O que é um Gargalo em Gerenciamento de Processos?

Isabelle Wuilleumier Salemme

Se você tem algum conhecimento sobre gerenciamento de processos (ou se leu nosso artigo sobre o que é o método Kanban), provavelmente já ouviu falar um pouco sobre o que é um gargalo.

No contexto de gerenciamento de processos, o gargalo é um ponto determinado em que o fluxo de tarefas fica prejudicado ou chega a parar completamente.

Os gargalos acontecem quando não há capacidade suficiente para lidar com o volume de tarefas e informações. Por capacidade, quero dizer potencial para processar dados, a capacidade de um software, o tempo e know how de colaboradores, etc.

A palavra gargalo está relacionada ao formato de uma garrafa e como ela é moldada para que o “pescoço” seja sua parte mais estreita. Assim, ela se transforma no recipiente ideal para acumular líquidos, porque cria uma espécie de congestionamento, diminuindo o fluxo de líquido que sai do recipiente.

O que é gargalo em gereciamento de processos?

Do significado literal à aplicação prática no gerenciamento de processos, o termo é usado para descrever pontos de congestionamento em todos os tipos de processos, desde uma linha de montagem em uma indústria até o processamento de dados em softwares ou redes de computadores.

Os possíveis resultados de se ter um gargalo em seu processo são:

  • Paralisação da produção;
  • Aumento do tempo ocioso dos recursos (humanos ou materiais);
  • Pressão dos clientes por resultados;
  • Pouca motivação no ambiente de trabalho.

Existem gargalos de curto e de longo prazo. Os de curto prazo normalmente são temporários e não tendem a ser um grande problema. Eles têm a ver com um colaborador de folga, de férias ou uma máquina temporariamente indisponível. Já os de longo prazo acontecem o tempo todo e podem diminuir a produção ao longo do tempo. Por exemplo, quando uma máquina não está funcionando, causando uma fila na produção.

Diferença entre Restrições e Gargalos

Um gargalo, provocado por um recurso mais lento, ou uma restrição irão determinar os impactos em uma tarefa ou operação. Para conseguir identificar qual dos dois é o responsável, primeiro é preciso entender as diferenças:

  • Restrição: é uma operação que limita o seu processo. Pode ser uma restrição física – equipamento, pessoal, falta de informações ou materiais – ou gerencial – políticas ou procedimentos padrão. Todo processo tem restrições. 
  • Gargalo: é uma restrição que afeta os resultados do processo a ponto de não ser possível atingir as metas e objetivos finais. Por exemplo, uma restrição poderia limitar sua produção a “x” unidades por dia. Caso sua média de vendas estivesse abaixo de “x”, isso não criaria um gargalo. Por outro lado, caso a restrição não te permita entregar o que foi vendido, aí sim você está enfrentando um gargalo.

Para potencializar o desempenho geral de todo o sistema, você precisa ter algumas coisas em mente:

  • Um gargalo afeta negativamente o resultado de todo o processo (não importa o quanto seus processos funcionem bem sem ele – se ele existir, vai  limitar a operação como um todo);
  • Tempo perdido por causa de um gargalo é tempo perdido para toda a operação do seu negócio;
  • O tempo economizado em processos que não estejam comprometidos pelo gargalo não vai melhorar o seu resultado final (pode ser que beneficie sua empresa em outras frentes e até ajude a reduzir custos, mas, ainda assim, será inútil se sua atenção não estiver no gargalo).

Por isso, dedicar-se para identificar, gerenciar e solucionar gargalos é crucial para o seu negócio. Se fôssemos abordar todas essas questões, teríamos um artigo muito longo. Em vez disso, optamos por dividir algumas dicas sobre como administrar os gargalos nos seus processos.

Quando o gargalo acontece?

Um gargalo surge quando um recurso necessário para que o processo flua atinge sua capacidade total e não consegue processar nenhuma demanda adicional. Por recurso você pode entender: um departamento da sua empresa, uma instalação ou uma máquina, por exemplo.

Por isso, é crucial identificar gargalos para resolver seu problema de recurso o mais rápido possível. Outro esforço importante é analisar constantemente os processos, para prever os possíveis próximos gargalos e não deixar que atrapalhem a produção.

Os gargalos surgem quando a carga de trabalho recebida é maior do que o recurso pode suportar, prejudicando a continuidade, o rendimento e o resultado final de todo o processo. Ter um gargalo cria uma fila de demandas e atrasa a entrega. Por isso, é importante lidar com todos os gargalos para ter um fluxo de trabalho otimizado.

