Pare de perder tempo no trabalho: veja como automatizar tarefas com Pipefy

Carina Bacelar

Você já se sentiu perdendo tempo no trabalho com distrações? Uma pesquisa de 2013 do portal Salary mostrou que 69% dos profissionais nos Estados Unidos admitiam gastar horas de trabalho diariamente com assuntos não-relacionados às suas funções. Parece difícil eliminar totalmente as distrações da rotina, mas reduzi-las passa por otimizar suas tarefas. 

Além de representarem uma perda de tempo em si, tarefas mecânicas e repetitivas podem fazer com que profissionais busquem mais alívio com distrações. Quando elas são em quantidade excessiva, a conta do desperdício de horas também cresce. Por isso, eliminá-las de forma inteligente parece ser a chave para uma rotina mais eficiente

Automatizar tarefas é uma estratégia fundamental nessa empreitada. As automações fazem com que softwares e inteligência artificial assumam tarefas humanas. Com Pipefy, um software de gestão de processos de trabalho, é possível configurá-las de maneira rápida e muito simples. Por isso, vamos mostrar nesse artigo como criar e executar automações no Pipefy — e revolucionar a sua rotina de trabalho. 

O que é automação de tarefas?

A automação de tarefas é uma forma de usar a tecnologia para executar certas ações que antes estavam a cargo de profissionais. Assim, essas tarefas passam a exigir o mínimo de intervenção e esforço humanos. Quando falamos em automações de tarefas dentro de um processo, estamos falando de um software ou de uma inteligência artificial que vai assumir parte das ações necessárias para a obtenção de um determinado produto final. 

Com a automação de tarefas, as equipes padronizam seus processos, ganham mais eficiência e perdem menos tempo e recursos financeiros com trabalhos repetitivos. Podem, assim, se dedica a funções de gestão e planejamento, que exigem conhecimentos e soluções criativas. 

Em busca de processos mais eficientes, as empresas hoje reconhecem a importância da automação nas suas rotinas. Segundo uma pesquisa realizada pela consultoria Emergn em 2021, 91% dos 320 diretores e executivos em cargos de liderança ouvidos relataram impacto positivo da automação nos negócios de suas empresas, e 87% deles acreditam que o investimento de suas firmas em automação vai crescer em um a dois anos.

A automação de tarefas pode parecer um conceito complicado, mas mora nas ações simples. Como notificar alguém que enviou uma solicitação conforme essa demanda é processada. Ou direcionar processos de compra em grande escala para um supervisor. Pode ser ainda reprovar ou aprovar candidatos para próximas fases de um processo seletivo conforme eles preenchem suas competências em formulários, sem precisar de um recrutador só para revisá-los. 

Que tarefas podem ser automatizadas?

Várias categorias de tarefas podem ser automatizadas. Às vezes, as equipes diretamente envolvidas com elas não percebem esse potencial, mas bastaria uma configuração simples em um software para eliminá-las, reduzindo as chances de erros humanos dentro do processo. A seguir, identificamos as principais características das tarefas que devem, se possível, ser automatizadas: 

  • Tarefas simples: aquelas que não requerem soluções complexas ou criativas, em que basta executar uma ação previamente conhecida.
  • Tarefas frequentes: tarefas que fazem parte do dia a dia do processo, e que precisam ser executadas várias vezes ao longo de um período.
  • Tarefas dependentes: tarefas que são condicionadas a um evento prévio. Por exemplo: responder a um email que solicita um serviço da equipe.
  • Tarefas repetitivas: são executadas várias vezes, e sempre a partir do mesmo input.
  • Tarefas agendadas: tarefa que precisa ser executada na mesma hora ou dia a cada intervalo de tempo.
  • Tarefas previsíveis: aquela que é previamente planejada em um workflow.
  • Tarefas colaborativas: tarefas que envolvem ações de diferentes membros do time, ou mesmo dos clientes, para serem executadas.

