Contas a receber é um processo vital para o equilíbrio financeiro de qualquer empresa, o que torna os esforços para otimizá-lo comuns e necessários. O mundo pós-pandemia ensinou que ter previsibilidade de receitas e maximizar ganhos são aspectos fundamentais diante de um cenário de incertezas. A transformação digital pode ajudar nessa missão, reduzindo erros humanos e prejuízos nesse processo.

 

Ao longo deste texto, vamos explicar a importância de um processo de contas a receber e mostrar como automatizá-lo. Também vamos apontar como exatamente a automação pode revolucionar o desempenho dos seus workflows de contas a receber.

O que é contas a receber?

Contas a receber é o conjunto de atividades que envolve os pagamentos que uma empresa precisa receber pelos bens e serviços comercializados no crédito — ou seja, que não são pagos imediatamente. É dentro dele que são emitidos os invoices, ou recibos. Eles comprovam a realização de determinado serviço ou a venda de um produto, e a empresa fornecedora precisa ser paga pelos clientes nas datas informadas no documento.

O maior desafio no processo de contas a receber é conseguir que o menor número possível de clientes atrase pagamentos, ou pior, fique inadimplente. Para superá-lo, existem algumas estratégias bem comuns: bonificar com descontos que faz as transações em dia, estabelecer multas por atraso, fazer contato regular com os maus pagadores para cobrar a dívida, entre outros.

 

É fundamental que o processo de contas a receber seja transparente e organizado. Isso pode facilitar auditorias e, principalmente, conseguir gerar relatórios que evitem riscos para a empresa e garantam alguma previsibilidade em relação às receitas.

 

Um processo de contas a receber baseado em e-mails, planilhas e invoices avulsos em pdf (em alguns casos, até de papel) é bastante caótico, e pode também minar o lucro de uma empresa. Ela acaba investindo na venda de seus produtos e serviços sem ter o retorno adequado. Por isso é tão importante montar um workflow estruturado para esse processo. De preferência, automatizado — e vamos mostrar como isso se tornou muito fácil hoje em dia.

Exemplos de contas a receber

Na figura abaixo, trazemos um exemplo de contas a receber em um workflow estruturado. Ele pode ser reproduzido em empresas de vários segmentos, seja para a venda de produtos ou de serviços. Basicamente, as etapas principais são:

  • Pedido de compra: o cliente emite um pedido de compra, detalhando o produto ou serviço e o valor a ser pago por ele

  • Emissão do invoice: o fornecedor (no caso, a sua empresa) emite um invoice com o valor a ser pago, prevendo o prazo para pagamento e possíveis multas por atraso/descontos por antecipação.

  • Caso o pagamento venha no prazo, ele precisa ser registrado pela empresa fornecedora e vai ser incluído em um relatório de contas a receber.

  • Caso essa transferência não seja feita, o fornecedor precisa atualizar o invoice com o valor da multa prevista e mandar de novo para o cliente. A partir daí, começa a “missão” de fazê-lo pagar, entrando em contato e registrando as informações sobre a inadimplência, se for o caso.

  • As informações dos valores não pagos também precisam ser incluídas em um balanço final, para que a empresa consiga ter uma previsão do percentual não pago entre as receitas que deveria receber.

  • Contas a receber

    Qual é a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

    A diferença entre contas a pagar e contas e receber é uma questão de perspectiva. O processo no qual a sua empresa é fornecedora de outra empresa ou de uma pessoa física é o de contas a receber. Isso porque o objetivo desse processo é garantir que o pagamento pelos produtos ou serviços que você comercializa seja feito (em dia, se possível).

     

    Já o processo de contas a pagar parte da perspectiva inversa: a sua empresa é a cliente que paga a prazo, e precisa fazer a transferência de dinheiro para um fornecedor, que emite um invoice (ou nota fiscal, ou recibo). Feito isso, esse departamento se encarrega de registrar essa despesa e quitá-la em dia.

     

    Em comum, esses dois processos lidam com os recursos que entram e saem do caixa da empresa, e têm enorme peso nos seus lucros. Eles influenciam diretamente as projeções e demonstrações financeiras de qualquer negócio.

    O que faz a automação de contas a receber?

    Você já deve ter ouvido falar de problemas comuns do processo de contas a receber. De acordo com um relatório da consultoria Delloite, os riscos mais comuns nesse processo são os seguintes:

  • Falha em manter contato com clientes e cobrá-los quando o pagamento estiver atrasado;
  • Permitir às equipes de Vendas passar por cima de limites de crédito — e arriscar perdas financeiras por compras no crédito muito arriscadas;
  • Negligenciar treinamento adequado às equipes de Financeiro, para que aprendam a lidar com consumidores que não pagam na data certa;
  • Não ser minucioso com as informações nas faturas e nos termos de crédito;
  • Alocar pagamentos incorretamente, dificultando a identificação de pagamentos pendentes.
  • Reconheceu algum desses problemas no seu departamento Financeiro? É sinal de que a automação do processo de contas a receber faz falta na rotina da sua equipe.

     

    Automatizar nada mais é que substituir ações humanas por tarefas desempenhadas por uma inteligência artificial. Pode ser um software, por exemplo. E você nem precisa pedir à sua equipe de TI para desenvolvê-lo: há uma boa oferta de programas no-code/low-code que permitem criar automações complexas apenas selecionando opções e arrastando-as na tela.

