Como usar soluções low-code para automação de processos

Renata Lapetina
how to use low code automation

A velocidade com que soluções low-code para automação estão sendo adotadas acelera a cada dia. A consultoria Gartner prevê que, até 2025, 70% dos novos aplicativos desenvolvidos pelas empresas usarão tecnologias low-code ou no-code. É um grande aumento, já que essa média ficou em menos de 25% em 2020.

Um tipo específico de aplicativo está sendo adotado para aumentar a agilidade das equipes: softwares low-code para automação de processos (ou, simplesmente, automação low-code). Existem três razões principais para a implementação dessa automação:

  • Em primeiro lugar, a automação low-code integra e facilita o uso de outras tecnologias já usadas pelas equipes, como ERPs, iPaaS e aplicações específicas. Como resultado, os departamentos conseguem trabalhar de forma mais integrada, os times tem melhores experiências com os softwares usados na empresa e profissionais sem conhecimento técnico em programação podem automatizar processos específicos.
  • Segundo, a automação low-code facilita a padronização de processos. Ela é importante para possibilitar a construção de experiências de usuário consistentes para clientes e colaboradores. Além disso, processos padronizados garantem que o departamento de TI possa implementar requisitos de segurança, reduzindo erros no fluxo de trabalho.
  • Por fim, a automação low-code proporciona um melhor alinhamento entre as equipes de TI e de negócios. Isso porque a possibilidade de criar regras de automação sem o uso de linguagem de programação alivia a pressão sobre a lista de pendências de TI e dá autonomia para que as equipes de negócios resolvam os problemas em seus processos com rapidez. Assim, os profissionais de TI assumem uma função cocriadora, e podem se concentrar no gerenciamento da segurança e no suporte a projetos de transformação digital mais complexos, pois não estarão envolvidos em cada mudança que os esforços de otimização de processos exige.

A automação de processos de negócio low-code é ainda uma estratégia nova, desconhecida para muitos. Se você está considerando (ou apenas tem curiosidade sobre) automatizar processos manuais usando uma ferramenta low-code, o esquema de cinco fases a seguir fornece uma visão geral de como fazê-lo e do que plataformas low-code precisam oferecer.

Aprenda mais no ebook “Automação low-code: excelente para os negócios, ótima para o TI”Baixar agora

Fase 1: Descoberta

A implementação do low-code para a automação começa com a identificação de um problema ou bloqueio em um departamento de negócios ou suporte. Pode ser que um novo processo precise ser criado ou um processo existente que não está produzindo o resultado desejado precise ser revisitado e ajustado.

Na fase de descoberta, é necessário passar algum tempo avaliando os processos no estado em que se encontram para chegar em uma visão completa do fluxo de trabalho do início ao fim. Ao entender melhor a situação atual, você poderá determinar com mais precisão o motivo pelo qual um fluxo de trabalho não está funcionando conforme o esperado.

A seguir, listamos alguns exemplos de problemas comuns:

  • Experiência de uso ruim para clientes ou colaboradores;
  • Falta de padronização de processos em toda a empresa;
  • Grande número de erros resultantes de trabalho duplicado;
  • Falhas na comunicação e dificuldade de colaboração entre equipes;
  • Visibilidade limitada ou incapacidade de mensurar resultados;
  • Processos fragmentados com dados coletados isoladamente.

Uma vez identificado o problema, passamos para a fase dois, que implica determinar se o fluxo de trabalho escolhido é um bom candidato para a automação.

Fase 2: Avaliação

Agora que você definiu o problema que está enfrentando, é hora de identificar se é possível usar automação para resolvê-lo. Abaixo estão algumas das características de um processo que pode ser otimizado com automação low-code:

CaracterísticaAdequação para Automação
O processo ocorre regularmente ou com frequência.Automatizar processos repetitivos economiza tempo e esforço, os dois recursos mais valiosos de uma empresa. A automação low-code é ideal para otimizar e escalar esses processos.
O processo é propenso a erros.A automação de processos diminui os erros ao padronizá-los e minimizar o trabalho repetitivo com a implementação de regras e condicionais.
O processo resulta em experiências negativas para colaboradores e stakeholders.Plataformas low-code para automação de processos podem integrar-se a outras aplicações e bancos de dados, garantindo uma experiência de usuário consistente e sem furos.
A equipe de negócios tem uma compreensão clara de como construir o novo processo ou melhorar o processo existente.Se a equipe responsável pela execução do processo puder explicar exatamente o que precisa ser otimizado, provavelmente terá clareza suficiente para usar uma solução low-code que permita desenvolver e implantar a otimização por conta própria.
O processo envolve dados ou entradas de mais de um aplicativo, banco de dados ou sistema.Processos que conectam dados de vários aplicativos e sistemas geralmente se beneficiam da automação, pois ela contribui para a integração e melhora da experiência e colaboração dentro do fluxo de trabalho.
O processo carece de consistência em toda a empresa, com cada equipe lidando com ele de forma diferente.Um software de automação low-code fornece uma interface fácil de usar que facilita a criação de processos padronizados e aprovados pelo departamento de TI.
O processo está sendo gerenciado por shadow IT, ou seja, com aplicativos que são usados pelos colaboradores mesmo sem a aprovação do departamento de TI.As ferramentas de automação low-code fornecem soluções melhores e mais seguras que o shadow IT. Com as proteções de segurança instaladas, as equipes de negócios mantêm a flexibilidade para resolver os problemas rapidamente, sem prejudicar a segurança da empresa.

Fase 3: Escolha da ferramenta

O objetivo das plataformas low-code para automação de processos é fornecer às equipes de negócios os meios necessários para otimizar, de forma rápida e fácil, os fluxos de trabalho que elas mesmas executam. 

