunir, acessar e armazenar os mesmos dados em lugares variados, criando ou vinculando cards.
Configurações do pipe
A página para editar todas as configurações relacionadas a um pipe específico; somente disponível para usuários admin. Para acessar as configurações, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do cabeçalho do pipe. Nesta página, você pode editar o nome e o ícone do pipe, títulos e subtítulos de cards, níveis de permissão, alertas e muito mais.
Configurações de usuário
Também conhecida como preferências da conta ou do usuário, você pode editar suas informações de perfil, idioma, alertas de notificações e acesso aos tokens preferidos. Você também pode habilitar ou desabilitar a autenticação multifator e até mesmo deletar sua conta.
D
Database (funcionalidade)
Database, ou base de dados, é um sistema de armazenamento de informações dentro do Pipefy que pode ser usado para consultar dados relevantes dos processos de modo personalizado (como repositório de dados de clientes, fornecedores, produtos e muito mais). Pode ser acessado de qualquer página através do ícone de Database, localizado na barra lateral esquerda.
Data / Data e Hora (campo)
Este dois campos podem ser usados quando a informação que você está solicitando exige que se determine uma data e/ou uma hora específica.
Data de Vencimento (campo)
O campo de data de vencimento (ou prazo) deve ser usado para a data de vencimento do card. Essa informação fica visível mesmo quando o card está fechado, e é usada para monitorar a realização e a conclusão da atividade.
Detalhes do Plano
O plano de assinatura atual da empresa. A página de cobrança é o local para verificar todas as informações sobre pagamentos e faturas. O histórico de pagamentos também pode ser visto aqui.
Documentos (campo)
Campo para inserir a numeração de documentos brasileiros: CPF deve ser utilizado para pessoas físicas e CNPJ para pessoa jurídicas (campo com restrições de informação e formatos em números).
E
Email (campo)
Um campo para inserir endereços de email, com verificação para formatos comuns.
Email Inbox (funcionalidade)
Esta funcionalidade permite que usuários criem cards automaticamente ao enviar emails para um endereço de email específico de um pipe. Para tanto, o usuário deve configurar as informações do email de acordo com os campos do Formulário Inicial.
Email Messaging (funcionalidade)
O Email Messaging é uma funcionalidade que permite que os usuários recebam e enviem emails diretamente dos cards, sem ser necessário abrir os seus respectivos emails para se comunicar. A troca de emails ocorre dentro das fases dos cards, conforme eles progridem pelo pipe, de modo que a comunicação é centralizada e unificada.
Empresa
Uma empresa dentro do Pipefy inclui todos os pipes, membros, relatórios, databases, automações e elementos relacionados a ela. É a representação virtual da estrutura da sua empresa (ou pelo menos alguns elementos dela), com processos que podem incluir equipes específicas ou até mesmo departamentos inteiros. Como alguns dizem, é o seu Pipefy.
Etiquetas (campo)
Etiquetas coloridas que podem ser usadas para classificar e identificar diferentes tipos de informações nos cards, como tarefas prioritárias, sinalizadas no canto superior esquerdo do card. As etiquetas também podem ser usadas para filtrar cards no filtro do pipe, facilitando a busca de informações.
F
Fase
Uma fase é qualquer etapa a ser executada no processo para sua conclusão do começo ao fim, representada por colunas no Kanban ou por linhas na visualização em lista. É possível definir as fases pelo qual os cards passam ou não, de acordo com as informações preenchidas no card e a estrutura do pipe. Todas as fases possuem as suas peculiaridades, adicionando ou confirmando informações no decorrer do fluxo de trabalho de tarefas, demandas ou solicitações.
Formulários de Fase
Formulários de Fase são formulários dentro de uma fase específica do Pipefy que você pode compartilhar externamente. Desse modo, seus clientes, fornecedores ou solicitantes podem adicionar informações no decorrer do processo, sem ser pelo Formulário Inicial ou Formulário Público.
