Método Kanban: o que é e como vai te ajudar a automatizar seu trabalho (+ modelos de quadros prontos para usar)

Gustavo Sumares

Desorganização. Falta de visibilidade das tarefas. Dificuldade de comunicação entre a equipe. Esses são desafios comuns na gestão de projetos e processos de empresas. Problemas que podem ser eliminados ou amplamente facilitados com a adoção da metodologia de trabalho Kanban. 

O Kanban foi criado na década de 1960, na famosa fabricante de carros Toyota. O intuito da criação de uma nova metodologia era aumentar a eficiência do processo de manufatura, evitando ao máximo desperdícios e criando, assim, um sistema de gestão enxuto ou Lean, termo em inglês pelo qual é mais conhecido. A nova metodologia marcou uma mudança de paradigma, da linha de produção fordista para o sistema just in time

Porém, o impacto foi além das fábricas e manufaturas. O método de trabalho Kanban passou a ser utilizado por equipes de desenvolvedores em um sistema denominado desenvolvimento ágil de software. A partir daí, a gestão Lean passou a ser adotada por empresas em todo o mundo, independente de sua área de atuação, por ser extremamente adaptável.

Neste artigo, vamos explicar como funciona a metodologia, o que é um quadro Kanban e quais os maiores benefícios do Kanban para a gestão de uma empresa ou departamento. Com a sua aplicação, é possível automatizar o trabalho da equipe de forma fácil e sem precisar programar. É sobre esse avanço, e sobre como um Kanban digital pode te ajudar na prática, que falaremos na segunda parte do artigo.  

O que é o Método Kanban?

A metodologia Kanban é uma maneira descomplicada e visual de gerenciar as atividades necessárias para a conclusão de um projeto ou processo. Ela permite a implementação de um sistema de gerenciamento individual, de equipe ou até organizacional. Utilizando poucos recursos, é possível acompanhar o andamento de todas as tarefas dos membros de um time, o que é especialmente útil para a gestão do trabalho em equipe. 

“Podemos dizer que o Kanban é uma forma de revelar os problemas e ineficiências de um fluxo de trabalho, garantindo a possibilidade de resolvê-los e entregar resultados consistentes para os clientes internos e externos da sua empresa.”
Alessio Alionço (CEO da Pipefy)

Não importa sua área de atuação ou quantas etapas tenha o seu processo, é possível adaptar a metodologia para que ela funcione perfeitamente para as suas necessidades. Para isso, o principal recurso de que você vai precisar é um quadro Kanban.

Como funciona um quadro Kanban?

O quadro Kanban é a representação visual do fluxo de trabalho, com as tarefas e as etapas necessárias para concluí-lo.

Em geral, um quadro Kanban consiste em colunas que representam as etapas de um fluxo de trabalho. A maneira mais simples de organizar essas etapas é dividi-las em “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Mas você pode adaptar o quadro da forma que quiser, criando quaisquer e quantas etapas forem necessárias para que o resultado final seja atingido.

Além das colunas, o outro elemento essencial do quadro são os cartões ou post its. Eles correspondem às atividades que serão executadas nesse fluxo, o que torna possível o acompanhamento do status de cada tarefa e, consequentemente, do processo como um todo. Os cartões representam qualquer tipo de atividade como: uma conta a pagar, um candidato sendo avaliado em um processo seletivo, um texto ou imagem a ser criado e até mesmo uma falha em um projeto de desenvolvimento de software.

Partindo desses dois elementos básicos, um quadro Kanban pode ser estruturado de maneiras diferentes. Você pode criar um quadro físico ou usar uma plataforma para uma versão digital. Por isso, encontramos quadros Kanban desde em paredes de escritórios até em softwares na nuvem com permissões de acesso para os envolvidos.

A metodologia Kanban na prática. Em seu formato mais simples, com as etapas “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”.

Ao estruturar um quadro, por mais simples que seja, você já pode começar a usar a metodologia de trabalho Kanban com a sua equipe. 

Visibilidade, produtividade e flexibilidade: os benefícios do Kanban que vão impulsionar os resultados da sua empresa

Com a adoção de um quadro (seja ele físico ou digital), você notará muito rapidamente os benefícios do Kanban para a gestão de projetos e processos. Vamos destacar três deles e explicá-los em profundidade para que você entenda o que está em jogo com a implementação desta metodologia. 

#1 Visibilidade

O poder da comunicação visual
Estudos comprovam que a comunicação visual é mais poderosa que a verbal para a transferência de informações. 80% das pessoas lembram melhor de algo que viram ou fizeram, em comparação com explicações por escrito ou faladas.
Fonte: Estudo da empresa HP

Tendo em vista que é mais fácil para o ser humano absorver informações visualmente, organizar as tarefas em um quadro Kanban vai facilitar o entendimento do trabalho pela equipe. Quando todos têm acesso às informações, a comunicação fica mais fácil e a colaboração ocorre naturalmente. Essa visibilidade também estimula a autonomia dos membros do time, que passam a enxergar suas atividades de forma mais holística e estratégica. 

