A maioria dos profissionais já gerenciou projetos ou fluxos de trabalho usando planilhas. Elas podem ser muito úteis quando o trabalho executado não exige a colaboração entre equipes e poucas pessoas as utilizam simultaneamente. Porém, para certas atividades, o simples agrupamento de fórmulas e informações organizadas em diferentes abas deixa de ser eficiente. Neste contexto, se você precisa otimizar a planilha, o melhor caminho pode ser abandoná-la e adotar novas formas de gestão.

 

Entretanto, mudar a maneira como você gerencia atividades individuais e de equipe pode ser complicado. Mas os benefícios ultrapassam muito a dificuldade inicial do período de transição. As ferramentas para gestão e automação de processos chegaram para transformar a maneira como as equipes trabalham. Isso ficou ainda mais evidente após as mudanças decorrentes da ampla adoção do trabalho remoto e híbrido, resultado da pandemia de COVID-19.

 

Neste artigo, você vai entender o que é um workflow e quais as vantagens de gerenciar seus processos em um software de gestão e automação. Também vai conhecer os sinais de que é hora de migrar das planilhas para os workflows, além de aprender como fazer isso em apenas 4 passos.

O que é um workflow?

Na prática, um workflow é um fluxo de trabalho estruturado, que pode ser configurado de forma visual em um software de gestão de processos. Nele, estão representadas as informações que dão início ao trabalho e todas as etapas necessárias para que o input seja processado e um resultado final seja alcançado conforme o esperado.

O workflow é a melhor ferramenta de gestão para a execução e monitoramento de um fluxo de trabalho que se repete. É uma forma de representar, visualizar e interagir nesse processo, que pode ter como resultado a contratação de um novo funcionário, o reembolso de uma despesa, uma venda realizada, entre outras possibilidades.

 

Mas como saber quando é a hora de otimizar a planilha a ponto de deixar de usá-la?

A ascensão dos workflows: 5 sinais de que chegou o momento de dar adeus às planilhas

É possível gerenciar alguns tipos de atividades com planilhas, mas elas trazem consigo alguns problemas que podem ser facilmente resolvidos pela adoção dos workflows. Por isso, para melhorar uma planilha, muitas vezes a melhor coisa a se fazer é a transição da gestão para outra ferramenta, que não tenha as mesmas limitações e ofereça outras possibilidades de organização.

Planilhas x Workflows

Gestão de tarefas simplesGestão de processos complexos, que envolvem várias etapas e pessoas
Falta de controle de acessos e alteraçõesControle e permissões de acesso, e histórico de alterações
Tarefas totalmente manuais, o que leva a erros humanosAutomação de tarefas repetitivas, o que aumenta a produtividade
Falta de segurança de dadosDados seguros e armazenados na nuvem
Não é a ferramenta ideal para que muitos profissionais trabalhem ao mesmo tempo na mesma planilhaFacilidade de comunicação e colaboração entre a equipe, com perfis separados e interação na plataforma
Dificuldade para monitorar status das tarefas, prazos e SLAsVisibilidade para toda a equipe, inclusive de status, prazos e SLAs

A seguir, você encontra os principais sinais de que otimizar sua planilha não é mais o caminho. São situações que demonstram que esse recurso está sendo um gargalo para seus processos, e indicam que a implementação de workflows é o caminho para deixar seu trabalho mais fácil, eficiente e fluído.

1 - Controle: você e seu time usam muitas planilhas diferentes e têm problemas com versões?

Quando muitas pessoas usam a mesma planilha, são grandes as chances de que ela trave ou que ocorram problemas de versões. Se você sente que não tem mais controle da situação, está usando diversas planilhas diferentes e tem dificuldade para monitorar as tarefas e prazos, vale pensar na possibilidade de adotar um workflow.

 

Para melhorar o processo gerenciado na planilha, os workflows permitem a centralização das informações em uma única fonte de verdade e dão visibilidade para todos da equipe sobre as tarefas que estão sendo realizadas.

2 - Complexidade: o processo gerenciado exige muitas etapas em sua execução?

Planilhas são úteis para gerenciar alguns tipos de projetos e processos simples. Quanto maior a complexidade de um processo, mais eficaz ele será se for transferido para um workflow.

 

Com workflows, é possível receber solicitações de forma estruturada, padronizar etapas com critérios diferentes, criar fluxos de aprovação, visualizar o status das tarefas e agendar prazos com notificações. Assim, quanto mais atores, informações e pontos de contato o seu processo exigir, maior o ganho ao migrá-lo para workflows.

3 - Colaboração: muitas pessoas estão trabalhando nas mesmas planilhas?

Se muitas pessoas precisam usar e inserir informações em uma mesma planilha ao mesmo tempo, a migração para workflows vai ajudar muito. Planilhas não são a melhor ferramenta para trabalhar em equipe porque, além das diferentes versões, informações podem se perder e erros podem passar despercebidos por falta de controle.

 

Por outro lado, o workflow é a ferramenta perfeita para a colaboração. Com ele, seu time passa a ter uma tela onde todos podem acompanhar o trabalho da equipe e o gestor consegue delegar tarefas com facilidade. Também é possível comunicar-se diretamente na plataforma onde o workflow digital está abrigado, o que facilita ainda mais o compartilhamento de informações e a resolução de dúvidas ou problemas.

4 - Segurança: os dados e informações da planilha são sensíveis e não podem ser perdidos?