Formulário Inicial
O formulário inicial normalmente é a primeira entrada de informações do processo e é através dele que os cards são criados. É possível customizar os campos conforme as necessidades do processo, sendo que o formulário coleta os dados para criar solicitações variadas, como pedidos de compras, férias, e o que você precisar.
Quando o formulário inicial é enviado, ele cria um card que é adicionado ao início do seu processo.
Formulário Público
O formulário público é idêntico ao formulário inicial. A diferença aqui é que você está disponibilizando o formulário para pessoas que não têm acesso ao processo ou ao Pipefy; é um formulário externo, que pode ser acesso por meio de um link público.
G
Galeria de Templates
A Galeria de Templates pode ser acessada a qualquer momento na barra lateral esquerda. Aqui você pode escolher templates (modelos) de processos pré-definidos de diferentes áreas, como Financeiro, RH, Marketing, Serviço ao Cliente e muito mais. Basta pesquisar pelo processo desejado e selecionar o template. Depois, você pode customizá-lo de acordo com as suas necessidades, usando-o como base para suas adaptações.
I
Integrações (funcionalidade)
As integrações permitem que sua equipe customize os pipes e crie fluxos mais complexos ao combiná-los com apps externos. É possível integrar um app da sua preferência através das integrações nativas (casos mais simples), do Zapier, da API Pública e através das integrações customizadas desenvolvidas pelo nosso time (disponível somente para planos Enterprise). Desse modo, você pode conectar ferramentas como Google Sheets, Slack, Evernote e muitos outros ao Pipefy.
Importer App (funcionalidade)
O Importer é um app que faz o upload de cards em um pipe ou database de acordo com as informações de um arquivo XLSX (Excel). Desse modo, é possível transformar as informações contidas em uma planilha em dados no Pipefy sem precisar reescrevê-las. Com o Importer, o usuário pode gerar cards em massa em um pipe ou database, economizando tempo ao importar registros.
K
Kanban
O Kanban é um método de visualização em colunas para controlar e organizar fluxos de trabalho, inventários e até mesmo ideias. Dentro do Pipefy, o Kanban é uma das maneiras de visualizar o progresso, as etapas e o status de seus processos.
M
Membros
Há dois tipos de membros no Pipefy: membros da empresa e membros do pipe. Cada membro tem uma função – e nível de permissão – específica (por exemplo, admin ou convidado). Para entender melhor cada tipo específico de membro, consulte as definições de membros da empresa ou membros do pipe.
Membros da Empresa
Há cinco níveis de permissão de usuários a nível de empresa no Pipefy: administrador, super administrador, membro, convidado da empresa ou convidado externo. Com os níveis de permissão, você garante o controle de acesso e segurança de seus processos, pois as pessoas certas têm os acessos certos.
Você pode gerenciar essas permissões na página de membros da empresa (disponível apenas para os planos Business e Enterprise). Os membros da empresa fazem parte da conta geral da empresa enquanto os membros do pipe possuem acessos a processos específicos.
Membros do pipe
Os pipes proporcionam cinco níveis de permissão. São eles: administrador, membro, apenas formulário inicial, somente leitura e visão restrita. Com base no tipo de permissão, os usuários podem executar ou não diferentes ações no pipe. A página de membros pode ser acessada ao clicar no ícone de membros no canto superior direito, no cabeçalho do pipe.
Métricas do pipe (funcionalidade)
As métricas podem ser definidas como um relatório de produtividade do seu pipe. Elas são uma forma fácil de monitorar a execução de sua equipe em um processo específico, mostrando o número de cards atrasados ou expirados, por exemplo.
Meu Trabalho (funcionalidade)
Esta página reúne todos os cards atribuídos a você em um só lugar e pode ser acessada no topo da página de Pipes. Isso permite que você se mantenha atualizado(a) com relação aos prazos e ao status dos processos, e tenha uma visão completa de suas atividades em todos os diferentes pipes
Moeda (campo)
Moeda é um campo que você pode adicionar nos formulários e nas fases dos seus processos, usado para inserir quantias em dinheiro. Por exemplo, ao perguntar quanto alguém gastou no pipe de reembolso de despesas.
