Para além dos resultados quantitativos, a MultiCrédito obteve diversos ganhos qualitativos, com melhorias operacionais em diversos níveis
Com mais de quatro décadas de atuação, a MultiCrédito se consolidou como a maior Credtech do Brasil, atuando como um marketplace multiplataforma, com soluções inovadoras de inteligência de crédito e análise, gestão e prevenção a fraudes para todos os processos de tomadas de decisão. Entre seus valores inegociáveis, estão a excelência operacional, conhecimento, inovação, relacionamento, responsabilidade, competência e lisura.
Por meio de suas plataformas, os clientes da MultiCrédito podem ampliar suas vendas com total proteção contra riscos, oferecendo soluções de pagamento via boleto, PIX parcelado, carnê, cheque e cartões. A empresa atua em 20 estados, garantindo rapidez, flexibilidade e segurança, com foco nos setores de varejo e turismo. Conectando empresas a seus consumidores e democratizando o acesso ao crédito com segurança, eficiência e inovação.
Antes da adoção do Pipefy, a MultiCrédito enfrentava desafios relacionados à gestão de processos e identificação de gargalos. Entre os principais problemas estavam:
- Falta de visibilidade dos processos internos: A empresa tinha dificuldades para mapear e entender onde estavam os gargalos nos processos;
- Dificuldade na mensuração de dados: As reuniões de discussão sobre processos não eram baseadas em dados concretos, dificultando a tomada de decisão;
- Ausência de uma solução centralizada para controle de tarefas: A MultiCrédito carecia de uma ferramenta eficiente para monitorar e otimizar os fluxos de trabalho;
- Dificuldade na escalabilidade dos processos: Apesar de possuir processos bem estruturados, a empresa não conseguia otimizá-los sem uma ferramenta adequada.
A MultiCrédito buscava no mercado uma solução que melhorasse a visibilidade, organização e eficiência de seus processos internos. E viu no Pipefy a plataforma perfeita para essa missão. Entre os objetivos principais no uso da ferramenta estavam:
- Mapear e identificar gargalos nos processos: ou seja, ter uma visão clara e precisa das etapas operacionais para identificar pontos de melhoria;
- Centralizar informações em uma única plataforma: o objetivo era consolidar a gestão dos processos em uma interface intuitiva e acessível;
- Automatizar tarefas repetitivas: dessa forma, a empresa reduziria o tempo gasto em processos manuais e aumentaria a eficiência da equipe;
- Melhorar a metrificação de processos: o foco estava em gerar dados concretos para embasar decisões estratégicas e otimizar a produtividade;
- Criar um sistema de melhoria contínua: para garantir que a empresa pudesse escalar suas operações sem perder qualidade e controle.
A implementação do Pipefy na MultiCrédito surgiu a partir de uma necessidade específica identificada no setor de Recursos Humanos e que poderia acarretar perda de dinheiro, tempo e eficiência nos processos internos. A sugestão de adoção da ferramenta veio de um analista de Tecnologia e Segurança da Informação, que já conhecia o Pipefy de experiências anteriores e apresentou a solução ao diretor de RH.
Uma vez que a solução foi escolhida, seguiram-se as seguintes fases de implementação:
1. Avaliação e negociação
A primeira etapa envolveu a avaliação das necessidades da empresa e a negociação com o time comercial do Pipefy. Como a MultiCrédito ainda não possuía um time interno dedicado à implementação da ferramenta, foi necessário contar com o suporte da equipe de implantação do Pipefy, que forneceu orientação especializada.
2. Planejamento e execução
O processo de implementação foi iniciado oficialmente em janeiro de 2022, após um período de discussão e refinamento em dezembro de 2021. A execução levou aproximadamente um mês e meio, sendo concluída no início de fevereiro de 2022. Durante esse período, houve uma forte documentação de cada etapa, um diferencial que garantiu maior organização e eficiência ao processo.
3. Testes e integração com sistemas legados
A MultiCrédito optou por não realizar uma integração direta com sistemas legados devido a questões técnicas e de segurança da informação. Em vez disso, foi adotada uma abordagem segmentada, com o Pipefy usando APIs para se comunicar (ao invés de integrar) com os sistemas legados. Isso permitiu maior flexibilidade e segurança, sem perda de performance nos pipes, evitando riscos relacionados às limitações dos sistemas antigos.
A implementação do Pipefy na MultiCrédito foi considerada um sucesso, com a ferramenta funcional e gerando resultados positivos em um prazo relativamente curto, de cerca de dois meses. O suporte da equipe de implantação do Pipefy foi essencial para garantir a rapidez e a qualidade do processo.
Essa experiência reforça a importância de uma boa documentação e do suporte especializado durante a implantação de novas soluções tecnológicas, permitindo que as empresas obtenham benefícios rápidos e efetivos sem processos demorados ou traumáticos.
