Desde o início da pandemia de Covid-19, empresas vêm tentando racionalizar custos e aumentar sua eficiência financeira. Um levantamento global da PwC, por exemplo, estima que empresas do setor financeiro vão precisar cortar de 25% a 50% de seus gastos para manterem a competitividade, diante da redução de taxas e do adiamento de prestações oferecidos aos clientes durante o momento crítico da pandemia. 

 

Um relatório de despesas eficiente pode ser um grande aliado nesse caminho, independentemente da área de atuação da sua empresa. Controlar os gastos de funcionários e departamentos é uma forma de evitar desperdícios e manter boas práticas quanto ao uso de recursos. 

 

No longínquo ano de 2007, um relatório do Arbedeen Group já apontava que a estratégia principal de 70% das empresas ouvidas era a adoção ou a melhoria de ferramentas tecnológicas para automatizar o gerenciamento de despesas. Catorze anos depois, é improvável que uma empresa consiga fazer uma gestão de despesas eficiente só com papéis ou planilhas, ignorando o potencial das automações

 

Por isso, vamos mostrar ao longo deste artigo como você pode automatizar seu relatório de despesas, quais são as vantagens dessa opção e quais são as ferramentas ideias para quem opta por essa estratégia de otimização.

O que é um relatório de despesas?

Um relatório de despesas é um compilado de todos os gastos de colaboradores ocorridos em viagens ou atividades externas, por exemplo. Esses gastos precisam ser submetidos ao departamento Financeiro para a aprovação ou reembolso. Em geral, um processo como esse tem os seguintes objetivos:

  • Aumentar a produtividade dos profissionais ou das equipes, observando quem está usando os recursos com eficiência. 
  • Realizar inspeções nos gastos para verificar possíveis irregularidades.
  • Reduzir custos, racionalizando-os a partir de insights identificáveis nos relatórios de despesas.
  • Tais objetivos são atingidos com mais facilidade quando o controle sobre o processo é maior. E, normalmente, esse controle é falho quando a opção da empresa é por papéis, emails e planilhas. Essas alternativas não permitem a centralização e a visibilidade ampla das informações que chegam ao Financeiro. 

     

    Imagine, por exemplo, um pedido de reembolso enviado para o email de um membro da equipe que foi recém-desligado? Ou uma linha na planilha duplicada, ou criada no lugar de outra despesa? Tais falhas podem trazer prejuízos para a empresa e atrasar a emissão de reembolsos e a aprovação de verbas. Pior ainda: podem gerar dados sobre gastos que não correspondem à realidade, dificultando qualquer planejamento financeiro.

    Como fazer um relatório de despesas?

    Você pode fazer um relatório de despesas de várias formas, em diferentes meios. O primordial é que sejam coletadas algumas informações básicas, como:

  • Nome do solicitante (o profissional que contraiu ou é responsável pela despesa)

  • Contato do solicitante (para que ele possa ser respondido)

  • Valor da despesa

  • Departamento do solicitante (ou centro de custos correspondente)

  • Motivo da despesa

  • Data da despesa

  • Comprovante da despesa (nota fiscal, recibo), se aplicável

  • Dados bancários do solicitante, para eventual reembolso

  • A partir desses dados, você vai submeter esse pedido às diferentes etapas do seu processo de relatório de despesas. Quando a requisição chegar, provavelmente ela vai precisar ser aprovada por alguém, para quem esse pedido será encaminhado. Alguns gastos maiores ou anormais podem demandar uma segunda revisão, ou a observação de algum supervisor. 

     

    Feito isso, aquela despesa precisa ser reembolsada ou liberada (no caso de verbas pré-fornecidas pela própria empresa para determinados projetos ou ações). E não é só isso: é necessário registrá-la, para análises futuras. 

     

    Para começar o seu relatório de despesas, você deve:

  • Delinear um processo claro para receber e resolver essas solicitações. Deixar cada membro da equipe criar suas próprias regras não funciona. Para isso, recomendamos que você desenhe um workflow para o seu relatório de despesas, que deve incluir todas as etapas necessárias para que cada gasto seja processado corretamente e com a maior rapidez possível.
  • Escolher a ferramenta mais compatível com os seus objetivos, de modo que os dados recebidos possam estar centralizados e distribuídos por fases.
  • Agrupar os dados recebidos para gerar relatórios no futuro, e para consulta posterior por profissionais dedicados ao planejamento e ao compliance da empresa.
  • Quer estruturar um workflow eficiente de relatório de despesas em minutos? Aproveite um template pronto do Pipefy e poupe o tempo da sua equipe

     

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    Os problemas de ter seu relatório de despesas no Excel

    É comum, por exemplo, que pedidos de reembolso ou de aprovação de gastos sejam enviados por email aos colaboradores do time Financeiro. Esses valores e seus respectivos detalhes são então incluídos, manualmente, em um relatório de despesas no Excel — ou em programas similares, como as planilhas do Google. Trata-se de uma solução barata e que mantém todas as informações online, de forma que possam ser recuperadas quando necessário. 


