Ao automatizar os fluxos e usar os recursos de IA da Pipefy, plataforma de soluções financeiras agilizou processos, eliminou tarefas repetitivas e diminuiu SLA de diversas operações
Pertencente ao grupo educacional Arco, o isaac é a maior plataforma de soluções financeiras feita para instituições de ensino. Em um único lugar, o time educacional conta com visibilidade de caixa, relatórios com precisão de dados e controle financeiro com a receita mensal garantida. Para os responsáveis financeiros, ela funciona como um time de apoio preparado para dar suporte imediato e formas de pagamento diversas que se encaixam nas rotinas das organizações. Hoje, a solução já atua ao lado de mais de mil escolas em todo o país, garantindo o recebimento de mais de R$ 2 bilhões de mensalidades em dia.
A área de Contas a Pagar do isaac conta com diversas funções dentro do organograma da empresa. Entre eles, estão o gerenciamento de solicitações de pagamentos a fornecedores, inclusão de pagamentos no banco, conciliação bancária, fechamento de câmbio e recebimento de notas fiscais. No entanto, o time gastava muito tempo com a etapa operacional desses processos e almejava uma padronização mais eficiente dos mesmos, bem como reduzir ao máximo o índice de erros operacionais, como, por exemplo, deixar de reter o imposto de uma nota por não visualizá-lo.
Ao analisar a solução de automação de fluxos da Pipefy, dotada com um agente de IA, o isaac percebeu que a plataforma poderia solucionar as questões de tarefas repetitivas, bem como aperfeiçoar sua padronização de processos e ainda diminuir eventuais erros humanos. O fato da ferramenta poder ser integrada à plataforma de comunicação Slack, bem como ao seu sistema de ERP, também foi um diferencial decisivo na escolha.
Impostos
O uso da Pipefy imprimiu celeridade em diversas operações do time de Contas a Pagar. Ao criar um pipe para leitura de impostos em notas fiscais, por exemplo, analistas do setor criaram um prompt que, quando o card entra na fase “Pagamento”, a IA lê o documento anexado no campo “nota fiscal” e identifica quando há impostos a serem retidos, preenchendo automaticamente os campos no pipe de cada imposto. Entre os resultados qualitativos obtidos, estão a redução de erros operacionais na hora de reter o imposto devido, a padronização definitiva do processo e a economia de tempo, uma vez que não é mais necessário realizar o cálculo desses impostos manualmente e jogá-los no ERP da empresa.
DARFs
Já no manuseio do DARF, o uso da plataforma da Pipefy permitiu que a IA integrada pudesse ler todas as informações do documento, também retornando os campos preenchidos automaticamente. Com isso, a área passou a gerar um relatório do período desejado, colando as informações em massa na planilha de importação do seu ERP. Toda essa automatização permitiu que o isaac eliminasse toda a atividade repetitiva, fazendo com que o tempo de execução deste processo fosse reduzido de três horas para apenas uma hora.
Integração com ERP
o isaac usou a Pipefy para gerar um input automático de pagamentos em sua plataforma de ERP. Em uma integração construída em parceria com a Workato, quando um card inserido no pipe é criado e conferido pelo time de Contas a Pagar, ele é movido para o status “Integração ERP” e, dessa forma, o pagamento é criado no ERP automaticamente.
A partir desse processo de automação, o tempo de processamento de pagamentos foi reduzido em 50%. Além disso, houve a eliminação de tarefas manuais repetitivas, bem como a redução de erros operacionais.
Integração com Slack
Também em uma implementação feita em parceria com a Workato, o isaac integrou a Pipefy em seu Slack. Dessa forma, passou a ser possível obter a aprovação de solicitações de pagamentos por meio do comunicador instantâneo.
Para que isso fosse possível, foi criado um database com aprovadores mapeados para cada centro de custo; a seguir, esses aprovadores recebem um bot via Slack com detalhes
relevantes sobre o pagamento, onde podem aprovar ou reprovar aquela solicitação. A ação do aprovador é registrada em tempo real no Pipefy, fazendo com que o card mude de fase.
Além disso, não é necessário o aprovador ter um usuário criado no Pipefy para realizar as aprovações. Com isso, o processo em questão se tornou muito mais ágil, feito em questão de segundos.
Automações de e-mail no Pipefy
Por fim, o time do isaac criou ainda uma automação para o disparo de e-mails. As mensagens são enviadas aos solicitantes em diferentes etapas:
1 - Quando um card é criado
2 - Quando o pagamento é realizado
3 - Quando o pagamento é cancelado + motivo do cancelamento
Essa automação traz maior visibilidade sobre o status do card para o solicitante, sem necessidade de ação manual do analista.
Outra automação implementada é a mudança de status automática para Contratos Recorrentes. Os pagamentos a fornecedores que possuem contrato recorrente de valores dispensam aprovação do gestor. Com isso, a automação identifica esse tipo de operação e move ele automaticamente para a posição de “Pagamento”.
A jornada da Arco Educação com o Pipefy é um exemplo notável de como os Agentes de IA podem transformar processos operacionais, trazendo eficiência e satisfação nas parcerias.
Demonstração