     

    À medida que você automatiza seu workflow de contas a receber, você elimina a necessidade de inserção manual de dados e preserva sua equipe de trabalhos repetitivos e desgastantes, como ter que olhar, fatura por fatura, o que ainda não foi pago e alertar os clientes inadimplentes.

     

    Você pode, por exemplo, notificar clientes de forma automática, toda vez que ultrapassem um deadline de pagamento. Pode também coletar informações por formulários online, compartilháveis com o público externo.

     

    Quando esses formulários forem preenchidos, você pode configurar um valor mínimo para que essa fatura seja designada a um supervisor. Se ela for muito alta, portanto, terá “cuidados especiais” de forma automática.

    automação de contas a receber

    5 Benefícios da automação para o processo de contas a receber

    A automação não é uma prática isolada do processo de contas a pagar: ela vem sendo cada vez mais utilizada nas empresas como um todo. No Brasil, o índice de automação das empresas cresceu 3% entre 2019 e 2020, segundo pesquisa da GS1 Brasil em parceria com a GfK.

     

    Isso aconteceu mesmo com uma forte retenção de investimentos diante dos riscos da pandemia de Covid-19. Desde 2016, o crescimento foi de 7% — ou seja, em um ano de crise, o nível de automação cresceu quase o equivalente aos três anos anteriores.

     

    Esse dado aponta para uma percepção crescente de que automatizar é uma solução para manter ou aumentar a competitividade das empresas. Essa solução tecnológica, no departamento Financeiro, reduz riscos e aumenta o controle dos fluxos de dinheiro. Confira alguns dos benefícios da automação para o processo de contas a receber:

  • Facilidade de cobrar inadimplentes. Se antes seus colaboradores precisavam enviar emails manualmente para notificar clientes que não pagavam em dia, a automação agora pode assumir esse papel. É só configurar prazos para que essas mensagens sejam disparadas, com informações padronizadas e customizáveis.

  • Maior visibilidade das faturas. Com automações, você também aumenta o controle sobre o status de pagamento dos invoices já emitidos. Você pode visualizá-los em determinadas “fases” do processo, e gerar relatórios sobre todos eles. Isso facilita a vida dos gestores de equipes de Financeiro e possíveis auditorias no futuro.

  • Informações mais precisas. Ao disparar formulários online padronizados para coletar informações de compradores e emitir as faturas, você evita erros humanos na inserção de dados, além de trocas de email confusas e intermináveis.

  • Menor prejuízo com erros. Em um processo de contas a receber, erros humanos podem significar dinheiro perdido. Ao automatizar tarefas manuais e repetitivas, você evita essas falhas, e torna a vida da sua equipe mais fácil e menos tediosa.

  • Processo escalável e otimizável. Com automações bem estruturadas, você não precisará aumentar a equipe que cuida das contas a receber toda vez que seu fluxo de vendas crescer. Além disso, um workflow automatizado pode ser constantemente analisado e melhorado, a partir dos dados que ele mesmo gera sobre suas atividades.

  • Automações bem feitas eliminam os riscos no seu processo de contas a receber. 

    Como criar automação para contas a receber

    O primeiro passo para criar uma automação efetiva para processos de contas a receber é conduzir um mapeamento de todo o seu processo, o famoso process mapping. Nele, você cria um diagrama com seu workflow inteiro para organizar o processo de acordo com os resultados pretendidos. Você pode usar um software no-code para rapidamente tirar esse workflow do plano das ideias e implementá-lo junto à sua equipe.

     

    Se você já tem um workflow estruturado para suas contas a pagar, tome um tempo analisando-o com a sua equipe antes de começar as mudanças. Tente identificar:

    • Etapas mais lentas do processo;
    • Ações mais mecânicas e rotineiras;
    • Etapas que concentram a maior parte dos erros;
    • Ações comprometidas pela falta de padronização.

    Feito isso, você precisa encontrar a ferramenta mais adequada para desenvolver e colocar em prática as automações necessárias. O jeito mais fácil de fazer isso é recorrer a uma plataforma no-code/low-code. Essa tecnologia dispensa o uso de linguagem de código e pode ser usada por qualquer pessoa, mesmo sem conhecimentos técnicos. Se ferramenta tiver as características abaixo, melhor ainda:

  • Integração com soluções já usadas na sua equipe de Financeiro, incluindo possíveis planilhas de contas e receber, softwares ERP e sistemas obsoletos (os legacy systems);
  • Funções de software de BPM, para você conseguir montar e automatizar seus workflows no mesmo ambiente;
  • Interface intuitiva e fácil de usar, com automações feitas por drag-and-drop (apenas selecionando campos e arrastando-os com o cursor);
  • Escalabilidade e alto grau de customização dos workflows;
  • Coleta de dados de compradores através de formulários online personalizáveis, onde serão submetidos documentos e informações necessárias;
  • Templates prontos de contas a pagar, para que você não precise partir do zero ao montar seu próprio fluxo de trabalho.
  • Pipefy transforma seu processo de contas a receber com automação

    Dê adeus às planilhas, aos erros e aos prejuízos no seu processo de contas a receber. Pipefy é o software no-code que vai te ajudar a organizar seu workflow com facilidade e rapidez, além de otimizá-lo com automações eficientes. Ele poderá integrar-se com plataformas que sua equipe já usa, evitando qualquer gargalo nos fluxos de informação.

     

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    Contas a receber é o conjunto de atividades que envolve os pagamentos que uma empresa precisa receber pelos bens e serviços comercializados no crédito — ou seja, que não são pagos imediatamente".