Você sabe como andam as finanças da sua empresa? Se a resposta for não, é um sinal de alerta. Mas não se preocupe, esse artigo foi elaborado para te ajudar com isso! Aqui, vamos falar sobre o plano de contas.
Esse plano é uma forma prática de compreender melhor e ter mais controle sobre a movimentação financeira do seu negócio. Veja a seguir tudo que você precisa saber sobre ele.
O que é um plano de contas?
O plano de contas é um conjunto de operações que representam a movimentação econômica e financeira de uma empresa, decorrente das suas atividades.
Na contabilidade, esse plano é uma elaboração de códigos e classificações utilizados para registrar as receitas e despesas. Essas categorias servem de base para os relatórios contábeis de uma empresa.
Ele não é, portanto, um relatório financeiro. Mas é, sim, um meio utilizado para elaborar documentos importantes como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.
Além disso, o plano de contas é utilizado também na elaboração do Orçamento Empresarial, por meio do qual é possível verificar de forma clara as metas financeiras da organização. Ele também possibilita acompanhar os valores mensalmente, permitindo fazer um comparativo com o que foi planejado.
Objetivo de um plano de contas
O principal objetivo de um plano de contas é estabelecer normas pré-definidas para o registro das operações da empresa. Para isso, deve-se considerar algumas prioridades fundamentais. Confira abaixo:
- Atender às demandas de informação da administração da empresa;
- Elaborar um modelo que seja compatível com os princípios de contabilidade, com a norma legal de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei 6.404/76 – “Lei das S/A”);
- Adaptar-se ao máximo às exigências de agentes externos, como da Legislação do Imposto de Renda.
Quais os tipos de plano de contas?
A expressão “plano de contas” pode se referir a alguns tipos diferentes de documentos. Cada um deles tem uma função diferente e exige informações diferentes para sua elaboração. Por isso, é importante conhecê-los com um pouco mais de detalhes.
Referencial
Se você vai elaborar um plano contábil, antes é necessário fazer um plano de contas referencial. Esse tipo de plano de contas serve como base para o plano principal. Ele é fundamental para realizar as obrigações relacionadas à Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Por meio das informações do plano referencial, é possível verificar se existe alguma relação entre as contas analíticas e encontrar um padrão nas contas da empresa.
O plano de contas referencial deve ser apresentado ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), no entanto, algumas categorias de empresas são isentas dessa obrigação. São elas:
- Simples nacional;
- Órgãos, autarquias e fundações públicas;
- Empresas inativas;
- Entidades isentas e imunes.
Por isso, se o seu negócio não se encaixa em nenhuma dessas categorias, será necessário apresentar o plano referencial.
A notícia boa é que a Receita oferece um modelo padrão que pode ser baixado no site do SPED, uma planilha que deve ser preenchida com as informações contábeis.
Contábil
O plano de contas contábil levanta todos os registros de movimentações financeiras da empresa. Isso inclui entradas, saídas, custos e investimentos. Ele é mais detalhado do que o plano gerencial, pois tem como foco registrar informações necessárias para os trâmites contábeis.
A ideia é que ele forneça uma visão completa sobre as contas da empresa. Por meio dele, é possível ter um conhecimento íntimo sobre o funcionamento da empresa: seu ramo, porte, objetivos e situação financeira. Ele classifica as operações financeiras da empresa de maneira a adequá-las a legislação como a já citada “Lei das SAs” (Lei N° 6.404/76).
Gerencial
O objetivo do plano de contas gerencial é ajudar o gestor a visualizar os resultados financeiros da organização. Ele permite uma fácil compreensão dos registros de movimentação, focados apenas no conceito gerencial.
O plano de contas gerencial dá uma visão mais enxuta da condição financeira da empresa. Ele não oferece tantos detalhes quanto o plano contábil, por exemplo, pois isso foge ao seu objetivo. A meta dele é apresentar os dados necessários para organizar as finanças do negócio.
A principal diferença entre o plano de contas contábil e o gerencial é que o último registra apenas a movimentação de entradas e saídas da empresa. Ele é um plano mais simplificado, o que facilita a compreensão das operações financeiras da empresa.
A estrutura de um plano de contas
A estrutura de um plano de contas não costuma variar muito. Porém, ela pode ser personalizada pela empresa, de acordo com as suas necessidades. De qualquer maneira, é importante que ele englobe ao menos quatro grupos:
Ativos
São os bens não-palpáveis da empresa. Ou seja, as contas que fazem parte do patrimônio dela, como empréstimos, créditos e investimentos. A sede da empresa (se própria) também pode ser considerada um ativo, pois faz parte do patrimônio empresarial.
Passivos
Representam as contas a pagar de uma empresa. Ou seja, as obrigações e compromissos, tais como pagamentos para terceiros (fornecedores de materiais, por exemplo) e empréstimos financeiros.
Grande parte das contas ativas pertence também à categoria passiva. Um bem adquirido pela empresa, por exemplo, será um ativo; já o seu pagamento será um passivo.