Pela perspectiva dos gestores, a transparência trazida pelo Kanban é um ponto de virada crucial para otimizar a gestão do projeto ou processo. O monitoramento de todas as atividades da equipe em um único quadro diminui o fluxo de emails e mensagens, o número de reuniões e o tempo gasto com a inserção de dados em planilhas. 

Além disso, essa transparência passou a ser crucial após a pandemia de covid-19, quando muitas empresas tiveram que se adaptar a um regime de trabalho remoto ou híbrido. A quebra de barreiras na comunicação diminui as “ilhas” em empresas e facilita a entrada de novos membros ao time. Mesmo que não estejam trabalhando fisicamente juntos, eles terão um lugar para visualizar e entender como o fluxo de trabalho funciona. 

#2 Produtividade

A centralização é aliada da eficiência
Ter um painel com informações centralizadas ajuda a otimizar o seu negócio. Em pesquisa realizada pela Business Wire, 67% dos profissionais afirmaram que seu trabalho seria mais fácil se todos os aplicativos estivessem centralizados em uma única janela.
Fonte: Site GoRemotely

Um quadro Kanban é uma tela que centraliza todas as atividades, o que, por consequência, vai facilitar o trabalho da sua equipe. Com softwares como o Pipefy, que oferecem um quadro digital e na nuvem, equipado com funcionalidades que complementam o Kanban, você pode aumentar ainda mais a eficiência do time (além de automatizar tarefas, como falaremos adiante). 

Por isso, o aumento de produtividade é um dos grandes benefícios do Kanban, devido a informações centralizadas, tarefas e metas claras representadas visualmente e à facilidade de priorização resultante do acompanhamento das atividades em tempo real. Esse acompanhamento permite que o gestor tenha acesso aos dados necessários para tomar boas decisões e revisar estratégias se for preciso.   

Mas os ganhos de produtividade vão além. A utilização da metodologia Kanban, principalmente no caso de um quadro digital, possibilita a análise do que foi feito, já que está tudo registrado no quadro. É possível avaliar o tempo que cada tarefa leva para ser concluída, qual a capacidade de entrega da equipe, se estão ocorrendo desperdícios, gargalos ou se é preciso contratar mais profissionais para entregar os resultados desejados. 

Em suma, a metodologia Kanban vai permitir uma melhor gestão de recursos, tempo e pessoas, além de trazer foco para a equipe, aumentando assim a capacidade produtiva.

A visão Kanban do Pipefy, que permite a utilização da metodologia na prática, em um ambiente digital e seguro.

#3 Flexibilidade

Outra vantagem da metodologia Kanban é a flexibilidade que ela oferece. É possível modelar qualquer tipo de fluxo de trabalho usando um quadro Kanban, não importa a área de atuação ou departamento. 

Mas para que o conhecimento das métricas que mencionamos anteriormente possa transformar-se em ganho de produtividade, é necessário fazer mudanças no fluxo de trabalho. Quanto maior uma empresa, mais complexos ficam seus processos e a equipe precisa encarar o desafio de lidar com fluxos engessados. Por isso, a flexibilidade e a capacidade de responder rapidamente a novas demandas e mudanças passa a ser crucial para o sucesso do negócio. 

Na prática, é essa flexibilidade que o sistema de gestão Kanban oferece. Além da criação inicial de um fluxo customizado, é fácil acrescentar etapas, remover o que não está funcionando e repensar responsabilidades. Com o Kanban, você tem autonomia para melhorar seu processo constantemente e sem grandes dificuldades, o que resulta em um fluxo sempre otimizado e atualizado.

O próximo passo: conheça a automação de workflows

Quadro Kanban dentro do Pipefy, com etapas personalizadas para um processo de onboarding de clientes.

Agora que você entendeu a metodologia e conheceu alguns dos seus benefícios, sabe que organizar seu trabalho usando um quadro Kanban vai revolucionar a forma como você e sua equipe atingem resultados. Mas, como mencionamos, é possível ir além, com a adoção de um software para a criação de um quadro Kanban digital.

Com o Pipefy, além de uma tela fácil de configurar com a visão em Kanban das etapas e atividades do fluxo de trabalho, você tem ainda mais possibilidades para melhorar a gestão e análise dos processos. Ele também oferece recursos de automação de processos de negócios (BPA) e integra-se a soluções de automação robótica de processos (RPA).  

A seguir, citamos alguns exemplos do que é possível implementar com o software:

Criação de regras de negócio. Significa que cada etapa do seu quadro Kanban terá campos, informações e automações definidas. Isso possibilita a padronização de processos.

Inclusão de prazos para demandas. Além de monitorar as tarefas da equipe, você pode adicionar datas para a finalização e até definir o tempo que o cartão pode ficar em cada etapa do fluxo. 

