Os formulários online podem ser usados ​​para muito mais do que apenas enquetes ou pesquisas. Formulários bem elaborados simplificam seu trabalho, e podem ser uma ferramenta fundamental para profissionais de qualquer departamento (de Vendas a Recursos Humanos, passando por Customer Support e TI).

 

Se um departamento precisa processar pedidos e informações de clientes, fornecedores ou de outras equipes da empresa, os formulários online podem ser ideais — especialmente se essas informações forem importantes para iniciar um processo.

 

Já falamos muito sobre processos de negócios e como modelá-los. Neste artigo, apresentaremos algumas ideias para tornar suas equipes mais produtivas utilizando formulários online. Mesmo que nenhum desses exemplos se encaixe perfeitamente em sua rotina profissional, eles podem ser uma inspiração para criar uma solução baseada em formulários que se ajuste às suas necessidades.

1 - Reunir solicitações de serviços

As empresas que vendem produtos ou serviços personalizados podem se beneficiar muito de formulários online. Com essas ferramentas, eles podem concentrar e padronizar em uma única plataforma as solicitações que antes eram recebidas por diferentes formatos e canais.

 

Pense, por exemplo, em pedir uma pizza. Fazer isso é basicamente preencher um formulário com suas informações de contato, endereço de entrega e os sabores desejados. Uma pizzaria pode criar um formulário online com esses campos, e cada respondente o preencheria para pedir sua pizza. O estabelecimento poderia pedir para os clientes digitarem o sabor de preferência ou selecionarem em um menu com opções predeterminadas.

 

A pizza, nesse caso, pode representar muitas coisas. Uma equipe de design pode usar um formulário semelhante para padronizar seus briefings de artes, por exemplo. O formulário pode ser enviado para o público interno da empresa (ou para clientes externos, no caso de uma agência), e customizado para que os solicitantes sempre ofereçam aos designers informações suficientes sobre o que precisam. Isso reduz o retrabalho e permite que a equipe atue com mais assertividade.

2 - Realizar o onboarding de novos colaboradores

O trabalho da equipe de RH não termina quando alguém é admitido para um novo cargo. Eles ainda precisam ajudar o recém-contratado com vários procedimentos essenciais para garantir que ele consiga desempenhar as novas funções com rapidez.

 

Essas tarefas, que integram o onboarding de funcionários, são extremamente importantes para as empresas, pois 69% dos profissionais ficam nos seus postos de trabalho por três anos ou mais após uma ótima experiência de onboarding.

 

O onboarding de funcionários envolve uma série de tarefas diferentes, como resolver a papelada, fornecer contas para todos os serviços digitais utilizados, apresentar os contratados às suas equipes, e assim por diante.

 

Isso pode levar muito tempo para ser feito de maneira adequada — especialmente se a empresa contratar muita gente nova. No entanto, os formulários podem tornar esse processo mais rápido e organizado. Os novos funcionários preenchem um formulário com todas as suas informações, marcam as opções com os serviços e equipamentos necessários para trabalhar e a equipe de RH pode processar esses dados mais facilmente.

 

Se o formulário estiver conectado a um workflow automatizado, o próprio funcionário também recebe atualizações conforme a equipe realiza as tarefas associadas ao onboarding. Dessa forma, ele saberá quando suas contas de trabalho estiverem configuradas, e quanto tempo levará para o equipamento chegar.

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3 - Gerenciar pedidos de compra

Se você acha que uma determinada ferramenta ou software pode facilitar sua vida no trabalho, a sua empresa precisa avaliar a compra desse programa. Em outros casos, uma empresa precisa adquirir matéria-prima para continuar montando os produtos que vende, e essas aquisições também precisam ser direcionadas a uma determinada equipe. Trata-se do processo conhecido como “solicitações de compra”, que também pode ser aprimorado por formulários padronizados.

