Você sabe o que é fluxograma de processo?
Garantir mais eficiência, prevenir gargalos e poupar custos são objetivos comuns à rotina de todas as empresas.
Quando os procedimentos internos são representados graficamente, é mais fácil visualizá-los em sua totalidade e obter melhores insights para otimizá-los.
O fluxograma de processo serve justamente para isso, e pode ser elaborado de diversas maneiras. Saiba mais sobre o conceito, métodos de utilização, elementos e principais benefícios a seguir.
O que é fluxograma de processos?
Como já citado, um fluxograma de processo consiste em uma representação gráfica sobre o fluxo de tarefas e demandas a ser seguido em determinada operação. Ele é composto por símbolos e gráficos que sequenciam as etapas processuais de maneira lógica, demonstrando assim como os trabalhos devem ser executados.
Suas principais finalidades incluem modelar e mapear processos, determinar e registrar suas boas práticas, além de facilitar sua compreensão e otimização.
Afinal, quando há visibilidade sobre o ordenamento das atividades, é mais fácil e intuitivo comunicá-las, documentá-las, reconhecer seus gargalos e pontos passíveis de melhorias.
Como usar?
Um fluxograma deve prever e relacionar o início, o meio e o final de um processo. Ou seja, as entradas necessárias para o procedimento, o andamento processual em si e as saídas ou resultados obtidos ao fim de suas etapas.
A representação de cada fase a ser seguida ocorre por meio de símbolos e de modelos específicos, que apresentaremos ao final do artigo. Contudo, mais importante do que saber organizar seus elementos, é ter domínio sobre aquilo a ser representado.
Isso significa que é fundamental analisar e documentar previamente todos os processos que existem na empresa, pois isso garante que todos os pontos sejam contemplados no fluxograma e evita que possíveis relações entre procedimentos diferentes comprometam sua utilidade.
Um bom planejamento sobre o procedimento desenhado e suas sequências é fundamental, assim como a discussão do modelo inicial do fluxograma entre todos os interessados, que serve para validá-lo e garantir que nenhum ponto importante do workflow deixe de ser contemplado.
A importância do uso de fluxograma em operações
Agora que você já sabe o que é fluxograma de processo e para que ele serve, é fácil reconhecer os benefícios que podem ser gerados a partir de sua implementação. De maneira geral, os pontos que mais reforçam sua importância incluem:
Padronização de processos
Sem uma rotina bem definida para a realização das tarefas, é mais fácil que erros ocorram, que mais tempo seja gasto e que retrabalhos se tornem comuns. O fluxograma serve justamente para padronizar os modelos de atuação, minimizando esses contratempos e conferindo total conformidade a todos os processos da organização.
Otimização
O desenho do fluxograma permite visualizar todas as rotinas a serem realizadas diariamente na empresa. Isso também inclui trabalhos desnecessários e que mais tomam tempo dos colaboradores. Dessa maneira, o controle permite eliminar redundâncias, otimizar o tempo e os esforços dedicados às tarefas e manter-se sempre atento aos pontos passíveis de melhorias.
Cargos e responsabilidades
Todo negócio já passou por dificuldades ligadas à disponibilidade de profissionais, desde áreas sobrecarregadas por atividades fora de seu escopo, gestores que não sabem a quem atribuir certa demanda ou perda de qualidade em funções que deixaram de ser atendidas por determinado funcionário (que saiu de férias ou pediu demissão, por exemplo). No fluxograma, é definido exatamente quem são os responsáveis por cada etapa do processo, tanto gerencial quanto operacionalmente. Assim, todos sempre sabem o que deve ser feito e até que reposições podem ser realizadas sem perda de qualidade.
Descrição dos componentes
Como mencionamos anteriormente, as representações do fluxograma de processo são feitas por meio de diversos símbolos, em que seus diferentes formatos apontam visualmente o que acontece nas etapas a serem cumpridas. Conheça os mais comuns deles e seus significados:
Início ou fim
Como o próprio nome sugere, é o símbolo utilizado apenas no começo e no fim do processo, delimitando seus extremos.
Processo
Trata-se do símbolo que aponta o que deve ser feito, ou seja, as etapas do processo em si, como “realizar pedido aos fornecedores”, “atender cliente”, “fazer emabalages”, entre muitos outros exemplos de tarefas.
Decisão
Esse símbolo bifurca o processo por mais de um caminho, em que cada um depende de uma decisão. Por exemplo, se a etapa anterior for uma proposta ao cliente, dependendo de sua escolha, a fase a ser seguida pode ser o envio do produto ou de uma contraproposta.
Fluxo
Corresponde às setas que demonstram a ordem das etapas do processo. Todas as fases precisam ser conectadas por elas.
Documento
Sempre que alguma etapa do processo precisa ser documentada, isso é previsto por meio do símbolo de documento, que pode se referir a contratos, relatórios, propostas, entre outros instrumentos semelhantes.
Espera
Muitas vezes um processo demanda certo tempo de espera para que suas etapas sejam cumpridas, seja pelo período de entregas de fornecedores, de resposta de clientes, e assim por diante. Por isso, esse símbolo é utilizado para prever em quanto tempo o andamento deve seguir.
Muitos outros símbolos ainda podem ser empregados em um fluxograma de processo, dependendo de sua complexidade. Contudo, esses são os mais utilizados pelas empresas e certamente já conferem uma boa base para que você crie o seu.
Modelos para fluxogramas de processo
Um fluxograma pode ser elaborado por diferentes meios, seja manualmente em papel, em programas de edição gráfica, em aplicativos de workflow específicos, entre outras ferramentas.
Em todos os casos, sua montagem pode ser baseada em diferentes modelos, que seguem lógicas próprias de organização. Os mais conhecidos e priorizados pelos mercado são:
Linear
O fluxograma de processo do tipo linear representa a sequência de trabalhos e seus pontos passíveis de decisão ao longo das atividades a serem cumpridas. Trata-se de uma opção mais abrangente, que ajuda a reconhecer falhas e pontos passíveis de aprimoramento. Seu principal objetivo é demonstrar e elucidar o funcionamento do procedimento em questão.
Funcional
Assim como o organograma funcional, o fluxograma funcional visa dividir o processo entre os diferentes departamentos da organização. Ele é voltado aos procedimentos que preveem a atuação de diferentes áreas, mas que têm apenas um fluxo de entradas e saídas. Sua finalidade é justamente integrar e melhorar a interação entre os colaboradores que lidam com as tarefas em diversos segmentos.
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