Os formulários online são geralmente compostos por uma lista de perguntas que deve ser preenchida, como em uma pesquisa. Para as empresas, no entanto, ter formulários online pode ser uma maneira rápida de obter informações essenciais para suas operações.

 

Compras online, cobranças, contratações e suporte ao cliente: existem várias áreas nas quais as empresas podem usar esse recurso para aumentar a produtividade e a eficiência. Neste artigo, veremos como os formulários podem ser usados ​​por empresas e algumas práticas recomendadas ao implementá-los — seja para respondê-los ou para criá-los.

Usando formulários em processos de negócios

Empresas que vendem produtos ou serviços personalizados podem usar formulários online para agilizar seu processo de vendas. Por exemplo: em vez de trocar emails ou mensagens de texto com cada cliente, elas podem criar uma lista personalizada de perguntas que seus consumidores devem responder. O formulário fornecerá rapidamente todas as informações de que essas empresas precisam para entregar o que seus clientes desejam.

 

Com as respostas centralizadas em uma única plataforma, as equipes podem visualizar rapidamente cada solicitação, classificá-las por data (ou outro critério), acompanhar o andamento de cada demanda e muito mais. Isso torna o gerenciamento de solicitações bem mais fácil do que analisar dezenas de mensagens de texto ou trocas de email intermináveis, e reduz a chance de erros.

 

Mas o processo de vendas é apenas um caso em que os formulários online podem melhorar a eficiência das empresas. As equipes de RH também podem utilizar formulários para clientes internos que desejam solicitar férias ou folgas remuneradas, por exemplo. A equipe de TI, por sua vez, pode recorrer à mesma solução para facilitar a classificação de tíquetes de Help Desk.

 

O Customer Support é outro departamento que frequentemente recorre a formulários online. Se você já pediu ajuda para usar um produto ou serviço, e em seguida recebeu um email com uma pesquisa rápida perguntando sobre sua experiência, já viu isso na prática.

 

Em todos os casos, a ideia é usar formulários para padronizar as informações recebidas em cada fase do processo.

Em resumo: sempre que um processo de negócios é iniciado por informações de partes externas à própria equipe responsável, um formulário pode ser útil.

 

Alguns dos benefícios do uso de formulários online em empresas incluem:

  • Centralizar todas as informações em um único lugar;
  • Agilizar as interações com os clientes;
  • Obter visibilidade total sobre o status de cada demanda;
  • Reduzir os tempos de resposta;
  • Criar um registro com um histórico abrangente dos seus fluxos de informação.

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Boas práticas para criar formulários online

Se você estiver criando um formulário online para sua empresa, há algumas estratégias para garantir que os participantes tenham facilidade ao preenchê-lo com as informações necessárias. Essas práticas facilitam a inserção correta de dados pelos seus clientes, o que potencializa os benefícios que você obtém ao usar esse recurso em seu fluxo de trabalho.

 

1- Simplifique as coisas

Em geral, quanto mais campos seu formulário online tiver, menos provável que as pessoas o preencham completamente. Portanto, é uma boa ideia deixar seu formulário o mais simples possível. Além disso, tente deixar a descrição de cada campo precisa e curta, para que todos entendam exatamente o que você deseja saber.

2- Seja transparente

Se solicitar informações confidenciais, pode ser uma boa ideia explicar rapidamente por que elas são necessárias. Por exemplo: se você precisar que os clientes digam o endereço deles por motivos legais, deixe isso claro no formulário. E se algo for difícil de justificar, vale a pena se questionar a respeito da relevância dessa informação.

3- Destaque quais campos são opcionais

Se um campo for opcional, reflita se ele deve estar em seu formulário. Se ele for mesmo necessário, certifique-se de que os respondentes poderão ver claramente quais campos são obrigatórios e quais não são.

4- Deixe espaço para comentários

Ter um campo extra, não obrigatório, denominado “comentários adicionais” pode ser uma boa ideia em alguns casos. Dessa forma, se seus clientes sentirem que precisam adicionar informações que não foram solicitadas (mas podem ser importantes), eles podem fazê-lo.

5- Configure cada campo de forma apropriada

Alguns formulários online permitem que os usuários configurem os campos de preenchimento de forma que apenas um tipo de resposta será considerado válido. Por exemplo, se o documento requer uma data, só vai deixar que o respondente digite números (e automaticamente mostrá-los no formato apropriado para datas). Essa lógica é bastante útil para evitar respostas que não correspondam aos dados pedidos.

Como preencher um formulário online

Aqui estão algumas dicas adicionais que você pode seguir quando preencher um formulário online, para fazê-lo da forma mais eficiente e rápida possível:

1- Recorra ao preenchimento automático

Alguns navegadores podem preencher automaticamente campos como “nome” e “email” em vários sites. Se o seu navegador suportar tal recurso, essa é uma maneira infalível de acelerar o processo de preenchimento de formulários online. Lembre-se de verificar ao final se as suas informações estão corretas.

2- Leia cuidadosamente todos os campos

Parece óbvio, mas a leitura completa de cada pergunta do formulário ajudará você a preenchê-lo com mais rapidez. Olhar todos os campos antes de começar também pode poupar seu tempo, impedindo que você escreva seu nome onde seu endereço deveria estar, por exemplo.

3- Não deixe o formato do documento atrapalhar você

Se você precisar preencher um formulário online em formato PDF, mas não tiver acesso às ferramentas da Adobe, lembre-se de que pode usar outros serviços online e gratuitos para fazer isso. O Google Drive, por exemplo, pode ajudá-lo a preencher formulários online em PDF.

4- Leia o formulário até o final

Ler cada campo do formulário até o final antes de começar a preenchê-lo pode ajudá-lo a terminar essa tarefa mais rápido. Essa estratégia previne erros e retrabalho.

 

Como assinar um formulário online

1 - Use um serviço online

Às vezes, pode ser necessário assinar o formulário. Esse processo pode parecer difícil, já que você não pode usar uma caneta normal em documentos digitais, mas aqui vão algumas opções para solucionar esse problema:

Certos serviços permitem que você assine formulários online gratuitamente. O Adobe Fill and Sign, por exemplo, cria uma assinatura para documentos em seu computador, dispositivo Android ou iOS. Como alternativa, você também pode usar o DocuSign.

2- Crie um arquivo de imagem

Você também pode usar editores de imagem, como o PhotoShop ou mesmo o MS Paint, para criar uma assinatura digital do zero, ou a partir de uma imagem de uma assinatura desenhada à mão. Nesse caso, você deve usar o editor de imagem de sua escolha para salvar sua assinatura em formato .png ou em outro formato obrigatório. Em seguida, carregue o arquivo de imagem no campo de assinatura.

Use os formulários do Pipefy para otimizar seus workflows

Os formulários podem ser recursos essenciais para empresas que precisam de mais eficiência e agilidade no gerenciamento de seus processos. E eles servem para empresas de todos os tamanhos e em todos os setores, de startups de tecnologia em rápido crescimento até empresas estabelecidas que buscam levar sua revolução digital ainda mais longe.

 

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