Exemplos de tarefas automatizadas

Confira agora alguns exemplos de automações de processos em diversos departamentos:

  • Contas a receber: você pode configurar uma automação para notificar clientes diretamente quando um pagamento estiver atrasado, e para atualizar os invoices já com a multa por esse atraso.
  • Compras: é possível, por exemplo, criar uma automação para encaminhar os pedidos a um supervisor se as solicitações ultrapassarem um determinado valor.
  • CRM e onboarding de clientes: você pode conectar o pipeline de vendas ao onboarding de clientes criando uma ficha para o onboarding desse cliente, com o envio de um email de boas-vindas, assim que o lead for classificado como convertido.
  • Recrutamento: a marcação de determinadas opções na ficha de inscrição de um candidato pode determinar se ele segue para as etapas seguintes ou não. Para um cargo que exige fluência em Espanhol, por exemplo, apenas aqueles que marcaram nível avançado ou fluente podem prosseguir.  
  • Onboarding de funcionários: a criação de uma ficha do funcionário para onboarding pode disparar um email de boas-vindas. Também pode criar automaticamente um chamado para o time de TI para que sejam configurados os seus logins e acessos imediatamente. 
  • Marketing de conteúdo: Pode-se oferecer mais visibilidade aos clientes internos e externos configurando automações para que eles recebam uma mensagem conforme as etapas de produção do conteúdo progridem. Dá também para criar documentos padronizados com briefings e abrir pedidos para a equipe de design ao assinalar essa opção dentro da tarefa que está sendo executada.

Como automatizar tarefas repetitivas com Pipefy?

O Pipefy é um software de gestão de processos de negócios e automação de tarefas que permite a qualquer pessoa configurar automações de um jeito simples e descomplicado. Você não precisa entender de código nem programar para criar e executar essas automações. Basta selecionar e arrastar opções, em uma interface visual e atrativa, e pronto: seus processos vão ter menos erros e mais agilidade. 

O primeiro passo para testar as automações que o Pipefy permite é criar uma conta gratuitamente. Feito isso, você poderá criar do zero seu próprio workflow, ou então aproveitar um dos muitos templates prontos que o Pipefy oferece. É a partir desse fluxo de trabalho que você vai configurar as regras de automação.

E fazer isso é bastante simples. Basta seguir o passo a passo abaixo.

1. Início

O primeiro passo é entrar no workflow do seu processo, que chamamos dentro do software de pipe, e clicar no botão de Automações, que fica no cabeçalho do pipe. Vale lembrar que para configurar uma automação, você deve ter uma permissão de administrador. 

Depois disso, uma nova página será aberta com as opções existentes. Selecione “Criar uma nova automação” e configure as regras.

2. Regras

A tela de automações tem duas colunas: eventos (do lado esquerdo) e ações (do lado direito). Você deve escolher primeiro o evento, depois a ação. O evento é o gatilho para a ação, que será a tarefa em si que será automatizada.

3. Eventos

Para começar a automatizar, você precisa escolher um evento, que será o disparador de uma ação. No Pipefy, você pode escolher e configurar as condições de acionamento da automação dentro do seguinte conjunto de eventos:

  • Quando um card for criado;
  • Quando um card entrar em uma fase;
  • Quando um card deixar uma fase;
  • Quando um campo é atualizado (quando um campo do seu formulário é preenchido ou o valor nele contido é modificado);
  • Quando todos os cards conectados forem movidos para uma fase (todos os cards conectados são movidos para uma fase específica; Esse evento requer que uma conexão entre pipes seja criada antes da automação);
  • Atividade recorrente (a ação será executada dentro de um período de tempo pré-definido);
  • Quando um alerta é acionado (a ação será desencadeada quando um card se torna atrasado, expirado ou vencido);
  • Quando um email é recebido (atrelado a um card).

4. Ações

Depois de escolher e configurar as condições de um evento disparador, é hora de ligá-lo a uma ação. Aqui está a tarefa que vai ser executada pelo software, em substituição ao trabalho da sua equipe. No Pipefy, você pode escolher e personalizar qualquer uma das seguintes ações: 

  • Criar um novo card em um pipe (um novo card é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes);
  • Criar um novo card conectado (um novo card conectado é criado em um pipe específico com as informações que você configurar nos campos correspondentes. Essa ação também requer uma conexão entre os pipes antes da automação);
  • Mover o card pai: um card pai é movido para uma fase específica (requer também uma conexão entre os pipes);
  • Atualizar um campo: o valor de um campo é atualizado ou preenchido automaticamente (essa ação permite que os usuários atualizem campos do mesmo pipe do evento);
  • Mover o card (um card é movido para uma fase específica);
  • Enviar um email (um email é enviado do Pipefy com campos dinâmicos). 