    Mas nem tudo são flores. Esse tipo de recurso pode trazer uma série de problemas para a sua equipe e para toda a empresa. Vamos enumerar alguns abaixo:

  • Na planilha, você corre o risco de perder dados com edições simultâneas, com acidentes ou mesmo com desatenção na hora de inserir os dados. Assim, despesas importantes podem acabar excluídas ou alteradas, atrapalhando o processamento desses dados.
  • Sua equipe perde tempo conferindo cada informação adicionada manualmente, e deixa de se dedicar a atividades mais complexas — de gestão e planejamento, por exemplo.
  •  Ao tratar dados em uma planilha, você não permite visibilidade aos solicitantes de reembolsos e despesas. Será preciso atualizá-los por email — o que representa mais tempo perdido.
  • As solicitações por email podem chegar com informações incompletas, o que também prolonga o processamento dos dados e sua própria inserção na planilha.
  • No Excel, a navegação não é visualmente atrativa e pode até ser difícil, dependendo do volume das despesas que chegam. Pode ser que você precise de múltiplas janelas para conferir dados de um ano inteiro, por exemplo.
  • De acordo com uma pesquisa de 2015 da Global Business Travel Association, uma em cada cinco despesas reportadas aos departamentos Financeiros contém erros ou informações em falta, o que gera um custo de US$52 e 18 minutos de trabalho de um funcionário para a correção dos dados e informações. Imagine só o impacto de múltiplos erros, em uma empresa com milhares de funcionários, ao final de um quadrimestre ou de um ano? 

    Como funciona a automação de um relatório de despesas?

    A solução para os problemas descritos acima é adotar um workflow digital, em um programa que possibilite a automação de um relatório de despesas. Vários softwares disponíveis oferecem essa opção, que tem sido cada vez mais adotada por empresas de diversos setores. Uma pesquisa global encomendada pela IBM em 2021 mostra que 80% das empresas já usam ou pretendem usar um software de automação para seus processos em até 12 meses. 

     

    Mas afinal, como funcionam esses programas? Uma vez estruturado um workflow digital (saiba aqui como fazê-lo), o software de automação permite que você configure nesse fluxo de trabalho alguns gatilhos que levam a ações. Assim, a inteligência do software torna-se a grande responsável por realizar essas tarefas, que antes ficavam nas mãos de profissionais humanos. 

     

    Digamos, por exemplo, que um supervisor acabou de aprovar uma despesa. Você pode criar uma automação que notifica por email o solicitante toda vez que a solicitação dele entrar nessa fase específica. Assim, você não precisa manualmente enviar essa mensagem, ou mesmo responder à cobrança dos profissionais de outros departamentos que fazem essas requisições.


    Alguns softwares também oferecem a possibilidade de integrar seus workflows a outros programas e aplicativos já usados pela equipe. Com essas integrações, a automação pode fazer com que um evento-gatilho em um desses programas repercuta em uma ação imediata na outra ferramenta. Por exemplo: quando uma solicitação é criada dentro de uma plataforma, uma linha dentro de uma planilha do Google é automaticamente atualizada.

    Como automatizar seu relatório de despesas?

    Agora que você já sabe qual é a lógica por trás das automações, está na hora de automatizar seus relatórios de despesa, poupando tempo da sua equipe de Financeiro e evitando erros humanos que podem levar até a desperdícios de recursos da sua empresa. 

    1- Estruture um workflow eficiente

    Se você não tiver um fluxo de trabalho organizado, nada feito. O primeiro passo para aproveitar as automações é estruturar um workflow eficiente. Essa etapa antecede a instalação de qualquer software: é preciso pensar, em equipe, como o processo deve idealmente ocorrer para atingir sua máxima eficiência. Procure identificar:

  • Quais são as etapas necessárias para que o resultado pretendido seja alcançado

  • Quais são as tarefas necessárias em cada etapa dessas

  • Quais são as informações que condicionam o avanço para as etapas seguintes

  • Quem são os responsáveis por quais ações e aprovações dentro da equipe

  • Quais são os gargalos atuais do processo, e de que forma a organização e a padronização podem melhorá-los

  • 2- Escolha a ferramenta ideal

    Agora que você já esboçou um workflow, é hora de encontrar o software ideal para promover as automações desejadas. É uma boa ideia apostar em uma solução no-code/low-code. Isso porque qualquer membro da sua equipe pode configurar automações e modificar detalhes do workflow sem precisar entender de programação. Basta arrastar campos e selecionar opções com o cursor para configurar automações, das mais simples às mais elaboradas. 

