Realizar uma automação de tarefas com IA significa ganhar eficiência operacional e, consequentemente, gastar minutos em funções que, antes, demandavam horas. Mas, para isso, é necessário criar um workflow, que nada mais é que um fluxo de trabalho que usa algoritmos para executar e gerenciar essas tarefas.
Confira abaixo, o passo a passo para criar esse workflow com IA e automatizar essas funções:
Passo 1: Identifique as tarefas repetitivas
Antes de implementar uma automação de tarefas com IA, mapeie quais processos do seu dia a dia tomam muito tempo e exigem grande esforço manual. Bons exemplos envolvem gerar relatórios periodicamente, aprovar solicitações internas, atualização de planilhas e banco de dados e responder perguntas frequentes de clientes.
Passo 2: Escolha a ferramenta certa de automação com IA
Automatizar suas tarefas com IA exige que você escolha a solução adequada para cada função. Se o objetivo é automação de atendimento ao cliente, por exemplo, opte por chatbots ou assistentes virtuais. Se o foco é automatizar tarefas repetitivas, baseadas em regras, escolha um RPA (Robotic Process Automation). Em ambos os casos, os agentes de IA da Pipefy podem cumprir bem essa tarefa e você criar um em até cinco minutos. Clique aqui e veja como fazer.
Passo 3: Hora de configurar e testar o workflow
Uma vez que você escolheu a ferramenta de automação, é hora de configurar o fluxo de trabalho. Para isso, estabeleça as regras e gatilhos necessários.
Por exemplo: use um agente de IA para validar fornecedores em um processo de compras.
- No pipe da Pipefy, crie cards com as instruções desejadas no processo de compras;
- Ao configurar a automação, selecione a opção “Peça à IA” e diga ao Pipefy AI o que ele deve fazer. Basta escrever as instruções (ou prompt, se preferir). Apenas seja o mais detalhista possível;
- Instrua a IA para fazer o papel de um analista de compras, avaliando fornecedores e oferecendo sugestões com base nos dados recebidos por esses fornecedores;
- A IA selecionará a melhor opção com base nas informações do banco de dados;
- Selecione campos dinâmicos ao prompt, para informar à IA quais dados ela precisa considerar;
- Peça à IA que justifique as respostas apresentadas (o fornecedor selecionado, o motivo da escolha e por que ele é a melhor opção). Você pode definir nas regras de automação quais são as regras mais relevantes, como preço, prazo de entrega e endereço do parceiro;
- Pronto! Assim que a configuração for definida, a análise de IA será aplicada a todas as solicitações de compras, conforme as suas instruções.
Quer ver como o processo funciona de forma mais prática? Clique no vídeo abaixo:
O melhor é que você nem precisa ter conhecimento de programação, acontece tudo de forma no-code ou low-code.
Passo 4: Monitore e otimize o workflow de automação
A automação de tarefas com IA deve ser supervisionada e ajustada sempre que necessário, para garantir o melhor desempenho.
Para isso, boas dicas são: análise de métricas, como tempo de resposta e taxa de erro; refinamento de regras conforme novas necessidades surgem. E integração de novos processos para ampliar a eficiência geral.
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