Como finalizar um e-mail profissional: confira 15 dicas para fazer de forma clara e objetiva

A troca de e-mails continua sendo uma parte fundamental da rotina de trabalho da maioria dos profissionais. Esse canal é essencial para manter todos informados, direcionar a execução e gestão de projetos, delegar responsabilidades e conferir visibilidade aos processos.

Nesse sentido, saber como finalizar um e-mail profissional é imprescindível para deixar a comunicação clara, adequada ao perfil do destinatário e sinalizar os próximos passos com assertividade.

Um profissional passa, em média, 28% do seu tempo de trabalho apenas gerenciando e-mails, de acordo com um estudo da consultoria McKinsey. Esse tempo pode ser otimizado se os times tiverem mais clareza e objetividade na redação dessas mensagens.

Para manter um padrão de excelência e acertar no tom, neste artigo, preparamos um conteúdo com 15 dicas essenciais, exemplos práticos e erros que você deve evitar.

Qual a importância em finalizar adequadamente um e-mail?

Saber como encerrar uma mensagem é vital para garantir uma boa comunicação com a sua audiência, seja ela sua liderança, sua equipe, profissionais de outro departamento ou clientes.

Um e-mail bem redigido, no caso de representantes de vendas, pode abrir portas para uma demonstração de produto ou até para uma conversão.

Por outro lado, uma comunicação falha, brusca ou repleta de erros pode gerar desconfiança sobre a qualidade dos serviços da sua empresa.

Internamente, a clareza na finalização pode acelerar a entrega de uma informação ou a conclusão de um projeto. A falta dela torna processos mais lentos e truncados.

Portanto, a importância de uma boa finalização está diretamente ligada à eficiência e à produtividade. Para públicos externos, o encerramento deve conter o cumprimento certo e, principalmente, o Call to Action (CTA) adequado. É ele a sua grande chance de engajar o lead.

Como finalizar um e-mail?

Para encerrar um e-mail com profissionalismo, você precisa garantir três elementos: as informações necessárias para a continuidade do assunto (como um call to action ou próximos passos), uma despedida adequada ao tom da conversa e sua assinatura profissional.

O e-mail requer atenção em sua construção. Para que a pessoa destinatária entenda o conteúdo, você precisa passar as informações com precisão, sem criar antipatia ou dúvidas.

Confira abaixo 15 dicas para estruturar essa etapa da sua comunicação:

1. Adapte o tom e a linguagem ao destinatário

Saiba quem é seu público receptor e defina a abordagem. Por se tratar de um ambiente de trabalho, a formalidade não deve ser deixada de lado, mas precisa ser dosada de acordo com a cultura da empresa e o grau de proximidade.

Para um colega com quem você já tem afinidade, não é necessário ser extremamente formal. Porém, mantenha sempre um padrão profissional, pois e-mails são documentos que podem ser auditados no futuro.

2. Aborde apenas um tema por e-mail

Quando começar a escrever, tenha clareza do objetivo. É a solicitação de um relatório? Um aviso de reunião? Se precisar tratar de outro assunto não relacionado, opte por enviar um novo e-mail.

Mensagens que misturam diversos temas tornam-se confusas. Ao final, o destinatário pode não saber o que priorizar ou qual ação tomar.

3. Seja consistente

Definido o assunto, desenvolva seu texto com consistência, empregando o mesmo tom do início ao fim. Se a mensagem começou com um “Prezado(a)”, mantenha a linha formal até a despedida. Flutuar entre a formalidade excessiva e gírias na mesma mensagem gera ruído na comunicação.

4. Informe os arquivos em anexo

Está enviando um documento importante? Avise no corpo do e-mail que há um anexo e descreva brevemente o conteúdo dele.

Esse aviso otimiza a comunicação e previne desencontros, como nos casos em que o anexo não carrega corretamente ou passa despercebido pelo destinatário.

