Se você tem algum conhecimento sobre gerenciamento de processos (ou se leu nosso artigo sobre o que é o método Kanban), provavelmente já ouviu falar um pouco sobre o que é um gargalo.
No contexto de gerenciamento de processos, o gargalo é um ponto em um determinado processo em que o fluxo de tarefas fica prejudicado ou chega a parar completamente. Os gargalos acontecem quando não há capacidade suficiente para lidar com o volume de tarefas e informações. Por capacidade, quero dizer potencial para processar dados, a capacidade de um software, o tempo e know how de colaboradores, etc.
A palavra gargalo está relacionada ao formato de uma garrafa e como ela é moldada para que o “pescoço” seja sua parte mais estreita. Assim, ela se transforma no recipiente ideal para acumular líquidos, porque cria uma espécie de congestionamento, diminuindo o fluxo de líquido que sai do recipiente.
Gargalos em Gerenciamento de Processos
Do significado literal à aplicação prática no gerenciamento de processos, o termo é usado para descrever pontos de congestionamento em todos os tipos de processos, desde uma linha de montagem em uma indústria até o processamento de dados em softwares ou redes de computadores. Os possíveis resultados de se ter um gargalo em seu processo são:
- Paralisação da produção;
- Aumento do tempo ocioso dos recursos (humanos ou materiais);
- Pressão dos clientes por resultados;
- Pouca motivação no ambiente de trabalho.
Existem gargalos de curto e de longo prazo. Os de curto prazo normalmente são temporários e não tendem a ser um grande problema. Eles têm a ver com um colaborador de folga, de férias ou uma máquina temporariamente indisponível. Já os de longo prazo, são aqueles que acontecem o tempo todo e podem diminuir a produção ao longo do tempo. Por exemplo, quando uma máquina não está funcionando, causando uma fila na produção.
Quando o gargalo acontece?
Um gargalo surge quando um recurso necessário para que o processo flua atinge sua capacidade total e não consegue processar nenhuma demanda adicional. Por recurso você pode entender: um departamento da sua empresa, uma instalação ou uma máquina, por exemplo. Por isso, é crucial identificar gargalos para resolver seu problema de recurso o mais rápido possível. Outro esforço importante é analisar constantemente os processos, para prever os possíveis próximos gargalos e não deixar que atrapalhem a produção.
Os gargalos acontecem quando a carga de trabalho recebida é maior do que o recurso pode suportar, prejudicando a continuidade, o rendimento e o resultado final de todo o processo. Ter um gargalo cria uma fila de demandas e atrasa a entrega. Por isso, é vital lidar com todos os gargalos para ter um fluxo otimizado.
O Kanban é um dos métodos que permite gerenciar seu processo estrategicamente. Com ele, fica fácil identificar os gargalos e otimizar recursos para evitar as consequências de um processo que atinge sua capacidade máxima.
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