V.tal reestrutura o onboarding e economiza 400+ horas por ano

A V.tal crescia rápido e sabia que cresceria mais. O crescimento e o aumento da complexidade da companhia exigiam um processo mais escalável, capaz de absorver novos volumes de admissão e perfis diferentes de colaborador.

O onboarding não estava preparado para essa curva. O processo vivia em planilhas, e a principal delas tinha se tornado inadministrável: cerca de 100 colunas, dezenas de linhas por mês, sem controle de versão e sem trilha de auditoria. A planilha havia crescido de forma orgânica, acumulando campos e controles a cada nova necessidade. Cada admissão dependia de atualização manual do arquivo.

O custo aparecia com clareza no fechamento do mês. A compilação de indicadores consumia quase uma semana inteira de trabalho, dedicada apenas a juntar planilhas e transformar dados dispersos em análise. Era tempo que saía do que a área existe para fazer, que é olhar para as pessoas.

E o processo entregava pouco. Dava para registrar a admissão, não para acompanhar a jornada. Não havia pesquisa estruturada ao longo dos primeiros meses, régua de comunicação, nem indicador de risco que sinalizasse quando alguém se desconectava cedo demais.

A escolha do Pipefy veio de dentro de casa. A área financeira da V.tal já operava na plataforma, e a equipe de DHO viu ali uma camada de processo e de régua de comunicação que servia ao onboarding. Uma licença foi liberada para teste.

A barreira de entrada era baixa. Sem experiência prévia com a ferramenta e sem apoio de TI, a equipe desenhou o processo completo de onboarding em poucos dias, com apoio da documentação do produto e de vídeos públicos. A planilha de 100 colunas virou um pipe estruturado.

A partir daí, o processo ganhou camadas que a planilha nunca comportou. O acompanhamento hoje cobre os 90 primeiros dias, com pesquisas disparadas automaticamente em pontos definidos da jornada, uma régua de mensageria que roda sem intervenção manual, e análise de experiência do colaborador e construção de planos personalizados de integração com IA. A área estruturou o amadrinhamento, em que cada nova pessoa tem um ponto de apoio designado, e passou a monitorar indicadores de experiência com gatilhos que avisam quando algo precisa de atenção humana.

Hoje são mais de 200 automações ativas no onboarding, além de integrações com admissão e offboarding. A conexão entre entrada e saída abriu análises que antes não existiam, como, por exemplo, entender como a qualidade da integração influencia desligamentos precoces.

A estrutura foi testada logo depois. A V.tal ganhou escala e complexidade, montou uma unidade de negócio de data centers e viveu um pico expressivo de admissões. O processo absorveu o volume sem redesenho e sem controles paralelos.

A economia estimada de 400 a 600 horas por ano tem uma origem na gestão do processo. Além dele, a compilação manual de indicadores tomava aproximadamente uma semana por mês, o que se aproxima de 480 horas anuais apenas nessa rotina. Com o processo estruturado na plataforma, o acompanhamento passou a ser contínuo, e essa semana voltou para a operação do time, que passou a atuar de forma mais estratégica no onboarding e em outros produtos de Desenvolvimento Humano e Organizacional.

As mais de 200 automações ativas mostram o grau de detalhamento que o processo alcançou. Notificações, pesquisas, disparos de régua, análises com IA e movimentações de etapa acontecem sem alguém precisar lembrar, e isso sustenta a consistência do onboarding independentemente do volume de admissões do mês.

Desde a implantação, o onboarding roda inteiramente na plataforma. Não houve retorno parcial às planilhas nem criação de controles paralelos.

O modelo se expandiu. A mesma equipe estruturou offboarding, treinamento e solicitação de licenças de IA na plataforma, e o padrão influenciou como outras áreas da companhia pensam seus próprios processos.

A V.tal é uma empresa de soluções de infraestrutura digital neutra com presença nas Américas. A V.tal possui mais de 500 mil km de malha terrestre conectando 22 milhões de casas passadas por todo o Brasil. Hoje reúne três operações dentro do grupo e mantém um programa amplo de modernização de processos, com uso do Pipefy em áreas como finanças, back office e recursos humanos.