N
Nível de permissão
Um nível de permissão é um nível de hierarquia que um usuário possui dentro do Pipefy, seja para toda a empresa ou um pipe específico. Ao definir uma função de usuário para um membro, você definirá suas restrições de ação na plataforma. Para aprender sobre os diferentes níveis de permissão, vá para as definições de membros da empresa ou membros do pipe.
Notificações
O Pipefy oferece diferentes tipos de notificações (alertas) que você pode definir de acordo com as suas necessidades; eles sempre vão aparecer no ícone do sino localizado no cabeçalho e no seu email se você quiser. Você também pode personalizar as notificações que gostaria de receber por email com base em seus pipes.
Numérico (campo)
Um tipo de campo que pode ser usado em formulários e nas fases do pipe. Pode ser usado quando você pedir informações que exijam apenas um formato numérico (com exceção dos formatos de data, hora e moeda, visto que eles têm seus campos específicos).
Número de telefone (campo)
O número de telefone é um campo que pode ser usado para solicitar números de telefone em formulários e fases do processo.
P
Painéis (funcionalidade)
Possibilitam que você colete, rastreie e combine diferentes dados dos seus processos para visualizá-los como você preferir e criar seus próprios gráficos e métricas.
É possível criar gráficos de vários tipos, como linhas, áreas, barras, tabelas, calendários e muito mais, customizando-os de acordo com as necessidades dos seus processos.
PDF Template / Gerador de PDF (funcionalidade)
O PDF Template (ou Gerador de PDF) é uma ferramenta na qual os usuários podem extrair informações específicas de um card e transformá-las em um documento PDF. Ótimo para quem quer compartilhar informações com clientes, fornecedores ou pessoas que não são membros de determinado pipe. É fácil criar um template de PDF com conteúdo dinâmico e com os dados que você deseja extrair, estabelecendo assim maior padronização em todos os documentos gerados.
Pipe
É como um processo é chamado no Pipefy. Diferentes processos podem ser transformados em pipes, independentemente de seus tamanhos ou segmentos.
A visualização padrão do pipe é no formato kanban, mas você pode mudá-la para lista se desejar. Os pipes são divididos em fases, simbolizadas por colunas e que representam as etapas do processo.
Por sua vez, cada fase tem seus próprios campos, que representam as ações que devem ser realizadas em cada momento do processo.
Portal (funcionalidade)
Portais reúnem diferentes formulários públicos na mesma página para torná-los acessíveis para usuários internos ou externos, centralizando as informações em um só lugar. Desse modo, fornecedores, clientes ou solicitantes não precisam procurar por links de formulários para abrir suas demandas.
Um portal pode representar um departamento na sua empresa e reunir todos os formulários dele, por exemplo.
Processo
Veja a definição de Pipe.
R
Relatórios (funcionalidade)
Temos dois tipos de relatório no Pipefy: Relatórios de Empresa and Relatórios do Pipe – be aware of that. Go to their respective definition to learn more. Cuidado para não confundi-los. Para saber mais sobre eles, consulte suas respectivas definições.
Relatórios da empresa (funcionalidade)
Os relatórios de empresa exibem aspectos gerais comuns a todos os pipes: card ID, título, fase, nome do pipe, etiquetas, vencimento, criador, responsáveis, datas de criação e finalização, de update e de último comentário. É possível criar e salvar relatório a nível de empresa ao combinar e filtrar os dados de dois ou mais pipes, obtendo visibilidade de dados e métricas da operação. Não confundir os relatórios de empresa com os relatórios de pipe.
Relatórios do pipe (funcionalidade)
Os relatórios do pipe possibilitam que os usuários visualizem toda a informação extraída dos cards do pipe de forma organizada e customizável. Essa ferramenta permite que os usuários criem e salvem relatórios com filtros pré-selecionados, que podem ser acessados a qualquer momento. Desse modo, é mais fácil identificar gargalos do processo, obter insights e analisar todos os dados em um só lugar.