O Kanban é um dos métodos que permite gerenciar seu processo estrategicamente. Com ele, fica fácil identificar os gargalos e otimizar recursos para evitar as consequências de um processo que atinge sua capacidade máxima.

Exemplo de uma visualização Kanban de um processo de gestão de pedidos de reembolso. Veja em tamanho maior.

O que acontece quando um gargalo é ignorado?

A decisão de ignorar um gargalo após descobrir que ele existe nunca é boa para o andamento de um processo e para os objetivos do negócio.

Entre as consequências dessa decisão, estão:

  • Contratar sem necessidade: às vezes a sua equipe está completa e tem plena capacidade para dar conta das etapas do processo, no entanto, por conta do gargalo que não foi resolvido, você acha que precisa de mais uma pessoa no time. A princípio, a contratação parece ser a decisão certa, mas logo fica claro que tem uma pessoa sobrando no grupo.
  • Prejudica a produtividade: é comum os gargalos atrasarem o andamento das tarefas, então, em um momento alguém acaba sobrecarregado por causa da demanda e em outro há poucas atividades para serem executadas, causando um desequilíbrio na rotina das pessoas, o que impacta diretamente a produtividade do time.
  • Trabalho acumulado: se a demanda é afetada por causa de um fluxo que não flui como deveria, o acúmulo de trabalho será inevitável, fazendo com que o tempo para finalizar determinadas tarefas seja maior do que o esperado.
  • Atraso na entrega de projetos: com baixa produtividade e trabalho acumulado, não é surpresa nenhuma imaginar que haverá atraso nas entregas dos projetos. E atraso significa cliente insatisfeito, receita abaixo do esperado, retrabalho para a equipe, enfim, inúmeras situações que vão atrapalhar o desempenho do seu negócio.
  • Metas não alcançadas: se os prazos para as entregas dos projetos não são cumpridos, consequentemente, as metas não serão alcançadas, já que você precisará investir mais dinheiro e tempo para concluir o projeto que, provavelmente, estará atrasado.
  • Inconsistência nos indicadores: outro problema muito grande que um gargalo pode trazer para um negócio é a inconsistência nos indicadores. Em um mês parece que está tudo certo, os objetivos foram alcançados, mas no outro os números caem e nada do que foi previsto foi atingido causando um grande estresse nas pessoas que trabalham na empresa.

Os problemas que um gargalo ignorado pode causar são muito grandes e as consequências podem demorar para serem revertidas, então, fique de olho nos fluxos de trabalho da sua empresa e seja ágil na tomada de decisões que vão resolver esse gargalo.

Como gerenciar e resolver um gargalo de processo?

Qualquer ação tomada que afete diretamente o gargalo, vai impactar positivamente todo o sistema, já que é ele a limitação no momento. Por isso, investir tempo e energia para melhorar seus métodos de trabalho e processos ligados ao gargalo, vai aperfeiçoar a produção em geral e melhorar o sistema como um todo.

Assim que identificar o gargalo, especifique uma margem de segurança para que ele possa ficar sob controle. Fique atento para garantir que o processo que gerou o gargalo tenha todos os recursos necessários para fluir melhor. Além disso, garanta que esses recursos sejam sempre de alta qualidade e treine sua equipe, impedindo que  fiquem ociosos por alguma ausência ou equipamento quebrado.

Se ainda não souber como melhorar o processo, você pode ao menos fazer o possível para impedir que ele piore. Vigie o gargalo de perto e evite erros que possam reduzir ainda mais a produção.

Garanta que o trabalho recebido na etapa do gargalo tenha a maior qualidade possível. Se você permitir que ocorram erros antes do gargalo e que o trabalho chegue até ele com menos qualidade do que o esperado, vai criar mais problemas e afetar mais ainda a velocidade das entregas.

É essencial observar atentamente o gargalo e monitorar as variáveis de desempenho para determinar o impacto de cada ação executada. Assim, você continua se movendo na direção certa.

Colocar em prática uma ou mais dessas técnicas vai te ajudar a aumentar a produção e melhorar os resultados nos gargalos dos seus processos. Por consequência, vai afetar positivamente os resultados da empresa em geral. Inclusive melhorando os resultados financeiros do negócio. Por isso, vale a pena ficar de olho nesses gargalos.

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Escrito por
Isabelle Wuilleumier Salemme
Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.

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