5. Integrações

É possível também aproveitar automações que conectem o Pipefy a outros programas que a sua equipe já utiliza no dia a dia. Nesse caso, um evento no Pipefy poderá desencadear uma ação no outro aplicativo, ou vice-versa. 

Essas integrações têm alto nível de personalização, e a vantagem é que você pode “acoplar” mais tarefas ao seu workflow controlando-o de forma centralizada no Pipefy. Tudo isso sem precisar contratar desenvolvedores para fazer essa conexão. 

Você pode, por exemplo, enviar um pedido de assinatura no DocuSign quando começar o processo de contratação de um novo colaborador no Pipefy. Ou fazer um registro no Salesforce quando um novo lead é adicionado no Pipefy. Em processos financeiros, é possível enviar os detalhes para o Netsuite quando uma solicitação de compra é aprovada dentro do Pipefy. Para criar integrações personalizadas, entre em contato com um de nossos especialistas.

Automatizar tarefas com Python x Automatizar com Pipefy

Automatizar tarefas com scripts de Python significa empregar linguagem de programação para desenvolver automações. O Python é um código considerado simples e acessível, mas ainda assim é preciso aprendê-lo do zero, como se fosse um idioma desconhecido, caso você queira utilizá-lo para desenvolver aplicações. Para executar tarefas muito básicas, por exemplo, énecessário pelo menos um mês de esforço intensivo para aprender o código. 

O Python pode ser instalado gratuitamente. No caso de usá-lo para automações, você deve consultar suas bibliotecas nativas de código, disponibilizadas junto com a sua instalação. Além de ser usado para a automação, o Python também permite, por exemplo, o manuseio de big data e o desenvolvimento de aplicativos do zero.

Já as automações com o Pipefy são muito simples de criar, e não requerem qualquer conhecimento específico — ou mesmo domínio de linguagem de programação. Para configurar uma automação no Pipefy bastam alguns cliques: é preciso escolher um evento e a ação que ele vai desencadear. Isso pode ser feito por qualquer membro de qualquer equipe, em poucos minutos. 

A grande vantagem é que a implantação e uso do Pipefy são muito mais fáceis e rápidos. Imagine precisar ensinar a todos os gestores de uma empresa como programar com Python do zero? Seria um grande desafio, e um investimento de tempo e dinheiro. Por isso, o Pipefy é a solução mais viável para obter em pouco tempo um processo automatizado e à prova de erros. 

Ganhe tempo e automatize tarefas sem precisar programar

Já que a automação de tarefas parece ter vindo para ficar no mundo dos negócios, por que não começar já a implantá-la na sua equipe com uma ferramenta intuitiva e fácil de usar? Com Pipefy, você tem acesso a templates já prontos para montar seu workflow, elaborados de acordo com as melhores práticas do mercado. 

Entre outras muitas funcionalidades, você aproveitará também uma caixa de email compartilhada, que permite a automação dos seus emails e mais colaboração entre seu time, diminuindo o tempo de resposta e melhorando a comunicação com partes interessadas.

Ao adotar o Pipefy, o RH do James Delivery conseguiu salvar cerca de 85 horas de trabalho por meio de automações com apenas dois meses, o que resultou em um ROI (Retorno sobre Investimento) de 134%, só considerando o tempo salvo. Já a Chiquinho Sorvetes, ao automatizar mais de 9 mil tarefas, consegue poupar mais de 1.066 horas por mês de seus funcionários. 

Sua empresa pode ser a próxima a colher resultados surpreendentes. Cadastre-se gratuitamente para aproveitar o poder das automações no Pipefy.

Escrito por
Carina Bacelar

Receba nossas postagens no seu e-mail