Ocean Network Express reduz ciclo de faturas para 2 dias com o Pipefy

Fundado em 2015 como uma organização 100% remota, a Woba enfrentava os obstáculos naturais da descentralização. Até 2019, a ausência de uma plataforma centralizada de gestão fazia com que cada time utilizasse ferramentas diferentes, dificultando a padronização e o acesso à informação entre departamentos e fusos horários distintos.

Essa fragmentação gerava problemas críticos de comunicação externa. Em diversos momentos, falhas no fluxo de dados faziam com que múltiplos funcionários contatassem o mesmo parceiro de coworking para tratar do mesmo assunto. Essa falta de visibilidade sobre o status das interações prejudicava a imagem da empresa, transmitindo uma percepção de desorganização interna e abalando a confiança dos parceiros.

Após a fusão de três grandes companhias marítimas, a Ocean Network Express (ONE) precisou consolidar culturas e sistemas. Nos primeiros anos, a falta de comunicação entre departamentos tornou-se um obstáculo crítico. O processo de contas a pagar era altamente ineficiente: o processamento e a aprovação de faturas passavam por três subdepartamentos, sendo gerenciados de forma manual, descentralizada e muitas vezes através de extensos registros em papel, planilhas e e-mails de aprovação.

Com a pandemia de Covid-19 e a transição para o trabalho remoto, esse fluxo de trabalho tornou-se insustentável. A equipe financeira perdeu o controle sobre o recebimento e leitura de faturas, e o volume de solicitações via e-mail e formulários básicos cresceu vertiginosamente. Sem um canal claro, os colaboradores controlavam as etapas em planilhas individuais, inviabilizando a padronização, a visibilidade do histórico de pagamentos e a mensuração do tempo gasto em cada fatura.

A transformação digital promovida pelo Pipefy trouxe um impacto estrutural para a eficiência financeira da ONE. A centralização eliminou o retrabalho, as faturas duplicadas e a falta de comunicação, zerando os atrasos de pagamento. A padronização da entrada de dados reduziu erros e multas, otimizando drasticamente o processamento das demandas diárias no relacionamento com o cliente e fornecedores.

A drástica diminuição do trabalho manual liberou os colaboradores para atuarem em projetos estratégicos, maximizando savings e reduzindo custos gerais. O sucesso no Financeiro impulsionou a adoção da ferramenta pelo RH e a rápida expansão da operação automatizada para filiais na América Latina e no mundo, provando a grande capacidade de escala do negócio.

A Ocean Network Express (ONE) é a sétima maior transportadora marítima de contêineres do mundo, com atuação ativa em todas as principais rotas comerciais. Nascida da fusão das três maiores companhias marítimas do Japão, a empresa conta com 14.000 colaboradores em terra e no mar, operando uma frota de mais de 250 navios para entregar excelência logística em mais de 120 países.