5 Dicas práticas de gestão por processos

Você sabe o que é gestão por processos e qual a sua importância para as empresas modernas?

Praticamente todos os empreendedores concordam que o sucesso de um negócio está diretamente relacionado ao seu nível de eficiência operacional. Afinal, diante de um mercado cada vez mais complexo e competitivo, quanto mais alinhados forem os diferentes setores organizacionais, melhores serão os resultados obtidos no todo. 

Assim como um relógio só funciona se todas as engrenagens trabalharem juntas, uma empresa só prospera quando todas as suas atividades estão alinhadas e em total harmonia.

A seguir, entenda melhor como essa lógica se aplica à gestão por processos e confira os melhores meios de implementá-la na sua organização. 

O que é Gestão por processos?

A gestão por processos pode ser entendida como a integração de todos os segmentos que fazem parte de um negócio e suas respectivas operações. Trata-se de uma prática que prevê que as atividades de uma empresa devem atuar de forma conjunta para que a mesma tenha sucesso em suas demandas.

Ela visa eliminar a noção tradicional de que as funções dos diferentes departamentos terminam quando a próxima tarefa passa a ser executada sob responsabilidade de outra área.  

Ou seja, é possível até segmentar as frentes de atuação do negócio por nomes diferentes, mas toda a organização deve ser voltada aos seus processos e à sua cadeia de valor.

O gerenciamento dos processos, portanto, passa a ser interdepartamental, e a empresa em si deve ser vista como uma única sequência de atividades processuais.

A importância de gerenciar processos 

A gestão por processos visa proporcionar o crescimento das empresas ao integrar os modos com que suas atividades são administradas e executadas. 

Com ela, é possível ter uma visão mais completa e assertiva de toda a cadeia de valor, monitorar e aprimorar as tarefas em tempo real, além de compreender, formalizar e unificar os processos interdependentes que guiam toda a organização. 

Isso também significa ganhos significativos de rendimento, diminuição de tempo na execução das tarefas, melhor uso dos talentos e de suas competências, maior domínio sobre os recursos tecnológicos e uma cultura ágil para atender ao mercado com mais excelência.

Diferença entre gestão de processos x gestão por processos

Tratar sobre gestão por processos pode causar certa confusão em relação à ideia de gestão de processos. Contudo, as diferenças entre os dois conceitos são marcantes.

Fazer a gestão de processo consiste basicamente em identificar ou modelar determinada atividade organizacional e gerenciá-la da maneira adequada. Os principais objetivos incluem a análise de sua execução, o planejamento de melhorias, monitoramento de seus resultados, eliminação de gargalos, e assim por diante.

Já a gestão por processos vai além e se refere a um meio de gerir o próprio negócio. Ou seja, enquanto um é voltado às cadeias específicas de ações, o outro volta seus olhares a todo o funcionamento da empresa e à sua cultura. 

Podemos inclusive afirmar que a gestão de processos é de suma importância para a gestão por processos, já que as operações devem ser continuamente aprimoradas para que sejam devidamente integradas e gerem um melhor desempenho organizacional.       

5 dicas para melhorar sua gestão por processos 

Implementar a gestão por processos exige mudanças profundas nos modos com que os workflows se organizam, com que os departamentos se relacionam e em como a cultura do negócio se estrutura. 

Por mais que isso exija medidas muito particulares entre cada organização, alguns requisitos fundamentais devem ser observados para que essa transformação seja possível. Confira as melhores dicas para que eles sejam atendidos: 

Mapeie os processos

Para melhorar e integrar o gerenciamento dos processos, é fundamental identificá-los. Por isso, faça um mapeamento dos fluxos de trabalho e promova as otimizações a partir dele, eliminando atividades redundantes ou ineficientes, reconhecendo as ações passíveis de melhorias e criando uma melhor sequência processual, alinhada aos objetivos da organização.

Defina métricas

Para saber se os processos mapeados e otimizados estão gerando os impactos pretendidos, não deixe de delimitar KPIs. Ao acompanhar métricas como níveis de conversão, volume de quebras e taxa de produção, você pode determinar melhor o que deve ser eliminado, o que pode ser melhorado e como a integração de cada setor impacta o todo.

Utilize a tecnologia a seu favor

Além de integrados, os processos também devem ser altamente eficientes e simplificados. Por isso, invista em sistemas tecnológicos para automatizar suas atividades, pois eles são responsáveis por diminuir os erros operacionais, unificar o atendimento das demandas, aumentar o rendimento dos profissionais e tornar as atividades mais rápidas e viáveis.

Qualificação de colaboradores

Os colaboradores são os principais responsáveis pelas operações, e os mesmos devem estar cientes da importância e das práticas ligadas à gestão por processos. Isso significa que treinamentos constantes são necessários, para que os profissionais melhorem seu desempenho e consigam trabalhar de maneira integrada entre os diferentes setores em que atuam.

Monitore resultados

Após mapear e integrar os processos, otimizá-los por meio da tecnologia, qualificar os colaboradores e definir seus KPIs, é importante que todas as ações sejam guiadas por metas. Ao definir objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com periodicidade definida), todos entenderão onde precisam chegar, como isso será constatado e o que deve ser cobrado para que as operações atinjam seu melhor rendimento.

Com a importância da gestão por processos em mente, você provavelmente concorda que ela só é possível quando há autonomia e agilidade para implementar novos fluxos de trabalho e aperfeiçoá-los continuamente.

Escrito por

Team Pipefy