5. Seja sutil com informações negativas

Informações delicadas ou negativas devem ser comunicadas com cautela, mas com assertividade. Evite iniciar o texto com uma crítica direta. Escolha as palavras para amenizar o impacto, sem deixar de transmitir a mensagem necessária.

Ao final, coloque-se à disposição para ajudar. Esse apoio demonstra empatia e profissionalismo com seus colegas de trabalho.

6. Cuidado com as abreviações

Embora a internet tenha sua própria linguagem ágil, evite usá-la em e-mails corporativos. Elimine abreviações como “vc”, “tbm”, “pq” ou “att”.

Esses vícios podem ser interpretados como desleixo ou falta de profissionalismo. Além disso, abreviações podem ter significados diferentes dependendo da região ou cultura, gerando mal-entendidos graves.

7. Evite usar caixa alta

No ambiente virtual, escrever em CAIXA ALTA é frequentemente interpretado como um grito. Evite enviar e-mails com frases inteiras escritas dessa forma.

Se precisar destacar alguma informação, prefira usar recursos de formatação como negrito ou itálico.

8. Informe quais são os próximos passos

Deixe claro o que a pessoa deve fazer após ler seu e-mail. Isso é o seu Call to Action (CTA). Ela precisa aprovar um documento? Agendar uma reunião? Apenas confirmar o recebimento?

Deixar esse passo evidente evita que o fluxo de trabalho pare. Para vendas e marketing, CTAs personalizados são ainda mais críticos para a conversão.

9. Escolha uma despedida adequada

Existem diversas maneiras de finalizar um e-mail. As opções mais seguras para contextos formais são “Cordialmente” e “Atenciosamente”.

Se a situação for mais leve e existir proximidade, um “Um abraço” ou “Até breve” podem ser aceitáveis. O importante é que a despedida converse com o tom do restante da mensagem.

10. Inclua sua assinatura

Sua assinatura de e-mail é seu cartão de visitas digital. Nela, informe seus dados essenciais: nome completo, cargo, empresa, telefone e link para o site ou LinkedIn.

Isso facilita o contato caso o destinatário precise de uma resposta urgente por outro canal e reforça a credibilidade da sua mensagem.

11. Aproveite os gatilhos mentais

Especialmente em e-mails de vendas, gatilhos mentais ajudam a despertar engajamento imediato. Eles influenciam a tomada de decisão a partir de contextos emocionais e sociais.

• Urgência: desperta a necessidade de ação rápida (ex: prazos de propostas);
• Escassez: valoriza o que é limitado (ex: últimas vagas);
• Autoridade: reforça a expertise da sua marca no assunto.

12. Use a técnica AIDA

A técnica AIDA (Atenção, Interesse, Desejo, Ação) pode guiar a estrutura do seu e-mail.

• Atenção: faça o destinatário abrir o e-mail;
• Interesse: mostre relevância no corpo do texto;
• Desejo: destaque os benefícios da sua solução;
• Ação: finalize com um convite claro para o próximo passo.

No encerramento, o foco está na “Ação”. Garanta que o leitor saiba exatamente como proceder para aproveitar a oportunidade apresentada.

13. Evite vícios de linguagem

Vícios como o gerundismo (“vou estar enviando”) ou erros de concordância empobrecem sua comunicação e desviam a atenção do conteúdo.

Revise seu texto em busca de repetições e termos ambíguos. O uso correto da norma padrão transmite autoridade e respeito pelo tempo de quem lê.

14. Revise antes de enviar

A pressa é inimiga da perfeição. Antes de clicar em “enviar”, releia sua mensagem. Verifique se o nome do destinatário está correto, se os anexos citados foram realmente incluídos e se o tom não soa agressivo ou confuso. Uma revisão rápida de um minuto pode evitar retrabalho e constrangimentos.

15. Seja direto, mas cordial

Objetividade não é sinônimo de frieza. É possível ir direto ao ponto respeitando as normas de cortesia. Valorize o tempo do destinatário entregando a informação de forma concisa, mas utilize palavras mágicas como “por favor” e “obrigado” para manter a cordialidade.