Ao mesmo tempo, esses softwares possibilitam que os profissionais tenham controle para impor medidas de governança de TI e compliance. Assim, a ferramenta ideal proporcionará simplicidade e segurança para todas as equipes da sua empresa.

Necessidades das equipes de negócios

Para os profissionais de operações e suporte, o critério mais importante para a escolha de uma ferramenta é a facilidade de uso. Normalmente, esse requisito é satisfeito com uma interface visual e configurações de arrastar e soltar. 

Esses profissionais também precisam de uma solução que se integre às aplicações que já são utilizadas por eles — incluindo ERPs, iPaaS, bancos de dados e os aplicativos específicos para cada atividade — pois isso proporciona uma melhor experiência e ajuda na colaboração entre as equipes.

Necessidades da equipe de TI

As equipes de TI são responsáveis por determinar e definir padrões mínimos relacionados à segurança e UX do novo software a ser utilizado. Para esses profissionais, a vantagem da automação low-code é simplificar a governança e aliviar a pressão sobre o backlog de TI. 

A seguir, alguns itens que esses profissionais precisam levar em consideração no momento da escolha:

  • Recursos de integração;
  • Certificados de segurança;
  • Padrões de governança;
  • Ciclo de vida dos dados;
  • Gerenciamento de riscos.

Recursos e capacidades da ferramenta

Além das necessidades imediatas das unidades de negócios e equipes de TI, também é preciso considerar os recursos da plataforma de automação a ser implementada. O ideal é que ela ofereça suporte à otimização de fluxos de trabalho de ponta a ponta e inclua recursos que permitam o mapeamento de processos, a padronização de fluxos e a visibilidade de KPIs e outras métricas.

Por exemplo, ferramentas de automação low-code podem incluir os seguintes recursos:

RecursoDescrição
Modelagem de processosConstrutor de processos para visualizar e planejar fluxos de trabalho.
Orquestração de processosConexão de fluxos de trabalho entre equipes ou departamentos.
Suporte à colaboraçãoPermissão para que usuários autorizados de qualquer departamento possam visualizar ou atualizar itens no processo.
Regras e lógica condicionalClassificação e encaminhamentos automáticos de itens com base no tipo, data ou outros critérios. Alerta a usuários quando informações estiverem ausentes ou incompletas.
Painéis e relatóriosVisualização de status, monitoramento de KPIs e identificação de gargalos.
IntegraçõesConexão da ferramenta low-code a um ERP, iPaaS ou soluções pontuais já utilizadas para criar uma experiência de usuário consistente de ponta a ponta.

Fase 4: Criação de regras de automação

A essa altura, você identificou um processo que deseja otimizar, determinou que ele é uma boa opção para implementar a automação e selecionou uma ferramenta low-code intuitiva e fácil de usar. O próximo passo é criar as regras para que as tarefas comecem a ser realizadas automaticamente.

Para isso, é preciso começar mapeando o fluxo de trabalho que você deseja automatizar. Identifique os limites do processo (seus pontos inicial e final) e determine quais etapas serão automatizadas. Para mais detalhes, consulte nosso artigo sobre automação de processos manuais ou assista ao tutorial abaixo.

Fase 5: Monitoramento e modificações

Plataformas low-code para automação de processos devem possibilitar a visualização de uma variedade de métricas e KPIs, usados para avaliar o desempenho do processo recém-otimizado. Com painéis e relatórios, é possível conseguir insights em tempo real, como:

  • Número de tarefas em andamento;
  • Tempo que um item passa em cada fase do processo;
  • Status das tarefas e solicitações;
  • Gargalos;
  • SLAs;
  • Prazos de entrega;
  • Responsáveis pelas tarefas.

Ao monitorar o desempenho do seu processo recém-automatizado, você poderá verificar se os resultados correspondem às expectativas do time. Caso perceba que isso não está acontecendo, a plataforma de automação low-code facilita a remodelagem do fluxo de trabalho e a reconfiguração de regras de automação para melhorar continuamente os resultados. 

KPIs de processo comuns que podem ser monitorados com o uso de um software low-code para automação

Recursos HumanosVagas abertas por departamento
Candidaturas recebidas
Time to hire
Status do onboarding
Solicitações de colaboradores
Performance de colaboradores
FinanceiroGasto x orçamento
Lead time de solicitações de compra
Gasto por departamento
Faturas por status de pagamento
Aprovações de fornecedores
Sucesso do ClienteSolicitações recebidas por tipo ou responsável
Tempo para concluir o onboarding
Tempo médio de resolução de tíquetes de suporte
NPS do cliente
MarketingTarefas entregues dentro do prazo
Produtividade por membro da equipe
Horas faturáveis
Taxa de retrabalho

Low-code e as aplicações já usadas na sua empresa

O software de automação low-code do Pipefy complementa as aplicações já implementadas na sua empresa e expande os recursos das tecnologias que você usa. 

Ao integrar-se a ERPs, iPaaS, bancos de dados e outros aplicativos, o Pipefy conecta os pontos e te ajuda a construir fluxos de trabalho e processos unificados. Por isso, desempenha papel fundamental em uma estratégia de gestão de processos, automatizando muitos dos fluxos manuais e conectando-os perfeitamente.

Para empresas que desejam uma abordagem equilibrada, que dê flexibilidade às equipes de negócios sem aumentar a lista de pendências de TI, a automação low-code é o melhor caminho a seguir.

Veja como as plataformas low-code para automação de processos ajudam a manter equipes de negócio ágeis e o departamento de TI no controleTransforme sua empresa com a poder da automação de processos
Escrito por
Renata Lapetina
Writer and Marketing Analyst @ Pipefy. Writing, researching, and sharing content are my passion. Currently writing about digital transformation, business process management, and how technology can improve the way we work.

Receba nossas postagens no seu e-mail