Vindi reduz o onboarding de clientes de 120 para 33 dias com o Pipefy

Para a Vindi, crescer significava credenciar e dar onboarding a um volume cada vez maior de clientes. Antes do Pipefy, esse trabalho era conduzido em planilhas e em ferramentas de gestão de tarefas desconectadas, sem padrão único. A operação manual e descentralizada deixava a liderança sem visibilidade sobre a fase de cada cliente e tornava a extração de métricas um processo lento.

O maior risco estava no handoff entre Vendas e Onboarding: informações se perdiam na passagem de bastão, o primeiro contato com o cliente atrasava e o retrabalho se acumulava. Cada novo contrato adicionava esforço operacional na mesma proporção, e a equipe gastava horas em tarefas repetitivas em vez de acelerar a ativação dos clientes.

A Vindi adotou o Pipefy para orquestrar toda a operação de pós-vendas em um fluxo único, integrado ao CRM de vendas (Salesforce). Com a integração, o credenciamento e o onboarding são iniciados automaticamente assim que uma venda é fechada no sistema comercial, o que elimina a transferência manual de dados entre os times.

A padronização vem da estrutura do processo: campos obrigatórios garantem que cada cliente avance apenas com informações completas, reduzindo erro humano e retrabalho. A cada etapa concluída, o Pipefy dispara e-mails automáticos para stakeholders e usuários finais, mantendo a comunicação no ritmo da operação. Quando o cliente finaliza o onboarding, uma automação aciona, sem intervenção manual, a entrada dele na esteira do time de Customer Success.

Por ser uma plataforma no-code, a própria equipe operacional constrói e ajusta os fluxos. Com tudo em um só lugar, a liderança passou a medir o processo de ponta a ponta em dashboards e relatórios em tempo real, e decide com base em dados.

Substituir etapas manuais por automação ampliou a capacidade da operação sem elevar custos na mesma proporção da receita. O onboarding ganhou 89% de eficiência, o que elevou o desempenho de toda a operação; o tempo médio de onboarding caiu de 120 para 33 dias e o credenciamento passou de 6 para 3 dias, na metade do tempo anterior. Em um único ano, a automação devolveu 736 horas ao time.

Na ponta, o cliente sente o efeito logo no primeiro serviço: acesso mais rápido ao ecossistema da Vindi e comunicação consistente em cada etapa. Para o negócio, o ganho é estrutural: mais de 3 mil clientes passaram pelo processo em dois anos, e a equipe redirecionou as horas antes gastas em tarefas repetitivas para atividades de maior valor.

A Vindi é uma fintech de pagamentos focada em cobrança recorrente e billing. Ajuda milhares de empresas de serviços, e-commerces, negócios de assinaturas, SaaS e academias a profissionalizar o faturamento, e é uma das pioneiras no Brasil em modelos de negócio por recorrência.