Leitura complementar: Descubra como IA e automação alavancam fluxos de Marketing e Vendas com o CRM AI Studio do Pipefy

6 exemplos de como finalizar um e-mail

Se ainda tem dúvidas sobre qual modelo usar, confira estes exemplos práticos para diferentes situações:

1. Formal

Ideal para contatos com superiores, clientes novos ou assuntos sérios.

Aguardo seu retorno até a próxima segunda-feira (02) para seguirmos com o cronograma.

Fico à disposição para esclarecer eventuais dúvidas.

Atenciosamente,

[Seu Nome]

2. Informal

Use apenas com colegas próximos ou em culturas organizacionais muito horizontais.

Podemos combinar o envio até sexta-feira? Qualquer dúvida, me chama.

Um abraço,

[Seu Nome]

3. Agradecimento

Quando você está solicitando um favor ou agradecendo por uma entrega antecipada.

Caso precise de qualquer informação adicional sobre o relatório, não hesite em me procurar.

Desde já, muito obrigado(a),

[Seu Nome]

4. Call to Action (Chamada para ação)

Focado em obter uma resposta ou ação específica.

Para garantir sua vaga no treinamento, por favor, responda este e-mail com seus dados até o dia 03/10.

Aguardo sua confirmação,

[Seu Nome]

5. Pergunta

Útil para interações rápidas onde você precisa de uma validação para prosseguir.

Obrigado pelo envio. Podemos seguir com a publicação do texto ainda hoje?

[Seu Nome]

6. Ressaltando algo importante

Para garantir que um prazo ou detalhe crucial não seja esquecido.

Por favor, não esqueça de enviar os comprovantes até o dia 1º para não comprometer o fechamento.

Tenha um ótimo final de semana,

[Seu Nome]

Dúvidas frequentes sobre finalização de e-mails

Para refinar ainda mais sua comunicação, esclarecemos algumas questões comuns que surgem no dia a dia corporativo.

1. Por que a finalização de um e-mail é tão importante?

A finalização é a última impressão que você deixa. Ela define o tom do relacionamento futuro e a clareza dos próximos passos. Um e-mail sem um fechamento adequado pode parecer brusco, incompleto ou deixar o destinatário confuso sobre se deve ou não responder.

2. Quando posso usar uma finalização mais casual ou informal?

O uso de despedidas casuais (como “abs”, “beijos”, “valeu”) deve ser restrito a colegas com quem você tem intimidade comprovada ou em canais de comunicação interna instantânea (como Slack ou Teams), se a cultura da empresa permitir.

Em e-mails, mesmo internos, prefira manter um nível mínimo de profissionalismo (“Um abraço” ou “Até mais”). Evite informalidade excessiva com clientes, fornecedores ou gestores que você não conhece bem.

3. Qual a diferença prática entre Atenciosamente, Respeitosamente e Cordialmente?

Embora pareçam sinônimos, eles carregam nuances diferentes de hierarquia e tom. Veja a comparação:

4. Quais são os erros mais comuns que as pessoas cometem ao finalizar um e-mail?

Mesmo profissionais experientes podem escorregar na etiqueta. Fique atento para não cometer estes erros:

• Usar despedidas inadequadas: enviar “bjs” para um cliente ou “Respeitosamente” para um colega de time próximo;
• Não indicar próximos passos: deixar o e-mail “em aberto”, sem dizer se espera uma resposta, uma aprovação ou apenas leitura;
• Esquecer de revisar anexos ou links: escrever “segue em anexo” e não anexar nada é um clássico que deve ser evitado;
• Exagerar em abreviações: usar “att” em vez de “Atenciosamente” pode passar a impressão de pressa ou preguiça;
• Escrever mensagens longas demais na despedida: a conclusão deve ser breve. Se você precisa de mais três parágrafos para terminar, provavelmente o corpo do e-mail não estava bem estruturado;
• Não incluir contato: esquecer a assinatura, dificultando que a pessoa te ligue se o assunto for urgente.

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