Como criar um Formulário de Contas a Pagar com o Pipefy

Gustavo Sumares
Tela de computador com informações em preto e azul

Toda empresa busca mais eficiência em seus processos, e usar formulários é uma das maneiras mais garantidas de melhorar a produtividade em diversas áreas. No caso específico de contas a pagar, eles podem reduzir o retrabalho, aumentar a agilidade e tornar mais transparente o fluxo das contas da empresa. E os formulários do Pipefy permitem conquistar essas vantagens com rapidez e baixo custo de implementação.

A seguir, vamos falar sobre como os Pipefy Forms podem beneficiar seu processo de contas a pagar (bem como todo o seu fluxo de procure to pay) e fornecer um breve guia para te ajudar a começar. 

Por que usar um formulário de contas a pagar em vez de uma planilha

Muitas empresas ainda usam planilhas para gerenciar suas contas a pagar. Mas isso pode gerar uma série de problemas críticos no processo. Os formulários do Pipefy são uma ferramenta bem mais adequada para essa tarefa por uma série de motivos. 

Primeiramente, é possível customizar os campos do formulário de maneira a garantir que as demandas cheguem ao time com todas as informações necessárias. Qualquer profissional consegue alterar os campos do formulário, decidir quais deles serão obrigatórios, e até adicionar regras condicionais — mesmo sem ter qualquer conhecimento de programação. 

Outra vantagem é que, uma vez preenchidos, os formulários se transformam em cards do Pipefy. A plataforma salva cada conjunto de respostas e permite visualizar todos os dados inseridos. Cada conta a ser paga se transforma em um objeto que pode ser manipulado no sistema de maneira a facilitar o trabalho.

Esses cards podem ser movidos ao longo do seu processo de contas a pagar conforme a equipe realiza as tarefas relacionadas a ele. Mesmo depois que a conta é paga, o card continua lá, com todas as informações referentes àquela conta. Isso facilita a verificação das contas para fins de controle e auditoria, por exemplo.

Também é possível automatizar tarefas relacionadas aos cards. Por exemplo, é possível marcar um membro do time de Financeiro em um card, e configurar o envio de um email informando a essa pessoa que ela foi responsabilizada por uma conta. A plataforma também se integra com diversos outros softwares, o que amplia suas possibilidades de uso.

Finalmente, é possível extrair relatórios e criar visualizações de dados com base nas informações contidas nos cards. Com esses recursos, é fácil ver qual o valor total das contas a pagar que já estão registradas, ou como as despesas da empresa mudaram  ao longo do tempo. 

Como criar um formulário de contas a pagar

1 – Crie uma conta grátis no Pipefy Forms

O primeiro passo é criar uma conta grátis para o Pipefy Forms. Isso pode ser feito por meio deste link. Basta preencher algumas informações como nome, email de contato, nome da empresa e número de funcionários. 

Um print da tela de cadastro do Pipefy

Em seguida, há algumas perguntas que ajudam a configurar a plataforma para o seu caso de uso. Nessa parte, é possível selecionar “Financeiro e Compras” como seu departamento, e “Contas a Pagar” como processo. Isso facilitará as próximas etapas. Você também deverá configurar uma senha. 

Um print de uma tela do Pipefy na qual o usuário deve escolher que deseja usar o formulário de Contas a pagar

2 – Escolha um template (ou crie do zero)

Você pode escolher um template de Contas a Pagar para ter acesso a um modelo pré-pronto de formulário de contas a pagar. É possível encontrá-lo procurando na caixa do canto superior esquerdo. Embora trate-se de um modelo pronto, você ainda poderá customizar os campos do formulário mais tarde se quiser. 

Também é possível criar um formulário de contas a pagar do zero. Nesse caso, você deverá escolher a opção “Formulário em Branco” e, em seguida, selecionar os campos que deseja acrescentar. Os campos disponíveis ficam no menu vertical do lado esquerdo, e uma breve descrição de cada um aparece quando o cursor do mouse passa sobre eles. 

Alguns campos que poderão ser úteis para o seu formulário de contas a pagar são:

  • Texto curto: Esse campo é feito para coletar informações textuais que ocupam pouco espaço, como nome do solicitante ou descrição da conta.
  • Email: Um campo que deve ser preenchido com um endereço de email. Ideal para solicitar o contato dos respondentes.
  • Moeda: Para informações monetárias, esse campo é o ideal: ele só pode ser preenchido com números, sendo útil para preços ou orçamentos. 
  • Data de vencimento: Nesse campo, os respondentes podem informar a data de vencimento da conta a ser paga, o que ajuda a evitar atrasos. 
  • Anexo: Se você quiser solicitar que os respondentes enviem arquivos como parte do formulário, use esse campo.
Print mostrando a funcionalidade de clicar e arrastar para customizar formulários no Pipefy

Cada campo pode ser configurado individualmente para ser obrigatório ou não. Sinta-se à vontade também para experimentar com outros campos, ou usar condicionais em campos clicando na opção correspondente, no canto superior direito. 

Quando você estiver satisfeito com os campos que incluiu no formulário, você pode compartilhá-lo com as pessoas que lhe enviarão as contas. Para fazer isso, basta clicar no botão “Modo Público” que aparece na parte superior da janela de configuração do formulário. 

Print da tela de customização de formulário público do Pipefy

Os formulários públicos têm, por padrão, um campo de email. Nele, os respondentes podem informar seus contatos para receber notificações conforme suas solicitações avançam. Você pode incluir quaisquer outros campos que desejar usando o menu do lado esquerdo. Pode ainda usar esse menu para customizar a aparência do formulário público, alterando cores e inserindo imagens, como o logo da sua empresa.

Ao final, você poderá encontrar o link de compartilhamento do formulário no topo do menu lateral, sob o título “Formulário Público”. Pessoas que receberem esse link já poderão começar a preencher o formulário para lhe enviar solicitações.  

Print da tela de customização deo fundo de tela do formulário público do Pipefy

4 – Use o Pipefy para conduzir o processo

As respostas a esses formulários são apenas o início do processo no Pipefy. Uma vez recebidas, essas respostas se transformaram em cards. Cada card contém todas as informações que o solicitante inseriu no formulário, e pode ser movido da esquerda para a direita conforme avança no processo de pagamento. 

A partir daí, você pode usar todos os recursos que o Pipefy oferece para otimizar seu fluxo de contas a pagar. Pode criar automações para delegar automaticamente tarefas a membros da equipe, redigir emails-padrão e automatizar seu envio quando o card entra em determinadas fases, definir regras para que o card possa avançar entre as fases e muito mais. O vídeo abaixo resume todo o passo a passo que compartilhamos até aqui:

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Escrito por
Gustavo Sumares

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