Receitas
São todas as entradas no caixa da empresa. Representam todas as vendas de produtos ou serviços.
Despesas
São os pagamentos realizados para fornecedores, colaboradores e aquisição de novos equipamentos.
Como fazer um plano de contas contábil
Um plano de contas contábil deve ser elaborado por um(a) profissional de contabilidade. Mas para dar uma ideia geral do processo, oferecemos a seguir um passo-a-passo ilustrativo. Confira:
1. Listar as contas
O primeiro passo é fazer um levantamento de todas as contas da empresa: entradas, saídas, custos e investimentos. É importante prestar muita atenção nesse passo, para não esquecer nada. Afinal, são informações cuja precisão é exigida por lei.
2. Categorizar
Após listar todas as contas, é preciso separá-las por categorias ou grupos: Ativos e Passivos (contas patrimoniais da empresa) e Receitas e Despesas (contas de resultado). Se preferir, isso pode ser feito já no momento do levantamento, para adiantar o seu trabalho.
3. Nomeação
Com os grupos definidos, é preciso nomear as contas. Para evitar erros e confusões, os nomes utilizados devem ser os mesmos para todos os setores, como contabilidade, controladoria e gerência. É importante usar nomes que descrevam com precisão as contas pertencentes a cada categoria.
4. Elaboração
A última etapa é a formalização das informações já coletadas e categorizadas. Nessa etapa, é preciso inserir todas as contas levantadas e nomeadas no seu plano de contas, desde o início. Para isso, pense nos indicadores que são importantes para o seu negócio e insira-os no seu plano.
Exemplo de plano de contas completo
A montagem de um plano de contas deve ser feita de forma personalizada, de acordo com as particularidades de cada empresa. Podem ser necessários detalhamentos específicos que um modelo geral pode não oferecer.
Contudo, trouxemos um exemplo simples de uma estrutura de plano de contas em quatro níveis. Assim, você tem acesso a um esboço de como funciona o desenvolvimento básico de um plano de contas empresarial. Confira:
1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 Caixa
1.1.2 Contas a Receber
1.1.3 Estoques
1.1.3.01 Mercadorias
1.1.4.02 Produtos Acabados
1.1.4.03 Insumos
1.2 NÃO CIRCULANTE
1.2.1 Contas a Receber
1.2.1.01 Clientes
1.2.1.02 Outras Contas
1.2.2 INVESTIMENTOS
1.2.3 Terrenos
1.2.3.02 Construções e Benfeitorias
1.2.3.03 Máquinas e Ferramentas
1.2.3.04 Veículos
1.2.3.05 Móveis
2 PASSIVO
2.1 CIRCULANTE
2.1.1 Impostos e Contribuições a Recolher
2.1.1.01 Simples a Recolher
2.1.1.02 INSS
2.1.1.03 FGTS
2.1.2 Contas a Pagar
2.1.2.01 Fornecedores
2.1.2.02 Outras Contas
2.1.3 Empréstimos Bancários
2.2 NÃO CIRCULANTE
2.2.1 Empréstimos Bancários
2.3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO
2.3.1 Capital Social
2.3.2.01 Capital Social a Realizar
2.3.2. Reservas
2.3.2.01 Reservas de Capital
2.3.2.02 Reservas de Lucros
2.3.3 Prejuízos Acumulados
2.3.3.01 Prejuízos Acumulados de Exercícios Anteriores
2.3.3.02 Prejuízos do Exercício Atual
3 CUSTOS E DESPESAS
3.1 CUSTOS DOS PRODUTOS VENDIDOS
3.1.1 Custos dos Materiais
3.1.2 Custos da Mão de Obra
3.1.2.01 Salários
3.1.2.02 Encargos Sociais
4 RECEITAS
4.1 RECEITA LÍQUIDA
4.1.1 Receita Bruta de Vendas
4.1.1.01 De Mercadorias
4.1.1.02 De Produtos
4.1.1.03 De Serviços Prestados
4.1.2. Devoluções
4.1.2.01 Serviços Cancelados
Ter um plano de contas bem definido é fundamental para compreender a movimentação financeira do seu negócio e avaliar suas estratégias. Essa visão é o que vai te ajudar nas tomadas de decisão.
O que são contas sintéticas e contas analíticas?
Ambos os tipos de contas fazem parte do plano, mas elas têm suas diferenças.
- Contas sintéticas: elas mostram, de forma resumida, informações que são resultado de duas ou mais contas analíticas. Podemos considerar exemplos de contas sintéticas as despesas administrativas, despesas de vendas etc.
- Contas analíticas: elas são contas mais detalhadas, o que permite fazer uma análise mais aprofundada de alguma situação financeira. Exemplos de contas analíticas são contas do Banco do Brasil, duplicatas a receber etc.
Esses dois tipos de contas se complementam e são capazes de fornecer informações que ajudam em tomadas de decisões.
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