Desafios iniciais e processo de adaptação
No início da implementação do Pipefy, houve um receio em relação à disseminação do conhecimento da ferramenta. Como acontece com qualquer novidade, alguns usuários se adaptaram rapidamente, enquanto outros encontraram dificuldades, principalmente devido à necessidade de entender metodologias ágeis, como o Kanban, que é utilizado dentro do sistema.
Com o tempo, essa adaptação se tornou mais orgânica, e a ferramenta Pipefy Academy desempenhou um papel fundamental no aprendizado e na capacitação dos colaboradores. A plataforma ofereceu treinamentos estruturados, facilitando a absorção do conhecimento e reduzindo a necessidade de treinamentos individuais.
Estratégia de Treinamento
Para garantir uma implementação eficiente, a MultiCrédito adotou uma abordagem estruturada para os treinamentos:
1 - Treinamento básico obrigatório
- Antes da criação de qualquer conta, os usuários precisavam concluir o treinamento básico no Pipefy Academy;
- Após a conclusão, recebiam um certificado, que servia como comprovação para liberação de acesso à ferramenta;
Essa estratégia garantiu que todos os usuários tivessem um conhecimento mínimo antes de começar a utilizar o sistema.
2 - Treinamento por perfis de usuário
- Usuários operacionais: treinados para executar processos dentro do Pipefy, conforme suas áreas de atuação;
- Gestores e líderes (coordenadores, supervisores, gerentes e diretores): recebiam um treinamento mais aprofundado para gerenciar projetos e monitorar processos dentro do sistema.
3 - Treinamento específico por processo
- Cada nova implementação de processo dentro do Pipefy exigia um treinamento específico para a equipe envolvida. Ele era focado nas particularidades e regras definidas para aquele fluxo de trabalho específico.
4 - Resultados e benefícios da capacitação
- Rápida disseminação do conhecimento: reduz a necessidade de treinamentos contínuos;
- Otimização do tempo: a equipe de automação não precisa mais treinar individualmente cada colaborador;
- Maior autonomia: os usuários aprendem e aplicam os conhecimentos adquiridos por meio da Pipefy Academy;
- Processos de treinamento mais orgânicos e eficientes: eles permitem que a MultiCrédito foque na melhoria contínua dos processos, em vez de gastar tempo com treinamentos repetitivos.
A adoção do Pipefy trouxe ganhos significativos a diversas áreas da MultiCrédito, eliminando gargalos e aumentando a eficiência operacional com ganhos quantitativos e qualitativos. Entre eles, podemos destacar:
1 - Economia Financeira
- Redução de R$ 60 mil no primeiro ano de implementação do Pipefy no RH, devido à eliminação de ferramentas desnecessárias e otimização de processos.
2 - Redução de Tempo
- RH: Economia de 40 horas por mês em processos administrativos.
- Comercial: Redução de 16 horas por mês em atividades operacionais.
- Suporte Técnico: Economia de 64 horas por ano com automação de templates e comunicação com clientes internos.
3 - Processos Automatizados
- 48 processos implementados no Pipefy no primeiro ano, otimizando diversas áreas da empresa, entre elas RH, Vendas, Produtos, Marketing, entre outras.
Resultados Qualitativos
Para além dos resultados quantitativos, a MultiCrédito obteve diversos ganhos qualitativos, com melhorias operacionais em diversos níveis. Entre elas, estão:
1 - Maior Visibilidade e organização
- Possibilidade de visualizar processos e suas fases em uma única tela, facilitando a identificação de problemas e oportunidades de melhoria;
- Flexibilidade na criação de relatórios e dashboards personalizados para diferentes áreas e gestores.
2 - Crescimento da Cultura de Automação
- Inicialmente, a equipe de RH buscava automação e melhorias nos processos. Após a implementação do Pipefy, outras áreas passaram a solicitar aprimoramentos espontaneamente;
- Áreas como Comercial, RH, Produtos e TI começaram a demandar melhorias baseadas nos benefícios percebidos.
3 - Agilidade na Tomada de Decisão
- O Diretor de RH da MultiCrédito, que antes levava 2 a 3 dias para aprovar admissões ou desligamentos, devido à falta de documentação e histórico do processo, agora realiza todo o processo diretamente pelo Pipefy em apenas alguns segundos;
- Automação completa da cadeia de admissão, desde a solicitação até a aprovação final.
4 - Melhoria no Atendimento ao Cliente
- O suporte técnico obteve ganhos significativos em eficiência, permitindo atender clientes internos com mais qualidade;
- Planos de migração de sistemas antigos para o Pipefy devido aos bons resultados obtidos.
Demonstração