Como administrar gargalos nos seus processos

How to identify your process bottlenecks

Gargalos são vilões comuns e pode ser que eles estejam afetando a eficiência dos processos da sua empresa. Já analisamos a definição de gargalos e como fazer para identificar aqueles que estão atrapalhando os resultados do seu negócio. Se sua empresa está enfrentando dificuldades para produzir e entregar produtos ou serviços dentro dos prazos, talvez o que você esteja enfrentando no momento seja um famigerado gargalo.

Os processos de produção da maioria dos produtos e serviços consistem em uma série de tarefas e operações, que devem ser seguidas em uma ordem pré-determinada para atingir um objetivo final. Por isso, o ritmo do processo em geral vai ser determinado, e muitas vezes limitado, pela tarefa ou operação mais lenta da cadeia. 

Restrições x Gargalos

Um gargalo, provocado por um recurso mais lento, ou uma restrição irão determinar os impactos em uma tarefa ou operação. Para conseguir identificar qual dos dois é o responsável, primeiro é preciso entender as diferenças:

  • Restrição: é uma operação que limita o seu processo. Pode ser uma restrição física – equipamento, pessoal, falta de informações ou materiais – ou gerencial – políticas ou procedimentos padrão. Todo processo tem restrições. 
  • Gargalo: é uma restrição que afeta os resultados do processo a ponto de não ser possível atingir as metas e objetivos finais. Por exemplo, uma restrição poderia limitar sua produção a “x” unidades por dia. Caso sua média de vendas estivesse abaixo de “x”, isso não criaria um gargalo. Por outro lado, caso a restrição não te permita entregar o que foi vendido, aí sim você está enfrentando um gargalo.

Para potencializar o desempenho geral de todo o sistema, você precisa ter algumas coisas em mente:

  • Um gargalo afeta negativamente o resultado de todo o processo (não importa o quanto seus processos funcionem bem sem ele – se ele existir, está limitando a operação como um todo);
  • Tempo perdido por causa de um gargalo é tempo perdido para toda a operação do seu negócio;
  • O tempo economizado em processos que não estejam comprometidos pelo gargalo não vai melhorar ou aumentar o seu resultado final (pode ser que beneficie sua empresa em outras frentes e até ajude a reduzir custos, mas, ainda assim, será inútil se sua atenção não estiver no gargalo).

Por isso, dedicar-se para identificar, gerenciar e solucionar gargalos é crucial para o seu negócio. Se fôssemos abordar todas essas questões, teríamos um artigo muito longo. Em vez disso, optamos por dar algumas dicas sobre como administrar os gargalos nos seus processos.

Lidando com os gargalos dos seus processos 

Qualquer ação tomada que afete diretamente o gargalo, vai impactar positivamente todo o sistema, já que é ele a limitação no momento. Por isso, investir tempo e energia para melhorar seus métodos de trabalho e processos ligados ao gargalo, vai aperfeiçoar a produção em geral e melhorar o sistema como um todo.

Assim que identificar o gargalo, especifique uma margem de segurança para que ele possa ficar sob controle. Fique atento para garantir que o processo que gerou o gargalo tenha todos os recursos necessários para fluir melhor. Além disso, garanta que esses recursos sejam sempre de alta qualidade e treine sua equipe para que não deixe que eles fiquem ociosos por alguma ausência ou equipamento quebrado.

Se ainda não souber como melhorar o processo, você pode fazer o possível para que não fique pior. Vigie o gargalo de perto e evite erros que possam reduzir ainda mais a produção que já está limitada. 

Garanta que o trabalho recebido na etapa do gargalo tenha a maior qualidade possível. Se você permitir que ocorram erros antes do gargalo e que o trabalho chegue até ele com menos qualidade do que o esperado, vai criar mais problemas e afetar mais ainda a velocidade das entregas. 

É essencial observar atentamente o gargalo e monitorar as variáveis de desempenho para determinar o impacto de cada ação executada. Assim, você continua se movendo na direção certa e não fica atirando para todos os lados.

Colocar em prática uma ou mais dessas técnicas vai te ajudar a aumentar a produção e melhorar os resultados nos gargalos dos seus processos. Por consequência, vai afetar positivamente os resultados da empresa em geral. Inclusive melhorando os resultados financeiros do negócio. Por isso, vale a pena ficar de olho nesses gargalos!

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Escrito por
Isabelle Wuilleumier Salemme
Head of Customer Support @Pipefy. She uses her extensive Pipefy knowledge to help users make the best of Pipefy via support and writing informative content pieces. Besides being in charge of support, she's an avid reader, a coffee lover, and a professional photographer.
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