Neste artigo, vamos explicar o que é a otimização de workflows, e como ela pode melhorar diversos processos da sua empresa.
O que é a otimização de workflows?
A otimização de workflows é a aplicação de regras padronizadas e estratégias de automação a processos de trabalho já existentes. O objetivo final é tornar o trabalho mais colaborativo, eficiente e menos suscetível a erros. Com processos que seguem padrões lógicos e etapas bem definidas, fica mais fácil medir desempenhos e trilhar um caminho de melhorias contínuas com sua equipe.
Quase todos os profissionais têm fluxos de trabalho rotineiros. A repetição é uma espécie de referência usada para cumprir tarefas e alcançar objetivos. Esses fluxos de trabalho incluem ações que devem ser executadas dentro de uma determinada ordem, de acordo com fatores condicionais, e que são influenciadas por inputs externos. Normalmente, existe um objetivo final para todo workflow, além de pessoas que devem ser notificadas para cumprir diferentes ações dentro dele.
Vamos tomar o exemplo de um processo de recrutamento, que faz parte da rotina de qualquer departamento de Recursos Humanos. Ele envolve uma série de tarefas bastante repetitivas e padronizáveis. Algumas delas são: receber contatos de interessados, entrevistar candidatos várias vezes, discutir as contratações com gestores de outros departamentos, recolher feedbacks desses gestores e fazer propostas aos escolhidos.
Além disso, funcionários dos times de RH precisam gerenciar informações em múltiplas plataformas, como ERPs (como são chamados os sistemas de planejamento de recursos empresariais), softwares de CRM (relacionamento com clientes), plataformas de análise de dados e até ferramentas mais simples, como calendários.
Integrando todos esses sistemas e criando automações em diferentes etapas das contratações, os processos de um departamento de RH fluem melhor e evitam falhas. Por exemplo: um workflow automatizado garante que os dados circulem corretamente entre todas as plataformas utilizadas, marca reuniões, notifica as partes interessadas quando uma ação é tomada e cria lembretes para follow-ups.
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5 dicas para otimizar workflows
A otimização de workflows pode ser aplicada a vários processos. Separamos aqui cinco dicas que podem ajudar sua equipe a implementar essa transformação digital com sucesso:
1. Integre todos os seus dados e sistemas
Integrar os vários sistemas envolvidos em um fluxo de trabalho é essencial para melhorar sua eficiência e reduzir erros típicos de tarefas manuais. Muitos softwares — como plataformas ERP, CRM e de armazenamentos de dados — têm uma interface de programação de aplicativos (APIs), que pode ser usada para automatizar processos.
É importante garantir que a automação dos seus workflows consiga ser integrada a essas APIs, permitindo o fluxo livre de dados entre esses aplicativos e seu software de gestão de processos. Essa estratégia faz com que você possa aplicar modelos lógicos para seu fluxo de trabalho que transcendem uma única plataforma. Com isso, mais ações manuais podem ser eliminadas da rotina da sua equipe.
2. Use a lógica das condicionais
A chamada lógica condicional (“se/então”) permite a automatização de processos por meio de decisões imediatas tomadas pelo software. Antes da solução tecnológica, tais decisões tinham que ser tomadas manualmente por seres humanos, o que leva tempo. Ao adotar essas regras pré-definidas, você consegue tornar seus workflows mais complexos e inteligentes.
Por exemplo, se você desenvolveu um fluxo de trabalho para o setor de Contas a Pagar, e precisa decidir se um pedido de compra deve ser aprovada, pode incluir uma lógica condicional que nega automaticamente qualquer solicitação de compra acima de um determinado orçamento. Essa automação economiza o tempo dos funcionários e evita erros humanos.
3. Notifique partes interessadas sobre ações importantes
Um dos gargalos mais frequentes nos fluxos de trabalho é a sobrecarga de comunicação. Quando há muita gente envolvida em determinado processo, os funcionários precisam coordenar o tempo das reuniões, alertar uns aos outros sobre mudanças e enviar follow-ups para garantir que o trabalho seja concluído no prazo. Muito disso pode ser automatizado com a criação de sistemas de alerta adequados dentro do próprio fluxo de trabalho.
Por exemplo, se um processo de negócios envolve diferentes pessoas em várias etapas de sua execução, o fluxo de trabalho pode ser configurado para notificar eventuais mudanças a todos, e alertá-los caso demorem a concluir ações sob sua responsabilidade.
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4. Elimine a inserção manual de dados
A inclusão manual de dados em uma plataforma por vezes é demorada e aumenta o risco de erros. Ela pode provocar atrasos e até falhas que comprometam um processo. Embora esse tipo de atividade nem sempre possa ser eliminada de vez (pela natureza da fonte original dos dados, por exemplo), muitas vezes é desnecessário preencher manualmente informações que poderiam ser simplesmente transferidas de outro lugar.
Os dados usados em um workflow devem vir diretamente da fonte de origem, e as integrações entre os sistemas facilitam o trânsito dessas informações — evitando que essa tarefa seja desempenhada manualmente por um ser humano. Portanto, além de ter integrações com outras plataformas externas, os sistemas de automação também precisam ser capazes de se comunicar com essas plataformas e sincronizar bancos de dados.
5. Acompanhe métricas, monitore análises e melhore workflows
É muito importante coletar dados e acompanhar índices de desempenho para identificar potenciais pontos de melhorias em fluxos de trabalho.
Os sistemas de análise de dados podem ajudar nesse monitoramento em alto nível. Eles podem, por exemplo, notificar gestores automaticamente quando os resultados de suas equipes piorarem e precisarem de atenção. Por isso, a melhoria dos workflows deve sempre ser uma prática contínua.
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A otimização de workflows permite que empresas automatizem e aprimorem seus processos de negócios para torná-los mais eficientes, personalizados, precisos e colaborativos.
Para fazer isso, você vai precisar de uma plataforma que possa integrar todos os softwares e provedores de dados usados pela sua equipe, gerenciando automaticamente seus fluxos de trabalho. O Pipefy fornece todas as ferramentas necessárias para construir automações eficientes, que possam atender a todos esses requisitos. Solicite uma demonstração gratuita e veja como a automação pode transformar seu negócio.
A otimização de workflows é a aplicação de regras padronizadas e estratégias de automação a processos de trabalho já existentes. O objetivo final é tornar o trabalho mais colaborativo, eficiente e menos suscetível a erros."