O que é um Gargalo em Gerenciamento de Processos?

Se você tem algum conhecimento sobre gerenciamento de processos (ou se leu nosso artigo sobre o que é o método Kanban), provavelmente já ouviu falar um pouco sobre o que é um gargalo.

No contexto de gerenciamento de processos, o gargalo é um ponto em um determinado processo em que o fluxo de tarefas fica prejudicado ou chega a parar completamente. Os gargalos acontecem quando não há capacidade suficiente para lidar com o volume de tarefas e informações. Por capacidade, quero dizer potencial para processar dados, a capacidade de um software, o tempo e know how de colaboradores, etc.

A palavra gargalo está relacionada ao formato de uma garrafa e como ela é moldada para que o “pescoço” seja sua parte mais estreita. Assim, ela se transforma no recipiente ideal para acumular líquidos, porque cria uma espécie de congestionamento, diminuindo o fluxo de líquido que sai do recipiente.

Gargalos em Gerenciamento de Processos

Do significado literal à aplicação prática no gerenciamento de processos, o termo é usado para descrever pontos de congestionamento em todos os tipos de processos, desde uma linha de montagem em uma indústria até o processamento de dados em softwares ou redes de computadores. Os possíveis resultados de se ter um gargalo em seu processo são:

• Paralisação da produção;
• Aumento do tempo ocioso dos recursos (humanos ou materiais);
• Pressão dos clientes por resultados;
• Pouca motivação no ambiente de trabalho.

Existem gargalos de curto e de longo prazo. Os de curto prazo normalmente são temporários e não tendem a ser um grande problema. Eles têm a ver com um colaborador de folga, de férias ou uma máquina temporariamente indisponível. Já os de longo prazo, são aqueles que acontecem o tempo todo e podem diminuir a produção ao longo do tempo. Por exemplo, quando uma máquina não está funcionando, causando uma fila na produção.

Quando o gargalo acontece? 

Um gargalo surge quando um recurso necessário para que o processo flua atinge sua capacidade total e não consegue processar nenhuma demanda adicional. Por recurso você pode entender: um departamento da sua empresa, uma instalação ou uma máquina, por exemplo. Por isso, é crucial identificar gargalos para resolver seu problema de recurso o mais rápido possível. Outro esforço importante é analisar constantemente os processos, para prever os possíveis próximos gargalos e não deixar que atrapalhem a produção. 

Os gargalos acontecem quando a carga de trabalho recebida é maior do que o recurso pode suportar, prejudicando a continuidade, o rendimento e o resultado final de todo o processo. Ter um gargalo cria uma fila de demandas e atrasa a entrega. Por isso, é vital lidar com todos os gargalos para ter um fluxo otimizado.

O Kanban é um dos métodos que permite gerenciar seu processo estrategicamente. Com ele, fica fácil identificar os gargalos e otimizar recursos para evitar as consequências de um processo que atinge sua capacidade máxima.

Gerenciamento de Processos com Pipefy

O Pipefy foi desenvolvido especialmente para ajudar no controle de seus processos, oferecendo recursos personalizados, que vão aumentar sua produtividade, independente da área em que trabalha. Leia aqui como o Pipefy otimiza processos em departamentos como:

• Financeiro
• Customer Success
• Marketing e Vendas
• Recursos Humanos
• TI
• Desenvolvimento

Com o Pipefy, você pode estabelecer um fluxo de trabalho otimizado e à prova de erros, ter visibilidade total dos seus processos e todas as informações disponíveis em um único lugar. Confira nossos modelos gratuitos e elimine os gargalos do seu negócio ou departamento. 

Escrito por

Isabelle Wuilleumier Salemme

Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.