Delegação de responsabilidade para tarefas específicas. Dependendo da demanda ou da etapa, você pode encaminhar o cartão para profissionais diferentes e essa delegação pode ocorrer de forma automática.

Automação do processo em geral. O Pipefy possibilita a configuração de gatilhos, ou eventos, para que ações sejam executadas automaticamente pelo software quando eles ocorrerem (sem a necessidade de programar!). Como por exemplo: 

  • Enviar um email assim que um cartão atingir uma etapa do fluxo específica;
  • Notificar o responsável quando o prazo para a sua tarefa estiver atrasado;
  • Passar um cartão para a próxima fase do fluxo quando um critério for preenchido;
  • Integrar o fluxo de trabalho com outras plataformas como ERPs, softwares para assinatura eletrônica, aplicativos de mensagens, entre outros.
O que significa automação de processos?

“A automação de processos consiste em uma série de etapas ou tarefas manuais que são automatizadas para melhorar fluxos de trabalho, agilizando tarefas diárias repetitivas e minimizando erros.”

Em pesquisa realizada pela Salesforce, 73% dos líderes de TI afirmaram que a automação de processos economiza entre 10 e 50% do tempo que profissionais de suas empresas utilizam em tarefas manuais.

Saiba mais: https://www.pipefy.com/pt-br/artigos/o-que-e-automacao-de-processos/

Um quadro Kanban digital para automação na prática

Os exemplos anteriores ilustram as possibilidades que a automação de processos traz para a melhora do trabalho no dia a dia e dos resultados de um negócio. Mas como isso funciona na prática? 

A seguir, você encontra casos de empresas que aproveitaram os benefícios do Kanban e automatizaram processos com o Pipefy. Encontra também modelos de quadros dentro da plataforma, prontos para usar, para departamentos de Marketing, Atendimento de Clientes e Financeiro.  

O caso Magalu: 3 mil peças por mês com o Pipefy

O Estúdio de Design e Branding do Magazine Luiza, responsável por toda a comunicação da rede varejista, usa a metodologia de trabalho Kanban para a produção de conteúdo. Com uma equipe interna de apenas 10 pessoas, o time de Marketing gerencia e roda mais de três mil peças de mídia por mês.

O Pipefy possibilitou a criação de um fluxo de trabalho padronizado, com campos obrigatórios em etapas específicas. Além de centralizar os briefings em uma única plataforma e automatizar procedimentos manuais, como cartões com jobs finalizados serem movidos para a etapa de “concluídos” automaticamente.

Leia aqui o estudo de caso completo.

O caso Gympass: economia de 11 mil horas mensais com automação

Já a Gympass, plataforma de bem-estar corporativo, utiliza o Pipefy para rodar mais de 40 processos diferentes, desde Vendas até o Financeiro. Mas o principal fluxo gerenciado é a aquisição e cobrança de novos clientes. Com a chegada de um cliente novo, os departamentos de Atendimento e o Financeiro são acionados automaticamente para que executem as tarefas necessárias. 

Além da conexão entre departamentos, a Gympass também envia emails automáticos e integra ao Pipefy outros softwares necessários para a operação. Quando um novo negócio é fechado no Salesforce, uma plataforma de CRM, um cartão é criado automaticamente no Pipefy, o que proporciona um melhor atendimento ao cliente e uma experiência integrada de onboarding.    

Leia aqui o estudo de caso completo.

O caso BASF: conexão de processos e eliminação de planilhas

Por fim, vamos falar sobre a Divisão de Soluções para Agricultura da BASF, que implementou a metodologia de trabalho Kanban com o Pipefy e economizou 2.400 horas ao longo de um ano com automações. 

Com 20 departamentos e 52 quadros Kanban operando dentro do Pipefy, a BASF automatizou a delegação de tarefas para membros da equipe, o envio de emails padronizados e a atualização de informações importantes para os processos.

Além disso, a implementação de regras de negócio, a transparência dos processos e a medição da eficiência por meio de relatórios de fácil extração também são responsáveis pela melhora dos fluxos de trabalho da empresa.

Leia aqui o estudo de caso completo.

Aplique o método de trabalho Kanban e crie processos automáticos com Pipefy

Como vimos, os benefícios do Kanban são muitos e, com ferramentas como o Pipefy, fica fácil implementar a metodologia. É possível adaptá-la para diferentes departamentos e áreas de atuação, além da facilidade de automatizar os processos, em uma plataforma intuitiva e que não exige conhecimentos técnicos em programação para a criação de regras de automação. 

Com o Pipefy, você pode criar quadros do zero, usar os modelos prontos da nossa galeria de templates ou até gerenciar uma caixa de entrada compartilhada, facilitando a gestão dos pedidos que seu time recebe por email.

Empresas ao redor do mundo usam o Pipefy para acelerar sua transformação digital.Por que usar Pipefy?
Escrito por
Gustavo Sumares

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