Estudo de Caso
Como a Rooftop economizou R$1,2 milhão em um ano conectando seus processos
Ao implementar o Pipefy no início da sua operação, a proptech obteve processos escaláveis e conectados, poupando mais de 3,8 mil horas de trabalho
Sobre a Rooftop
Criada em 2020, a Rooftop é uma proptech que tem como missão conectar proprietários em situação de estresse financeiro e sem acesso a capital a negócios imobiliários.
A empresa tem duas linhas de negócio. No programa "InCasa", a empresa compra o imóvel de proprietários que precisam se capitalizar, possibilitando que eles ainda morem na propriedade como inquilinos e se reorganizem financeiramente. Também oferece um estoque de imóveis residenciais com preços abaixo do valor de mercado, e promove a compra e a regularização de imóveis com potencial de valorização, que se tornam ativos para investidores e fundos imobiliários.
O desafio: estruturar uma operação do zero com agilidade
A Rooftop começou a estruturar e automatizar todos os seus processos já no início de suas operações, em 2020, usando a tecnologia low-code. “A gente entendia que tem uma tendência muito grande desse mercado no-code/low-code, e apostamos nessa ideia, entendendo que algumas tecnologias se tornaram commodities. Não queremos ser especialistas em uma plataforma que faça gestão de fluxos de trabalho ou de CRM”, conta Eduardo Almeida, Head de produtos da Rooftop.
A ideia era criar uma operação automatizada de ponta a ponta, sem precisar de um ERP. Nos primeiros dois meses, a empresa até testou uma plataforma, mas percebeu que ela não conferia agilidade suficiente para o grau de escalabilidade que as operações demandavam. Era preciso estruturar processos com perfeição, mas também em pouco tempo.
“Essa plataforma não tinha os recursos que a gente precisava. Nosso timing era imediato. A gente basicamente precisava construir workflows rápido. E era difícil demais, além de demorado, estruturar um processo lá dentro”, lembra Eduardo.
A solução: uma plataforma flexível e fácil de usar
Foi então que Eduardo decidiu adotar o Pipefy, ferramenta que ele já havia testado para projetos pessoais. “O Pipefy dá mais flexibilidade por conta dos workflows customizáveis. Definir todas as etapas do processo já entrega um super valor. Outro ponto importante é a conexão entre os pipes (fluxos de trabalho digitais), a harmonia entre os processos que precisam acontecer”, explica Eduardo.
Com a nova ferramenta, a equipe da Rooftop conseguiu estruturar processos mais rápido, e conectá-los entre si, o que foi igualmente importante. Isso gerou uma operação integrada, na qual o trabalho manual é mínimo e a comunicação automatizada não falha.
Eduardo Almeida dá o exemplo da rápida implementação do Programa de Parceiros da Rooftop, com a ajuda do Pipefy. “Foi muito rápido construir essa interface com um parceiro, para ele cadastrar oportunidades. A gente conseguiu focar no que aconteceria ali no dia a dia, e deixou de se preocupar com a ferramenta, em ter que construir tudo do zero. O melhor é isso: tudo é muito rápido.”
O onboarding de novos processos é muito rápido. A gente deixa de ficar pensando em construir soluções, telas e tudo mais para pensar de fato no processo que a gente tem do nosso produto. Esse é o principal benefício.
Eduardo Almeida
Head de Produto da Rooftop
A jornada: integração total entre processos e com outras ferramentas
Atualmente, a Rooftop mantém 38 processos ativos no Pipefy, sendo 10 deles processos-chave. Um dos principais é a análise jurídica de imóveis de leilões, que serão potencialmente comprados pela Rooftop. Esse fluxo de trabalho consiste, de forma resumida, no cadastro da propriedade, análise jurídica, precificação e proposta de compra.
Como processo-chave, ele dá origem a outros subprocessos, todos conectados dentro da plataforma. A vantagem do Pipefy é que todos os profissionais envolvidos conseguem ter visibilidade sobre todo o histórico desses imóveis, inclusive das ações tomadas por outros departamentos. A comunicação também é à prova de erros: quando um card a respeito de um imóvel é atualizado por um determinado time, cards conectados também incluem automaticamente essa informação.
No caso do programa InCasa, em que a Rooftop compra imóveis de clientes como forma de capitalizá-los, o próprio cadastro dos imóveis no Pipefy pode ser feito diretamente pelos parceiros (escritórios de advocacia e imobiliárias, por exemplo), sem que eles precisem de uma conta paga na plataforma. As propostas de compra saem de templates de email automatizados do Pipefy, e os clientes são sempre informados do status do processo pelo por notificações da ferramenta.
“O Pipefy ajuda a gente a economizar tempo de digitação. No momento em que a gente compra o imóvel, ele precisa passar por um onboarding, por exemplo. Então, em vez de a pessoa ter que ficar cadastrando um formulário para passar para outro departamento e começar todo esse processo de diligências, que é visitar o imóvel, preparar ele, pintar etc, a gente usa um card conectado, e no momento que ele tem algum tipo de movimentação no pipe principal, acontece uma cascata de ações em outros pipes”, explica Eduardo.
Outra grande vantagem é que o Pipefy se conecta a outras plataformas que o time da Rooftop precisa usar, centralizando os dados e gerindo processos em um só lugar. As principais integrações são com o Mailchimp, onde a empresa faz a gestão de email marketing, e com o Pipedrive, que serve como interface de CRM com clientes. Nesse sentido, a transferência de dados entre as plataformas é fluida e automatizada — ninguém corre o risco de perder informações inserindo-as manualmente em cada software.
Os resultados: escalabilidade e controle total
Com cerca de 45 funcionários, a Rooftop conseguiu montar uma operação escalável dentro do Pipefy, com a automação poupando o tempo que seria gasto em tarefas manuais propensas a erros. Desde que começou a usar a plataforma até novembro de 2022, a empresa analisou mais de 3.819 imóveis.
A quantidade de tempo economizado com automação pode ser uma das explicações para esse volume. Por ano, a Rooftop economiza uma estimativa de 3.840 horas de trabalho usando Pipefy, e a economia anual de recursos chega a mais de R$ 1,2 milhão.
Um dos principais benefícios da plataforma é justamente acompanhar resultados de perto, por meio de relatórios e painéis em tempo real. A principal meta em 2023 será comprar R$ 120 milhões em imóveis até o fim do ano — e esse atingimento poderá ser acompanhado dentro do Pipefy.
Outro exemplo é do setor jurídico, que consegue acompanhar o tempo gasto para cada análise de imóvel. Se essas atividades estão demorando mais que o ideal, o time consegue rapidamente identificar o motivo do atraso.
O benefício principal é todo mundo ter a mesma visão, e termos a informação pronta e acessível, incluindo para os diretores e investidores, que têm acesso ao pipe. O Pipefy tira a ansiedade de todo mundo, porque a informação está lá. Assim como o imóvel tem uma vida na sua matrícula, ele tem uma vida aqui dentro do Pipefy. O Jurídico sabe o que está acontecendo, o Comercial também, é só olhar os cards.
Eduardo Almeida
Head de Produto da Rooftop