Se suas planilhas incluem dados sensíveis, que não podem ser vazados ou visualizados por todas as pessoas da sua equipe, elas não são a melhor forma de armazenar e utilizar esses dados.

 

Em um software para gestão de workflows, você tem diferentes logins para cada profissional do time, a possibilidade de configurar níveis de acesso e a vantagem de visualizar o histórico de interações. Além disso, grande parte desses softwares são hospedados na nuvem, o que proporciona altos níveis de segurança e a certeza de que os dados armazenados no workflow não serão perdidos.

5 - Automação: você e seu time estão executando muitas tarefas repetitivas?

Com workflows, um mundo de possibilidades se abre para a automação de tarefas. Se uma atividade é realizada no computador, é repetida com frequência e não exige criatividade ou tomada de decisão, você pode automatizá-la. Em vez de usar fórmulas complexas e linguagem de programação para automatizar uma planilha, o software no-code de gestão de workflows permite a configuração de regras de automação em poucos minutos! Não é preciso ter conhecimento aprofundado em programação, o essencial é entender muito bem sobre o processo que você quer automatizar e padronizá-lo em um workflow.

 

Usando a lógica de desencadear uma ação quando um gatilho ou evento acontece, é possível configurar emails automáticos, criar alertas de prazo, delegar tarefas automaticamente e integrar seu processo com outras ferramentas, gerando um fluxo de informações automático que previne erros humanos. Assim, sua equipe não vai mais precisar preencher e conferir planilhas o tempo todo, tendo mais tempo para concentrar-se em tarefas estratégicas e significativas.

É fácil: migre seu trabalho de planilhas para workflows em 4 passos

Se você se identificou com os sinais que mencionamos, chegou a hora de deixar as planilhas para trás. Confira, a seguir, como fazer a transição do seu fluxo de trabalho para um workflow e seja o responsável pela transformação digital da sua empresa.

1 - Mapeamento do fluxo de trabalho

O primeiro passo para migrar suas atividades para o workflow é entender o fluxo de trabalho que está sendo realizado com base na planilha. Qual o objetivo final desse fluxo? Quais são as informações iniciais que a equipe precisa para começar a trabalhar na demanda? Quem são os responsáveis pelo trabalho acontecendo na planilha?

Essas perguntas ajudam a compreender melhor o processo que a planilha está auxiliando e a estruturar o fluxo de trabalho em um software de gestão de workflows.

2 - Escolha da plataforma ideal

Como mencionamos, para criar e usar workflows, você vai precisar de um software de gestão de processos. Por isso, o passo seguinte para migrar das planilhas é criar uma conta no software escolhido e começar a explorar a plataforma. Você pode adicionar novos usuários conforme mais pessoas da equipe começarem a interagir no workflow criado.

Algumas características importantes para que o software escolhido seja eficiente na substituição das planilhas são:

 

  • Interface intuitiva e fácil de usar;
    Capacidade de automatizar processos;
  • Envio de emails automáticos e notificações;
  • Um painel de indicadores para mostrar o status de cada tarefa;
  • Recursos de acesso com base em cargos, para manter informações seguras;
  • Diferentes maneiras de visualizar fluxos de trabalho.

No artigo 10 recursos essenciais em softwares de automação de workflows, você encontra mais pontos a serem considerados no momento da escolha, e entende melhor sobre cada um deles.

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3 - Criação do novo workflow na plataforma escolhida

O terceiro passo da migração é criar o processo que vai substituir a planilha na plataforma escolhida. Para isso, você vai precisar construir as etapas do fluxo de trabalho, estruturar o formulário inicial que vai ser o padrão para os inputs, além de incluir na plataforma os profissionais que vão interagir com o workflow.

 

Em um software como o Pipefy, é simples e rápido estruturar as etapas e os elementos do processo. E o melhor é que você não precisa ter conhecimentos aprofundados em programação, o que garante autonomia para quem trabalha com o processo no dia a dia.

4 - Treinamento da equipe e implementação do workflow

Para colher os resultados de migrar suas planilhas para workflows é preciso que toda a equipe esteja alinhada e efetivamente utilize a nova ferramenta. Por isso, prepare-se para explicar e demonstrar as vantagens da mudança, além de apontar onde as planilhas são gargalos para a execução do trabalho e atingimento dos resultados.

 

Será preciso, também, treinar a equipe para que todos saibam usar a plataforma da maneira correta. Como Renato Mendes, especialista em negócios digitais, destacou na revista Exame, não basta fazer a migração, é essencial garantir que todo o time esteja alinhado com a mudança:

O sucesso da sua Transformação Digital está diretamente ligado à sua capacidade de engajar as pessoas no processo. E não se iluda, a primeira pergunta que os colaboradores da sua empresa se farão aqui é algo como: o que eu ganho com isso? Ou ainda, o que tenho a perder com tudo isso? É por isso que parte fundamental do sucesso deste tipo de virada é a construção de uma agenda interna de convencimento.”

Chegou a hora de abandonar as planilhas e aumentar a eficiência da sua equipe

Sua migração de planilhas para workflows pode ser ainda mais rápida aproveitando os templates gratuitos do Pipefy. Basta criar uma conta gratuita e começar a usar os modelos de workflows, que foram construídos com base nas melhores práticas do mercado para cada departamento.

A maneira mais fácil e rápida para otimizar o processo que está gerenciando na sua planilha é adotar um dos templates abaixo:

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É possível gerenciar alguns tipos de atividades com planilhas, mas elas trazem consigo alguns problemas que podem ser facilmente resolvidos pela adoção dos workflows."