Software de gerenciamento de workflows ajudou uma das maiores varejistas do mundo a entregar 3 mil peças de marketing por mês de forma otimizada e automatizada
Com a Black Friday chegando, varejistas de todos os portes se espelham nos processos de alguns dos maiores nomes do mundo no setor. Um dos grandes exemplos é o Magazine Luiza, empresa que está entre os 25 gigantes do varejo global. No ano de 2020, a companhia comercializou mais de 1 milhão de bens durante a data, atingindo um crescimento de três dígitos em novembro do ano passado.
Para impactar o público de forma tão efetiva, o Magalu, que conta hoje com mais de 1.100 lojas físicas, além de cerca de 15 mil vendedores em sua plataforma de marketplace, criou o Estúdio de Design e Branding. O objetivo da agência interna é administrar todo o conteúdo produzido em companhia, cuidar da comunicação verbal e visual conectando o cliente aos valores e propósitos da marca.
“Nosso setor é responsável pelas ideias, criação, gestão das campanhas e ativação das mesmas. Tudo passa pelo nosso departamento, desde a loja até a parte digital, pois somos os guardiões da marca Magalu”, explica Thiago Sieiro, Designer de Marca do Magalu.
Desde sua criação, o Estúdio enfrentava grandes desafios. Para tornar a operação possível, existem profissionais internos no Estúdio, além de oito pessoas em uma agência externa, parceira da marca, para atender 15 dos principais núcleos de negócios do Magazine Luiza, como Marketing multicanal, E-commerce, Redes Sociais e Marketplace. “Ao todo, são 62 pessoas falando com nossa equipe no dia a dia”, conta Sieiro.
Com uma equipe tão robusta, atrasos nas entregas de projetos eram constantes, devido a ruídos na comunicação e descentralização dos Jobs. Cerca de 47% dos briefings não permitiam o início do trabalho por falta de informações.
Para centralizar essa grande quantidade de informações, o Magalu passou a utilizar uma ferramenta de gestão que, para operacionalizar, exigia a utilização de oito boards diferentes. Isso porque o programa utilizado deixava os boards pesados e eles precisavam ser desmembrados em outros. Além disso, a plataforma dificultava a personalização dos briefings e envio dos jobs para produção, o que gerava ruídos de comunicação e confusão sobre as instruções.
Os problemas com os processos foram identificados por parte da equipe do Estúdio Magalu após uma imersão de 40 horas para mapear os fluxos de comunicação de todas as áreas. O time percebeu que o que faltava era uma ferramenta completa e descomplicada para centralizar as ações.
Otimização de resultados
Em parceria com o Pipefy, solução para gerenciamento de processos de negócio, o processo foi simplificado, reduzindo os oito boards anteriores para apenas dois. “Assim, ao invés de cada área ter o seu board, pensamos que teria mais lógica separar apenas criação e produção”, comenta Thiago Sieiro.
Uma das principais vantagens do Pipefy para Marketing é a possibilidade de integração com outros aplicativos e conectá-lo a outros processos sem ajuda técnica. A ferramenta anterior usada pelo time da varejista não permitia esta integração.
“O primeiro passo que impressionou foi a parte de briefing. Cada área precisava de determinadas informações para iniciar a produção. A área de B2B é diferente de CRM e E-commerce, por exemplo. Com o Pipefy foi possível criar um fluxo com formulários e campos obrigatórios, como formato, categoria e objetivos”, relata Lucas Guimarães, Líder de Criação do Estúdio Magalu.
Dentre as ferramentas que mais auxiliaram nessa transformação do setor de marketing estão os formulários de Solicitações de Marketing do Pipefy. Eles envolvem todo o fluxo de pedidos, processos e entregas para o design e a execução da campanha. Assim, é possível coletar briefings e demandas através de uma única ferramenta com o objetivo de agilizar o processo.
A solução da startup eliminou o retrabalho e a falta de padronização. Todo solicitante que enviar um briefing precisa preencher todas as informações em relação ao job, o que melhora a produtividade e a assertividade. Além disso, a solução automatizou diversas entregas. Segundo Guimarães, muitos cards de jobs eram abertos e esquecidos de mover para “concluídos” pela equipe. “Com o Pipefy, eles são automaticamente movidos após um período específico, o que ajuda a limpar a área de trabalho e a equipe não precisa se preocupar em mover manualmente”, diz.
Além de agilidade, a produtividade do time também foi positivamente impactada. Estúdio de Design e Branding da Magalu conseguiu reduzir de 47% a impossibilidade de gerar campanhas com briefings incompletos para 31%. “Para nós isso representa muito”, diz Guimarães. “Antes, quase metade das nossas 3 mil campanhas mensais tinham retrabalho ou atrasos. Agora apenas 31% deles geram dúvidas, e estamos melhorando cada vez mais.”
As automações geradas pelo Pipefy ajudaram a melhorar alguns processos. No primeiro semestre de 2020, foram 3800 automações, enquanto no 2° semestre esse número subiu para 16.400 automações. Um processo que também foi aprimorado pelo Estúdio foi a extração de relatórios. Antes da implementação do processo do Pipefy esse acompanhamento não era feito pois era necessário migrar muitas informações e métricas para outras plataformas.
“Decupar os dados é fácil, o difícil é juntá-los e extraí-los”, comenta Guimarães. “Com o Pipefy, podemos criar projetos e campos personalizados, organizar times, processos e recolher todas as informações para exportar e gerar relatórios. No nosso caso, atualmente conectamos o Pipefy ao Google Data Studio.”
A ideia é expandir o uso do Pipefy para outras áreas do Magalu e impulsionar a eficiência e a comunicação em outros tipos de operações. O Pipefy possui soluções para Recursos Humanos, setor Financeiro e Customer Success.
Sobre o Pipefy
Pipefy é o software de gerenciamento de workflows que aumenta a produtividade, centraliza dados e padroniza processos para equipes como Financeiro, RH, Customer Service, entre outras. É uma solução que possibilita a melhora da eficiência de solicitações de serviços, do processamento dessas solicitações e da gestão de operações. Por meio de fluxos de trabalho automatizados e uma plataforma no/low-code, o Pipefy aumenta a velocidade, proporciona visibilidade e garante resultados de maior qualidade com fluxos de trabalho personalizáveis e prontos para usar. Promova uma transformação digital para sua equipe em questão de horas, não semanas ou meses. A empresa está sediada em San Francisco, CA. Experimente hoje o Pipefy!