     

    Também é interessante que essa ferramenta ofereça a opção de coletar informações por formulários online. Eles são uma maneira de padronizar a inserção das despesas no sistema. Fica mais fácil de conseguir informações completas junto aos solicitantes, acelerando todo o processo

     

    Vale também investir em uma solução em que seja fácil extrair relatórios e gráficos sobre a sua operação e sobre as despesas processadas. Assim, você não precisa montar essas estatísticas manualmente, o que pode levar bastante tempo.

    3 - Configure as automações

    As automações são definidas por configurações de regras que relacionam diferentes ações e informações no seu workflow (ou até em outros workflows da sua empresa). A partir dessas regras, tarefas manuais e repetitivas deixam de ser necessárias. 

     

    Por exemplo: na chamada lógica condicional, você pode decidir que, se o campo “despesa total” for preenchido com um valor maior que R$500,00, essa despesa deve ser encaminhada para uma fase de revisão adicional, onde um supervisor ficará responsável por um “pente fino” mais detalhado. A forma de estruturar essas automações varia de acordo com a plataforma escolhida. 


    No Pipefy, automações como essa são muito fáceis de configurar. Basta que você decida qual evento vai “influenciar” a ação seguinte do software. Na figura abaixo, o evento influenciador é a atualização de um dos campos da atividade que está sendo trabalhada. Como o prazo de processamento, por exemplo. Mas poderia ser também:

  • Quando uma despesa for criada

  • Quando uma despesa for movida de fase

  • Quando uma despesa sair de uma determinada fase

  • Quando passar um período de tempo pré-definido

  • Quando um email for recebido

  • Quando um alerta pré-definido for acionado (por exemplo, de prazos atrasados)

  • 4 - Treinar a equipe

    Após desenhar seu workflow, montá-lo na ferramenta certa e definir as automações ideais, agora é hora de treinar sua equipe. Tanto no uso da nova plataforma quanto no manuseio e aperfeiçoamento contínuo das automações. Garanta que gestores estejam alinhados, que entendam os motivos da mudança no processo de relatar despesas e que defendam essas melhorias junto às suas equipes.

    Aumentando a eficiência dos seus relatórios de despesas com Pipefy

    O Pipefy é um software no-code/low-code que permite automatizar qualquer processo da sua empresa, o que inclui os relatórios de despesas. Mantenha um controle eficiente dos gastos de seus funcionários em diferentes departamentos com uma ferramenta simples e fácil de usar, mas que suporta workflows de todos os tamanhos. 

    Com o Pipefy, você consegue também:

  • Gerar relatórios e visualizar gráficos em tempo real sobre suas despesas e respectivos fluxos de aprovação, garantindo maior controle e visibilidade tanto sobre o processo quanto sobre seus resultados.
  • Automatizar tarefas repetitivas, deixando os profissionais do Financeiro mais livres para atividades criativas e complexas, além de mais satisfeitos com o trabalho.
  • Coletar informações precisas de qualquer solicitante, com formulários online personalizáveis. Eles se integram automaticamente com o seu workflow, evitando a entrada manual de dados.
  • Escalar suas operações financeiras, com um fluxo de trabalho que pode ser facilmente modificado e aperfeiçoado conforme as necessidades do seu time.
  • Automatizar o envio de emails e centralizar todas as mensagens que chegam para a sua equipe em uma caixa de entrada compartilhada.
  • Ao implementar o Pipefy, você tem acesso a uma série de templates prontos que cobrem vários processos da sua empresa, incluindo a elaboração do relatório de despesas. Saiba mais sobre como o software pode alavancar os resultados dos seus processos financeiros através da revolução digital e conheça casos de sucesso dos nossos clientes. 

    Fuja dos riscos e do retrabalho. Substitua suas planilhas por fluxos de trabalho automatizados.


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    Um relatório de despesas é um compilado de todos os gastos de colaboradores ocorridos em viagens ou atividades externas, por exemplo."