Responsável (campo)
É a pessoa responsável pela execução do card ou que têm alguma relação com aquela tarefa ou solicitação específica. Em geral, o responsável é o próprio dono da demanda do card, porém essa definição pode mudar dependendo do processo. Os cards podem ter diversos responsáveis em diferentes fases, que devem ser membros do pipe.
Respostas Salvas (funcionalidade)
Mensagens customizadas pré-definidas que você pode enviar de modo manual ou automático como corpo de texto de um email. Essa é uma ótima ferramenta para quem quer economizar tempo e precisa ter uma resposta padronizada. Com a ajuda de campos dinâmicos, é possível configurar campos que preenchem de acordo com suas escolhas.
S
Seleção de Lista (campo)
É um campo de múltipla escolha em que o usuário pode selecionar apenas uma das opções. A seleção de lista é uma ótima escolha para quando você tem uma lista de alternativas, como uma lista de cidades ou de departamentos.
Seleção de Única Opção (campo)
Um campo de múltipla escolha em que o usuário pode selecionar apenas uma as opções. Uma ótima opção para quando você tem uma lista de alternativas, como uma lista de cidades ou de departamentos. A diferença entre ela e a Seleção de Lista é que aqui todas as opções ficam visíveis sem precisar clicar no botão.
Status de Solicitações (funcionalidade)
Status de Solicitações é uma funcionalidade do Pipefy que permite que solicitantes, sejam eles usuários cadastrados no Pipefy ou pessoas externas à plataforma, possam acompanhar o status dos cards (as solicitações que abrem) sem ser necessário entrar em contato com os responsáveis pela execução da requisição.
T
Templates de email (funcionalidade)
Email padronizados que usuários podem criar para enviar manualmente dos cards ou através de automações. É possível construir um template de email com campos dinâmicos, de modo que você não terá que escrever palavras específicas toda vez que enviar um email, estabelecendo um experiência dinâmica e rápida. Você pode ter vários templates de email salvos para usar em diferentes situações, criando um fluxo automatizado e à prova de erros.
Tempo (campo)
Um campo de formulários e fases que você pode adicionar para pedir informações em formato de horas e minutos
Texto Curto (campo)
O texto curto (ou texto de uma linha) é um campo que você pode selecionar em formulários ou nas fases do pipe. Selecione-o quando a informação deve ser dada em poucas palavras, como nome, sobrenome, endereço etc.
Texto Fixo (campo)
Um texto fixo é um campo que você pode adicionar no Formulário Inicial ou nas fases do pipe. Ele pode ser usado para dar instruções sobre a fase, por exemplo. Ele não gera nenhuma caixa para inserir informações e não exige que qualquer opção seja selecionada – é apenas um texto simples em sua fase.
Texto Longo (campo)
Você pode selecionar este campo no Formulário Inicial ou em uma fase dentro do pipe. Use-o quando estiver pedindo uma informação que exija texto longo, isto é, particularidades acerca de uma solicitação ou outras informações detalhadas.
Trocar de Empresa
É possível criar diferentes empresas dentro do Pipefy com a mesma conta. Isso pode ser útil se você quer separar pipes em ambientes diferentes em vez de criar pipes privados, ou se você quiser ter equipes diferentes na conta da mesma empresa. Para trocar de empresa no Pipefy, basta clicar no seu ícone de usuário e selecionar a empresa desejada.
Tokens
Tokens permitem que você crie uma autenticação multifator e tenha acesso aos seus APIs. Todos os tokens gerados podem ser visualizados na página Tokens, nas Configurações do Usuário.
V
Visualização em Lista
A visualização em lista é outra maneira de visualizar seu processo em vez da visualização em Kanban. Você pode verificar as mesmas fases e status do seu processo, mas com um layout diferente. Com esta opção ativada, você pode ver todas as informações dentro do seu pipe organizadas como uma lista simples.