 

Em vez de enviar um email para a equipe de compras com uma nova solicitação, você pode preencher um formulário criado especialmente para situações como essa. Nele, você insere todos os dados necessários para a equipe de Financeiro, que leva adiante a sua solicitação. Isso geralmente inclui: o que você deseja comprar, por que, se é uma compra recorrente ou uma despesa única etc.

 

Esse formulário permite que a equipe agilize todas as solicitações que recebe. Eles também podem automatizar o processo, fazendo com que solicitações acima de um determinado orçamento sejam encaminhadas ao seu gestor, por exemplo. A ferramenta de formulários também permite classificar as solicitações por data, valor, urgência e outros critérios, o que ajuda a manter o processo de compras organizado e a empresa com um estoque seguro.

4 - Oferecer Customer Support

Infelizmente, é muito provável que você já tenha tido uma experiência ruim de customer support. Navegar por menus, FAQs e chatbots que nunca parecem capazes de resolver o seu problema pode ser frustrante. E mesmo que um formulário possa não parecer a melhor maneira de melhorar essa experiência, as empresas podem sim usá-lo para ajudar seus clientes quando problemas aparecem.

 

Com três ou quatro perguntas simples, os formulários podem ajudar a equipe de suporte a apurar o que está acontecendo, e direcionar você para a página ou pessoa que poderá ajudá-lo. Formulários personalizáveis ​​concentram todos os dados necessários para ajudar a empresa a apontar rapidamente a solução certa — economizando horas do cliente e das equipes de suporte na solução de problemas a longo prazo.

 

Os formulários também podem ser uma forma de as empresas coletarem feedback de seus usuários depois de um atendimento. Depois de falar com o suporte, por exemplo, você pode receber um email da empresa pedindo que avalie o quão útil foi a interação. É uma maneira de entender quais são os problemas que os clientes estão enfrentando, mas também uma oportunidade para eles compartilharem suas experiências.

5 - Organizar eventos

Organizar eventos não é fácil. Até mesmo organizar um pequeno jantar com amigos envolve conversar com várias pessoas diferentes, escolher a melhor data e hora para todos, negociar restrições alimentares e assim por diante. Para empresas que precisam criar eventos para centenas (ou milhares) de pessoas, esses problemas aumentam exponencialmente. Aqui, mais uma vez, os formulários podem ajudar.

 

Em vez de enviar um email para cada pessoa ou grupo, compartilhar um formulário personalizado e que possa ser preenchido com facilidade pode acelerar o processo. A ferramenta coleta respostas e ajuda a identificar a melhor data e hora para o seu evento, ou quantas pessoas esperar.

 

Ao adicionar um campo extra para comentários adicionais, você também pode descobrir se seus convidados têm alguma restrição ou necessidade, e o que deve ser preparado para proporcionar a melhor experiência possível. Isso pode funcionar para uma série de situações diferentes, de gerentes organizando uma reunião durante uma refeição até produtores montando o palco para um festival de música com uma dúzia de artistas. Ter um formulário padroniza as respostas e ajuda a manter as informações organizadas e acessíveis.

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Esses são apenas alguns exemplos de como é possível usar formulários para melhorar sua produtividade. Os formulários online podem ser essenciais para empresas que precisam de mais eficiência no gerenciamento de seus processos.

 

Eles funcionam para clientes de todos os tamanhos e em todos os setores — de startups de tecnologia em rápido crescimento até empresas do setor industrial já estabelecidas, que buscam levar sua revolução digital um passo adiante.

 

Os Formulários Online do Pipefy são um recurso gratuito e fácil de configurar. Ajudam profissionais e pequenas equipes a ganharem eficiência no gerenciamento de solicitações em grande escala, permitindo a criação de formulários conectados a fluxos de trabalho inteligentes. O Pipefy integra essas informações enviadas a workflows, centralizando, organizando e monitorando demandas. Experimente gratuitamente agora.

Se um departamento precisa processar pedidos e informações de clientes, fornecedores ou de outras equipes da empresa, os formulários online podem ser ideais — especialmente se essas informações forem importantes para iniciar um processo."